Skip to main content
Klantencases

Agilitas Group vestigt mijlpaal in uitzendmarkt met succesvolle implementatie van slimme loonmotor Earnie

By 18 januari 2024No Comments
Ann De Schepper - Joris Peumans

In geen enkele sector is flexibiliteit zo belangrijk als in de uitzendmarkt. En toch zijn uitzendkantoren vaak heel conservatief, zeker op het gebied van nieuwe technologie. Bij Agilitas Group, een van de zeven grootste spelers in België, zit passie voor innovatie wel al verschillende jaren in het DNA. Het meest omvangrijke project tot hiertoe is ongetwijfeld de integratie van Earnie, de slimme loonmotor van Prato. Agilitas zorgt zo voor een mijlpaal die de uitzendmarkt voorgoed kan veranderen.

Agilitas heeft ruim dertig jaar ervaring met het matchen van bedrijven en de juiste uitzendkrachten. In die periode is er natuurlijk veel veranderd, niet in het minst gedurende het voorbije decennium. Denk maar aan de opmars van de Career Owner en het feit dat werknemers steeds meer aan het stuur van hun eigen carrière willen zitten. Voor bedrijven is het behoorlijk uitdagend geworden om talent aan te trekken en aan boord te houden. Om voldoende flexibiliteit te garanderen, besefte Agilitas Group dat een gepersonaliseerde ervaring noodzakelijk is. En daarvoor heb je moderne technologie nodig.

Als bedrijf heeft Agilitas Group de voorbije jaren zelf een serieuze moderniseringsslag doorgemaakt. In eerste instantie zorgde de organisatie voor een efficiëntere communicatie met de buitenwereld, maar al snel werd duidelijk dat ook de binnenkant aan een grondige hernieuwing toe was. “We voelden dat onze oude loonmotor niet meer aan alle verwachtingen van de moderne arbeidsmarkt kon voldoen. Bovendien richtte de tool zich vooral op vaste werkkrachten en niet specifiek op uitzendwerk, waardoor we tegen de limieten van de technologie aanliepen”, zegt Ann De Schepper, CEO van Agilitas Group.

Een gewaagde, maar geslaagde harttransplantatie

In de zoektocht naar een moderne loonmotor kwam Agilitas bij Earnie van Prato terecht. “Met Prato hadden we meteen een goede band”, vertelt De Schepper. “Ze toonden een grote betrokkenheid om het project te doen slagen en maakten ook duidelijk dat ze begrijpen welke impact zo’n systeem op de werking van Agilitas heeft.” Die impact is tevens de voornaamste reden waarom innovatie bij veel uitzendkantoren en sociale secretariaten eerder stroef verloopt. De markt is erg competitief en voor uitzendkrachten is het essentieel dat hun loon tijdig en correct wordt uitbetaald. Een loonmotor is daarom een levensader die doorheen de processen van uitzendkantoren als Agilitas loopt.

“We hebben het er als een van de eerste grote spelers op gewaagd om het hart van onze organisatie te vervangen. Natuurlijk neem je in aanloop naar zo’n transplantatie wel even tijd om de dingen op een rij te zetten, maar we beseften ook dat het moest gebeuren om verse zuurstof door ons bloed te laten stromen. Dankzij de implementatie van Earnie hebben we nieuwe energie gekregen en zijn we zeker dat we snel op innovaties in de markt zullen kunnen inspelen”, legt De Schepper uit.

Einde van de loonpiek

Agilitas Group verwerkt wekelijks zo’n 10.000 loonberekeningen en sinds begin 2023 doet het daarvoor een beroep op Earnie. Dat een organisatie als Agilitas Group een dergelijk berekend risico neemt, is lovenswaardig, vindt ook de oprichter van Prato, Joris Peumans. “Er komt heel wat voorbereiding kijken bij de vervanging van een loonmotor. Het is een project dat al snel zes maanden tot twee jaar in beslag neemt. Ook voor ons was het cruciaal om dit verhaal tot een goed einde te brengen. We hadden wel al een pak klanten die met Earnie werkten, maar hun volumes zijn veel kleiner dan die van Agilitas. Op een gegeven punt in het project werd zeker dat we gingen slagen en besloot Agilitas te springen. Met dank ook aan de sterke culturele band tussen onze bedrijven.”

