Bij Prato zit de flow van al het analyse- en developmentwerk sinds enkele maanden volledig in Redmine, voor elk team apart en ook overkoepelend. Het zou interessant zijn om geautomatiseerd meer informatie uit de data te halen om inzicht te krijgen in doorlooptijden en dus betere voorspellingen te kunnen doen. Tijdens de laatste Discovery Day onderzochten Tatiana, Stijn en Tim wat we allemaal uit de data kunnen halen, hoe we ze visueel kunnen maken en waar we de data verder kunnen gebruiken.
Van issue tracker naar agile tool
We gebruikten Redmine oorspronkelijk als issue tracker, maar zijn het veel ruimer gaan gebruiken om onze hele agile workflow in te beheren. Het doel van de Discovery Day was om geautomatiseerd overzichtelijke rapporteringen uit Redmine te halen. Op die manier kunnen we uit een enorme berg historische data trends signaleren, inzichten krijgen en onze processen verbeteren voor de toekomst.
Tim: “De overzichten in Redmine zelf zijn beperkt en het analyseren van de gegevens met spreadsheets is niet ideaal. Met andere woorden, we konden niet alles uit Redmine halen wat erin zat. De vraag die we ons stelden was: hoe kunnen we zoveel mogelijk leren uit de data die we hebben? We willen vooral betere voorspellingen doen over de doorlooptijd van features en user stories in elk team en end-to-end binnen Prato.”
Automatisch rapporteren
Stijn: “We gaven onszelf de opdracht om de Redmine data te vertalen naar iets visueels. Om er nuttige info uit te krijgen en dingen uit de data te leren. De eerste manier om dat te doen was met Google Data Studio.” Via Google Apps Scripts werden de data automatisch uit de Redmine API gehaald en in Google Sheets opgeladen, die daarna als databronnen binnen Google Data Studio gebruikt konden worden. Zo werden interactieve tabellen, diagrammen en grafieken voorgesteld in Data Studio. “Als een bepaalde dataset is ingeladen, gaat alles vrij vlot. Het fijne aan Data Studio is het gemak waarmee je gegevens toevoegt. Op die manier kunnen we interactieve rapporten maken, rapporten delen en ze bijvoorbeeld automatisch laten e-mailen op een bepaalde dag.”
Tijdens de Discovery Day, die middenin ‘coronatijd’ plaatsvond, ontdekten Tim, Stijn en Tatiana door het visueel maken van de data dat het thuiswerken (nog?) geen invloed heeft op de productiviteit van de software ontwikkeling binnen Prato.
Stijn: “We zien aan de grafieken (cumulative flow charts) dat de trend in productiviteit (gemeten als opgeleverde features) niet is onderbroken. Als de curve alsnog afvlakt, zien we dat meteen, kunnen we precies uitzoeken hoe dat komt en dan actie ondernemen.”
Monte-Carlosimulatie
Het trio paste ook de Monte-Carlomethode toe op de grote hoeveelheid data. Dit is een simulatietechniek waarbij een proces meerdere keren wordt gesimuleerd, met verschillende invoergegevens die overeenkomen met de frequentie waarin deze gegevens worden weergegeven in het bestudeerde proces. Het resultaat van deze verzameling simulaties is een distributiefunctie die het hele scala aan mogelijke uitkomsten laat zien.
Tatiana: “We hebben 1000 simulaties gedaan om erachter te komen hoelang het duurt om een project van 100 user stories te ontwikkelen. Het was prettig om te zien dat dit wiskundige model overeenkwam met de eenvoudige extrapolatie die we hebben gedaan op onze historische gegevens. Dit is een teken dat we voor onze huidige prognosetaken voldoende historische gegevens hebben om te extrapoleren en dat we (nog) niet hoeven te investeren in wiskundige modellen.”
Betere voorspellingen
Het drietal kijkt tevreden terug op hun Discovery Day. Tatiana: “We hebben alles in handen om te komen waar we willen zijn. Wat we wilden bereiken, hebben we bereikt. De beschikbare data hebben we vertaald naar de rapporten die we wilden hebben. Als een klant nu vraagt wat de impact is van een bepaald project, kunnen wij een veel betere inschatting maken hoe lang het gaat duren.”
Kom naar de Meetup
De Pratorians die meedoen aan de Discovery Day presenteren hun bevindingen tijdens een Meetup die voor iedereen toegankelijk is. In het najaar staat er weer een Meetup in de agenda. Houd onze website in de gaten voor de nieuwe datum of word lid van onze Meetup-groep!
