De fietslease, aangeboden door de werkgever zit in de lift. De populariteit stijgt de voorbije jaren aanzienlijk, aangezien de terbeschikkingstelling van de fiets sociaal en fiscaal vrijgesteld is, mits voldaan is aan een aantal voorwaarden.
Hieronder even een recap van de regels.
Fiets
Met een fiets wordt bedoeld elk voertuig met twee of meer wielen dat via pedalen of handgrepen met spierkracht aangedreven wordt of uitgerust is met een elektrische hulpmotor tot 250W die geen ondersteuning meer biedt vanaf 25 km/u, of eerder, indien de bestuurder ophoudt met trappen.
Onder deze definitie vallen klassieke fietsen, hybride fietsen, koersfietsen, mountainbikes, city bikes, bakfietsen, mindervalide fietsen, plooifietsen, speed pedelecs, elektrische fietsen,… .
De gemotoriseerde rijwielen en speed pedelecs komen enkel in aanmerking als ze elektrisch aangedreven worden.
Gezien een “rijwiel” verondersteld dat het voertuig minstens 2 wielen heeft, blijven de segways, skateboards, monowheels, elektrische steps, hoverboards… buiten de definitie.
Vrijgesteld fiscaal en sociaal voordeel
Het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een fiets wordt in hoofde van de werknemer behandeld als een vrijgesteld sociaal en fiscaal voordeel indien de fiets daadwerkelijk gebruikt wordt voor verplaatsingen tussen de woonplaats en plaats van tewerkstelling. Deze vrijstelling is zowel van toepassing voor het woon-werkverkeer als voor de zuivere privé-verplaatsingen op voorwaarde dat de bedrijfsfiets voor woon-werkverkeer wordt gebruikt.
In de circulaire wordt niet gedefinieerd wat beschouwd moet worden als ‘daadwerkelijke’ woon-werkverplaatsingen. In meerdere fiscale rulings is de fiscus van oordeel dat 10% of 20% van de woon- werkverplaatsing volstaat om te voldoen aan de voorwaarde ‘daadwerkelijk gebruik”.
Cumul met andere vergoedingen
De terbeschikkingstelling van de fiets kan gecombineerd worden met de fietsvergoeding, die ook vrij van RSZ-bijdragen en belastingen is, aangezien de fiscus van oordeel is dat de fietsvergoeding haar belang houdt om andere kosten te compenseren en het fietsgebruik aan te moedigen.
Naast dat de vergoeding enkel toegekend mag worden voor woon-werkverplaatsingen, mag deze eveneens niet meer bedragen dan het fiscaal en sociaal vrijgesteld forfaitair bedrag, thans 0,36 €/km, afgetopt op een jaarlijks plafond (3.610 euro IJ 2025).
Het bedrag dat het plafond overschrijdt, zal worden onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Het gaat om een maximumbedrag dat wordt berekend per belastingplichtige en per belastbaar tijdperk. Meer info vind je in ons ander artikel terug.
Voor beroepsverplaatsingen mag de fietsvergoeding alleen toegekend worden als de fiets eigendom is van de werknemer. Dit kan dus niet voor een bedrijfsfiets.
Ten slotte mogen voor de andere vervoermiddelen meerdere vrijstellingen niet gecombineerd worden voor dezelfde verplaatsing (of gedeelten ervan). Cumulatie is enkel mogelijk wanneer de werknemer in het kader van woon-werkverplaatsingen zijn verplaatsingen per fiets aanvult met andere verplaatsingen met een ander vervoermiddel.
Wat met toebehoren en onderhoud ?
Indien voldaan is aan de voorwaarden vallen ook de toebehoren onder de vrijstelling.
Onder fietstoebehoren worden inzonderheid verstaan, de gebruikelijke (met de fiets verbonden) voorwerpen die wenselijk of noodzakelijk zijn om de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling mogelijk te maken, zoals een fietspomp, fluohesje, een bel, een fietslicht, reflectoren, een gereedschapskit voor kleine herstellingen, een fietstas, een fietshelm, de accu en lader van een elektrische fiets, enz. Ook het fietsslot, de drinkbus en drinkbushouder kunnen als fietstoebehoren worden beschouwd.
Er moet wel rekening gehouden worden met het redelijkheidsprincipe, in die zin dat de waarde van de toebehoren in verhouding tot de totale leasekost van de fiets maar een klein percentage mag uitmaken (de meeste fiscale rulings spreken van 20 %).
De vrijstelling geldt evens voor onderhouds- en stallingskosten.
Aftrekbaarheid voor de werkgever
De werkgever kan de kosten gemaakt voor de toekenning van de bedrijfsfiets voor 100 % aftrekken in de vennootschapsbelasting.
Dit wordt ruim beschouwd, zo kunnen de kosten ook betrekking hebben op de aankoop, bouw of verbouwing van een onroerend goed dat bestemd is voor het stallen van fietsen tijdens de werkuren van de werknemers of voor het ter beschikking stellen van een kleedruimte of sanitair al dan niet met douches.
Rapportering fiscale fiche
De bedragen van de fietsvergoeding of van het voordeel van de bedrijfsfiets moeten in hun totaliteit vermeld worden op de fiscale fiches.
Het is bij de vestiging van de belasting (aangifte personenbelasting) dat er door de fiscus zal kunnen worden vastgesteld of de belastingplichtige al dan niet aanspraak heeft gemaakt op de werkelijke of forfaitaire beroepskosten, en dat bijgevolg de fietsvergoeding of het voordeel van de bedrijfsfiets al dan niet volledig belastbaar zijn.
Het voordeel alle aard van de bedrijfsfiets moet worden vastgesteld volgens de werkelijke waarde bij de verkrijger.
Meer info en voorbeelden vind je in ons artikel “Fiscus verduidelijkt vrijstelling fietsvergoeding en voordeel alle aard voor de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets“.
Aankoop van de fiets na leaseperiode
Indien de eigendom van de fiets na het einde van de leaseperiode zonder meer overgaat op de werknemer, zal er een belastbaar voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer ontstaan. Indien de werknemer de werkelijke waarde bij overdracht van de fiets betaald aan de werkgever, is dat niet het geval en moet er niets aangegeven worden.
Het voordeel wordt bepaald op basis van de werkelijke waarde van de fiets op dat moment.
Om de werkelijke waarde van het voordeel vast te stellen, mag de werkgever rekening houden met de feitelijke omstandigheden op dat ogenblik, zodat het overeenstemt met de door de werknemer gerealiseerde besparing.
Zelfs wanneer de fiets volledig afgeschreven is, kan de fiets een besparing opleveren aan de werknemer.
Fietspolicy
Indien er bedrijfsfietsen ter beschikking gesteld worden aan de werknemers al dan niet via lease, is het hebben van een fietspolicy aangewezen.
In de fietspolicy worden de afspraken vastgelegd omtrent het gebruik van de fiets door de werknemers, bijvoorbeeld:
- Woon-werkverkeer: bepaling van wat als daadwerkelijk woon-werkverkeer begrepen wordt.
- Wat als de werknemer het bedrijf verlaat?
- Het maximumbedrag van de fiets, en de eventuele toebehoren.
- Informatie over bestellingsprocedure, onderhoud en herstellingen.
- Verzekeringen, pechbijstand, ongevallen, vandalisme en diefstal.
- Al dan niet toekenning van een fietsvergoeding.
Dit zorgt voor duidelijke afspraken en vermijdt discussies naar de toekomst toe.