Earnie is een slimme loonmotor die de loonverwerking veel efficiënter en sneller afhandelt dan een klassiek systeem. De oplossing is modulair opgebouwd en kan zo doeltreffend inspelen op de specifieke vereisten van de uitzendmarkt. “Earnie maakt de payroll minder log. Aan de ene kant biedt het systeem een overzichtelijke en goed leesbare loonbrief voor uitzendkrachten, maar de tool bespaart ook onze eigen mensen veel tijd en werkdruk”, zegt De Schepper.

“Vroeger waren we afhankelijk van een strakke weekcyclus waarbij het systeem alle lonen ’s nachts berekende en onze mensen de geproduceerde loonbriefjes de volgende dag moesten nakijken. Met Earnie kunnen we dit proces vrijwel onmiddellijk uitvoeren, zodat we meer tijd over hebben om alles goed te controleren voor we tot de effectieve uitbetaling overgaan. En als uitzendkrachten vragen hebben over hun loon, kunnen we daar ook efficiënt de juiste antwoorden op geven.”

Vandaag gewerkt, morgen al uitbetaald

Nog een voordeel van Earnie is het feit dat de loonmotor op de hoogte is van alle recente wijzigingen in de complexe sociaal-juridische wetgeving. In plaats van elke aanpassing manueel te moeten toevoegen, kan de tool nieuwe regels automatisch en in realtime toepassen. Daardoor is elk loonbriefje nauwkeurig en verkleint ook het risico op fouten in de berekening.

Earnie vormt voor Agilitas tevens de ideale basis om snel toekomstige businesstoepassingen uit te rollen. Zoals bijvoorbeeld realtime verloning, een model waarbij uitzendkrachten meteen loon naar werken krijgen. “De arbeidsmarkt is volop in beweging en werkt steeds meer op projectbasis. We geloven daarom heel erg in de opmars van realtime verlonen. Want naarmate opdrachten flexibeler worden, zal ook de verloning moeten volgen. Momenteel zijn we hier nog niet concreet mee bezig, maar dankzij de technologie van Prato zijn we wel klaar om kort op de bal te spelen”, zegt De Schepper.

Parachute niet nodig gehad

Net zoals een echte harttransplantatie was het volledige project een complexe ingreep. En omwille van de impact op de business had Agilitas Group uiteraard een noodparachute voorzien. “We hadden een plan B klaarliggen en konden op elk moment de stekker uit het project trekken. Maar je kunt niet blijven testen. Op een bepaald ogenblik moet je gewoon de sprong wagen. Het vertrouwen bij mijn team heeft me overtuigd om alles op plan A in te zetten. De unieke samenwerking tussen onze mensen en die van Prato was daarbij zeker een meerwaarde. Als buitenstaander kon je onmogelijk zien wie voor welk bedrijf werkt. Er was een enorme gunfactor en problemen werden vanuit een teamgevoel opgelost.”

Ook in de toekomst blijven Agilitas Group en Prato nauw samenwerken. “We hebben samen met Agilitas bewezen dat het kan”, besluit Joris Peumans. “Met de juiste aanpak en mentaliteit zijn we erin geslaagd een mijlpaal te vestigen voor Agilitas Group en voor de uitzendsector in het algemeen.” Ook Ann De Schepper klinkt heel optimistisch over de toekomst. “De toon is hiermee gezet. In een snel veranderende sector is het fijn dat we een innovatieve partner hebben gevonden die meedenkt en ons toelaat om op elk moment een versnelling hoger te schakelen voor onze mensen en uitzendkrachten.

 

Bekijk hier de video testimonial Beluister de podcast

Deze website maakt gebruik van cookies om je gebruikservaring te optimaliseren. Door op “Accepteren” te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies.