Skip to main content
Nieuws

De voordelen van realtime verloning

By 23 november 2023No Comments
Earnie

Earnie, onze nieuwe generatie loonmotor, heeft heel wat voordelen en wellicht wordt het grootste voordeel momenteel het meest onderschat: het feit dat het een realtime loonmotor is. Tijd om eens naar het concept ‘realtime loonmotor’ en de voordelen ervan te kijken.

 

Waarom een realtime loonmotor?

Om te snappen waarom een realtime loonmotor de moeite loont, is het handig de huidige generatie loonmotoren beter te begrijpen. Die starten vanuit het principe van een “batch” gebaseerde technologie. Die “batch” betekent dat er een grote groep gegevens tegelijkertijd (maar na elkaar) wordt verwerkt. Tegenwoordig is een grote groep gegevens een relatief begrip en daardoor zie je hoe oud de technologie is die de huidige loonmotoren gebruiken.

Een batch of grote groep gegevens betekent veel berekeningen en berekeningen vragen computercapaciteit. Denk 20 of 30 jaar terug in de tijd en aan de capaciteit die computers in die tijd effectief hadden en je beseft dat computers gewoon veel minder krachtig waren. En net op die computers draaiden de loonmotoren. Dat betekende beperkte berekeningen, lage complexiteit en vooral veel geduld zodra het volume te groot werd. Een verloning van een bedrijf berekenen, duurde makkelijk een hele nacht.

Het gevolg van batch berekenen

Omdat het berekenen van de lonen zo’n grote operatie was/is die je liefst maar 1x per week laat lopen, is het nodig om je hele weekplanning (in het geval van uitzendarbeid met wekelijkse verloning) daaraan aan te passen met als gevolg dat je een week krijgt met strikte deadlines en pieken in de verwerking. Vergelijk het met een vakantie-eiland met slechts 1 vlucht per week: die wil je niet missen, maar je wil ook niet 2 dagen te vroeg je koffers al inpakken. En in die vergelijking sta je met 120 medereizigers allemaal op hetzelfde moment aan de check-in.

Een ander gevolg van een batchberekening is dat de resultaten pas beschikbaar zijn aan het einde van het proces. Zelfs al zit er een foutje (door een verkeerde ingave) in de allereerste berekening: je gaat het pas te weten komen als de laatste berekend werd.

Hoera voor de technologie

Intussen zijn we 20 jaar verder en zijn computers krachtiger geworden en heeft de technologie heel wat innovaties gekend. Hierdoor zijn we in staat om realtime loonmotoren te ontwikkelen die komaf maken met het werken in batch.

De nadelen die batchverwerking met zich meebrengen, worden zo omgeplooid tot voordelen: gedaan met pieken, gedaan met de nachtelijke berekeningen, … de loonmotor berekent altijd en onmiddellijk zodra er gegevens bekend zijn. Hetzelfde geldt voor de resultaten: zodra je de gegevens van 1 loonberekening ingeeft, krijg je onmiddellijk het resultaat, zodat correcties dadelijk kunnen gebeuren.

Zeg nu zelf: als je vanop je vakantie-eiland quasi elke seconde een privévliegtuig kan nemen, zou je toch ook minder stress hebben?

Niemand maakt graag fouten en zeker niet de payroll consultants. Zij beseffen maar al te goed dat een correcte en tijdige verloning cruciaal is voor elke werknemer. Maar in het midden van piekmomenten, stress en deadlines is een fout snel gemaakt. En net dat is een extra reden om van verloning een continu en “piekloos” proces te maken.

En als er dan eens iets misloopt, want verloning begint met het correct aanleveren van gegevens (en dat hebben de payrollafdelingen niet altijd zelf in de hand), is het cruciaal om die fout zo snel mogelijk recht te zetten. Als je echter een wekelijkse “cyclus” hanteert, wil dat zeggen dat de werknemer een week moet wachten op die correctie. Ook hier zie je een voordeel in realtime verlonen, want die correctie is dan helemaal niet gebonden aan een proces of planning maar kan gebeuren zodra de fout ontdekt is.

