Earnie 🚀 Agilitas

Een 18-tal maanden werkten verschillende enthousiaste teams binnen Prato aan de livegang van Agilitas. Een milestone voor Prato, maar voor heel wat Pratorians ook een geslaagd project om trots op te zijn. Zeven Pratorians doen hun verhaal. Waarom was het dubbeldraaien cruciaal binnen het project? Waarom betekent realtime meer dan realtime verlonen alleen? Wat is volgens hen de ultieme functionaliteit binnen Earnie? En wat is de grootste teamprestatie? Je leest het hier.

Voorstelling

Ronny Martens is Enterprise Architect en was al heel vroeg bij het project betrokken. Als architect lag zijn focus op de integraties: op welke wijze gaan we data heen en weer sturen en hoe moeten de processen na de verloning draaien. Een technische inbreng, maar hij sprong tijdens het project ook regelmatig in bij de teams. Ook Stijn Roosen, Software Architect, kijkt terug op een vroege betrokkenheid binnen het project en dit voor het technische luik: architectuur, coaching developers, kennisdeling, best practices, etc.

Het project telde 4 Business Analysts met een specifieke invulling. Zo lag de verantwoordelijkheid van Davy Jonet bij de tijdige oplevering van de API zodat de testperiode kon starten. Liesel Vinck was het voornaamste aanspreekpunt voor de loonmotor gedurende heel 2022.  En ook Xenia Reymen werkte actief in het team en was nauw betrokken bij de hypercare. Pas in een latere fase – wanneer de overheidsaangiftes in het verhaal komen – deden Stijn Jansen en zijn team hun intrede. Zijn rol was om mee te werken aan de realisatie van bepaalde verwachtingen van Agilitas met betrekking tot de ASR’s en DmfA’s.

Véronique Morren, Business Coach Payroll, en haar team werden meer dan een jaar voor de livegang betrokken in het hele proces. Tijdens het dubbeldraaien was het hun taak de klant te ondersteunen bij de testing. Samen met collega Inge Geelen was ze het eerste aanspreekpunt van het Payroll-team.

Aftellen naar 1 januari 2023

Meer dan een jaar voorbereiden en dan … live gaan. Het is een moment waar iedereen binnen Prato en Agilitas naar toe leefde. Met de nodige spanning en zenuwen wellicht?

Ronny: “Ik had er vertrouwen in. De manier waarop we het hebben aangepakt, heeft ervoor gezorgd dat er geen sprake was van een ‘big bang’ op het moment van de livegang. We waren al zolang aan het dubbeldraaien waardoor de go-live een verlenging was van dat proces van dubbeldraaien. Door het dubbeldraaien hebben we geleidelijk aan de risico’s weggewerkt zodat de go-live vlekkeloos kon verlopen. Tegelijk ervaarde ik ook een gevoel van fierheid. Er is nog niemand in geslaagd om een nieuwe generatie loonmotor voor de interimsector te bouwen en live te zetten. Uiteindelijk zijn we niet de grootste speler op de markt, maar we doen het toch maar.”

“We zijn niet de grootste speler, maar we doen het toch maar.”

De andere collega’s stemmen in. Liesel: “Dezelfde indruk hier. Ik heb het ervaren als gezonde spanning, maar wel met een gerust gevoel omdat we zoveel scenario’s op voorhand hebben getest.”

De “Golden Master” heeft een belangrijke rol gespeeld. Stijn Roosen: “Het gaat om een set van gegevens waarvan we weten dat ze correct berekend zijn, onze referentie zeg maar. Concreet: bij elke nieuwe release van de software draait Earnie de lonen opnieuw en die gegevens moeten één op één overeenkomen. Wijkt het af, dan onderzoeken we het probleem. Meestal is de oorzaak de ontwikkeling van een nieuwe functionaliteit. Maar samengevat, dit proces heeft ons vertrouwen gegeven.”

De grootste teamprestatie

Wat beschouwen deze Pratorians als de grootste prestatie van het team dat aan dit project heeft meegewerkt?

Ronny heeft in het verleden al ervaren dat er tegen het einde van een project een gigantische nervositeit ontstaat. “Klanten die nerveus worden, het project uitstellen omdat er een toeter of een bel niet werkt… En dat is met het Agilitas-project niet gebeurd. Iets wat ik persoonlijk heel knap vind. En ook: de ultieme uitdaging was om de loonmotor te integreren in een bestaand systeem met specifieke processen. We vervangen iets terwijl het systeem nog aan het draaien is. Vergelijk het met een open hartoperatie. En ook daar zijn we in geslaagd.”

Davy is bijzonder blij met de manier waarop de API gemaakt is. “Het moest direct raak zijn en dat is in orde gekomen. Wat absoluut niet evident was. Want alles wat wij ontwikkelden en waar we op moesten terugkomen, had altijd impact bij Agilitas. Dat wilden we koste wat kost vermijden. En dat is gelukt.” De vooropgestelde timing van het project respecteren, is een echte teamprestatie volgens Stijn Jansen. En hij voegt eraan toe: “Ook niet onbelangrijk: ik denk dat we hebben aangetoond dat we bij Prato hebben samengewerkt als 1 groot team wat heeft geleid tot een vlotte samenwerking en een mooi resultaat.” Liesel en Véronique bevestigen dat de projectteams van Prato en Agilitas heel goed samenwerkten en ieder nam zijn verantwoordelijkheid op. Er werd met een open blik naar elk probleem of elke taak gekeken en oplossingsgericht gewerkt.

“We hebben bij Prato samengewerkt als 1 groot team. Dat heeft geleid tot een goede samenwerking met Agilitas.”

Stijn Roosen vergelijkt met vorige jobs en projecten: “Ik heb voor grotere bedrijven gewerkt aan projecten met grotere teams, maar uiteindelijk hebben we dit complex project met Agilitas met een beperkt team gerealiseerd. Waarom dit gelukt is? Wellicht is dit voor een groot stuk te danken aan de cultuur binnen Prato. Een no-nonsense bedrijf waar je de vrijheid krijgt om te onderzoeken, oplossingen te zoeken, in zelfsturende teams te werken en waar ruimte is voor kennisdeling en overleg. Bovendien is hier alle kennis in huis: Legal, Payroll, analisten, etc.”

De ultieme functionaliteit

Welke functionaliteit – die in Earnie zit of op de roadmap staat –  is nu volgens onze 7 Pratorians de ultieme functionaliteit?

Voor Ronny is dat het realtime gebeuren: “De reden waarom we nu zo gemakkelijk die performantie-requirements behalen, is omdat we alles in realtime doen. Van zodra consulenten prestaties ingeven in Earnie, schiet de loonmotor in actie.

Earnie kan op zijn gemak alles verwerken en tegen de tijd dat de verloning effectief moet gebeuren, is hij helemaal klaar omdat hij alles mooi heeft bijgehouden. Klanten zijn dat nog niet gewoon. Vandaag is het nog de perceptie dat je op één specifiek tijdstip herzieningen kan bezorgen aan het loonsecretariaat.”

Hij maakt de vergelijking met een bus: “Nadat de bus vertrokken is, kan je geen herzieningen meer uitvoeren. Het moment is voorbij. Bij Earnie werkt het anders: altijd ad hoc, continu berekeningen uitvoeren, anytime anywhere. Dit alles dankzij het realtime verlonen.” Hij voegt er nog aan toe dat consulenten continu realtime feedback krijgen van Earnie. Feedback die ze vroeger niet kregen, waardoor er achteraf correcties moesten gebeuren. Dankzij die feedback kan nu vroegtijdig ingegrepen worden en worden minder fouten gemaakt. “Realtime betekent dus veel meer dan realtime verlonen alleen. Dat wordt vaak vergeten. We maken de eindgebruikers voortdurend slimmer doordat we ze continu feedback bezorgen.”

“Realtime betekent veel meer dan realtime verlonen alleen. Dat wordt vaak vergeten.”

Xenia is heel specifiek over haar ultieme functionaliteit: bedrijfswagens. Deze functionaliteit heeft overigens een extra troef: “Wat veel sociaal secretariaten niet kunnen is een ‘voordeel alle aard’ berekenen tijdens de dagen dat er niet gewerkt wordt, bijvoorbeeld tijdens het weekend. Dat hebben we volledig geautomatiseerd in Earnie waar anderen dit nog manueel moeten berekenen.” 

Véronique vertelt dat daar waar ze in HiAnt een manuele opvolging doen voor bedienden met vakantiegeld, uzk’s met bedrijfswagen, loonbeslagen en berekening en input ecocheques, dit in Earnie sterk geautomatiseerd werd. “Dit zijn grote sprongen vooruit voor Payroll en de klant. Extra tijd komt op die manier vrij voor de Payroll-teams om zich nog meer te gaan toespitsen op wetgeving en zaken waar een uitzendkantoor minder van op de hoogte is.”

Trots

Er kan teruggekeken worden op een spannend en succesvol parcours, zoveel is duidelijk. Waar ben je het meest trots op als je terugblikt op het project?

Ronny is vooral onder de indruk van de prestaties van een relatief klein team: “Waar anderen – die aan een nieuwe loonmotor bouwen – met grotere teams werken, er langer mee bezig zijn en zelfs opnieuw moesten beginnen, zijn wij er met een relatief klein team in geslaagd om live te gaan met een project van deze grootteorde. Daar ben ik echt trots op.” Ook noemt hij de manier waarop we zijn omgegaan met de hypercare, typisch voor Prato: “Iedereen zette alles op alles om tijdens de eerste weken de zaken extra op te volgen. Niemand werd ertoe verplicht. Iedereen deed dat gewoon spontaan. Puur uit eergevoel. We wilden gewoon dat dit project slaagde.” Die hypercare is ook een fase die Davy zal bijblijven: “We hadden hypercare voorzien gedurende een maand, maar uiteindelijk bleek dat er heel weinig calamiteiten waren en alles van bij het begin vlotjes liep.”

Onze interne organisatie van het project is een aspect dat Stijn Roosen best trots maakt: “We hebben bij Prato gekozen voor een Microservices architectuur. Zo focust telkens een klein team zich op 1 domein bijvoorbeeld loonbepaling/ loonbetaling, BV, DmfA, etc. Het team is expert binnen dat specifiek domein en dit is volgens ons een logische werking.” En tot slot deelt Stijn Jansen wat hem het meest trots maakt: “Tot voor kort draaide Earnie enkel op dienstencheques. Ik ben daarom vooral fier op het feit dat Earnie zich nu ook op grote schaal bewezen heeft.”

“Trots op het feit dat Earnie zich op grote schaal bewezen heeft.”

Vooruit kijken

Agilitas draait ondertussen bijna 3 maanden live op Earnie. Tijd om uit te kijken naar volgende projecten?

Voor Ronny en Davy mag een project van deze schaal zich zeker opnieuw aandienen: “Voor een dergelijk project teken ik dadelijk.” 

De bestaande klanten omzetten naar Earnie is ook iets waar velen naar uitkijken. Liesel: “Agilitas heeft zoveel speciale situaties die we met de huidige versie van Earnie ondersteunen zodat we nu een goede basis hebben om andere klanten op te starten.”

Stijn Roosen treedt Liesel bij: “Alle klanten overzetten op Earnie, nog meer intelligentie inbouwen in de loonmotor en ook: werk dat nog manueel moet gebeuren, er zoveel mogelijk uithalen en automatiseren waardoor er tijd vrijkomt om andere dienstverlening aan te bieden.”

“Agilitas heeft zoveel speciale situaties die we met de huidige versie van Earnie ondersteunen zodat we nu een goede basis hebben om andere klanten op te starten.”

Barista bij Agilitas en Prato

Agilitas ging op 1 januari 2023 live met Earnie. Wat vooraf ging, was een voorbereidend parcours dat zo’n 18 maanden in beslag nam. Zowel aan Agilitas-zijde als aan Prato-zijde werkten teams dag in dag uit aan de realisatie van dit enorme project. Opstarten met een nieuwe loonmotor die nog in volle ontwikkeling is, is geen sinecure. Het liep niet altijd zonder horten en stoten, zoals Patrick De Wachter, projectmanager bij Agilitas het verwoordde, maar alle doelen zijn bereikt. “Zonder jullie yes we can-mentaliteit, common sense en vastberadenheid had dit nooit gelukt”, zo sprak hij het hele projectteam toe, zowel bij Agilitas als bij Prato. 

Halverwege januari 2023 vonden beide partijen het dan hoog tijd om de samenwerking en het geslaagde project te vieren. Op dinsdag 24 januari lieten we tegelijk bij Agilitas in Mechelen als bij Prato in Hasselt een barista langskomen voor een leuke koffiebreak. Natuurlijk ontbrak ook taart niet op het feestje. En als afsluitertje was het nog snoepen van een echte Earnie-praline. Dankjewel Agilitas en Pratorians!