Onmiddellijk resultaat voor de werknemer

Een realtime loonmotor heeft niet enkel voordelen voor de werkgever die komaf kan maken met pieken en stress, ook de werknemer voelt het voordeel. Sneller verloond worden, bij problemen sneller geholpen en correcties worden meteen uitgevoerd. Dat lijken allemaal basisbehoeftes, maar iedereen die weet hoe complex payrolling is, weet dat een tijdige en correcte verloning eigenlijk een huzarenstukje is, elke keer opnieuw.

Maar een werknemer -en neem hem/haar dat zeker niet kwalijk- kent niet alle sociaal-juridische wetgeving en beseft de complexiteit van een tijdig en correct loonbriefje ook niet. Voor een werknemer is dit zoals met je smartphone contactloos in de winkel betalen: enkele knopjes, enkele piepjes, enkele seconden en de betaling is gebeurd. De technologie die dit allemaal mogelijk maakt, was 20 jaar geleden onbestaand. Het is dankzij die technologie dat we vandaag een soortgelijke ervaring kunnen bieden als het op loonberekeningen aankomt. Tenminste, als je als werkgever nog wil meespelen in de war for talent.

Are we there yet?

De vraag stellen, is de vraag beantwoorden: zijn het vermijden van loonpieken en snellere correcties het ultieme doel van realtime verloning? Uiteraard niet. Dit zijn trouwens niet de enige voorbeelden van optimalisatie van bestaande processen, dankzij realtime verloning komen nieuwe concepten in het vizier.

Als je onmiddellijk kan berekenen wat een werknemer verdient, kan je ook onmiddellijk uitbetalen op een correcte manier. Vooral voor flexi-jobbers, studenten, werknemers die een extraatje willen verdienen, … is dat een pluspunt en zal dat de keuze van werkgever absoluut beïnvloeden. Daarbij moet je per definitie niet wachten tot de volledige werkcyclus (bv. maand of week) voorbij is. Met een realtime loonmotor kan je perfect tussentijdse betalingen doen die correct zijn, in plaats van voorschotten bij benadering. In het buitenland (waar de wetgeving minder complex is) bieden sommige werkgevers die zogenaamde micro-payments of micro-loans al aan, al dan niet in samenwerking met de financiële sector.

De hoeveelheid aan realtime accurate data levert de werkgever een inzicht op waarmee business beslissingen sneller en meer onderbouwd kunnen worden. Zo kan je in het verlengde van een realtime loonmotor een straffe simulatietool maken, die op basis van je werknemers en enkele parameters een compleet beeld kan geven van bepaalde wijzigingen in wetgeving, premies en verloning.

Tot slot komen we bij de obligate vermelding van Artificiële Intelligentie of AI: uiteindelijk gaat die in een fase van maturiteit komen, voorbij het genereren van afbeeldingen en tekstjes op social media, en inzetbaar worden voor bedrijfskritische toepassingen. Als we AI zover krijgen dat die op basis van de data die in loonmotor zit, zelf afwijkingen in verloningen kan opsporen, vergelijkingen kan maken en optimalisaties kan voorstellen, dan gaan we niet alleen het leven van de payrollafdelingen heel wat aangenamer maken, maar ook de meest optimale scenario’s voor de werkgever automatisch hanteren.

Vanuit Prato zijn we ervan overtuigd dat de huidige cyclus van nieuwe-generatie loonmotoren er opnieuw eentje van decennia zal zijn, maar dat er deze keer wél heel wat innovaties en vernieuwingen zullen gebeuren, omdat de technologie die daarvoor nodig is vandaag voorhanden is.

Deze website maakt gebruik van cookies om je gebruikservaring te optimaliseren. Door op “Accepteren” te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies.