Ter herinnering
Sinds 01/09/2023 is de toepassing van de elektronische controlekaart opengesteld voor alle ondernemingen. Zie ook “Elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 01/09/2023? – update“.
Op dit moment is het nog mogelijk om ervoor te kiezen om verder gebruik te maken van de papieren C3.2A documenten. In dat geval blijven de formaliteiten die hieraan verbonden zijn van toepassing (cf. tijdige aflevering en inschrijving in het validatieboek).
In de werkloosheidsreglementering is momenteel voorzien dat een tijdelijke werkloze slechts gebruik kan maken van de elektronische controlekaart indien:
- Het gebruik van de elektronische controlekaart voor alle werknemers van de onderneming wordt voorzien door een collectieve arbeidsovereenkomst die de onderneming bindt of door het arbeidsreglement.
In dit geval zijn alle werknemers verplicht om gebruik te maken van de elektronische controlekaart. De werkgever is ertoe gehouden het bestaan van een dergelijke regeling mee te delen aan het werkloosheidsbureau bevoegd voor de maatschappelijke zetel van zijn onderneming.
- Het gebruik van de toepassing volgt uit een wederzijds individueel akkoord tussen werkgever en werknemer.
Het is aan te raden om dit akkoord schriftelijk vast te leggen zodat er bij een controle geen betwisting kan zijn of u al dan niet aan de werknemer nog een papieren controlekaart moest afleveren.
Algemene verplichting?
Uit de wandelgangen vernemen we dat er vanuit het beheerscomité van de RVA een principeakkoord is om het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid (eC3.2A) algemeen verplicht te maken vanaf 01/01/2025. In een presentatie van de RVA werd eerst gesproken van 01/10/2024 maar deze datum werd verschoven naar begin 2025.
Ondertussen werd het KB en MB die voorzien in een algemene verplichting voor het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 01/01/2025 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze verplichting geldt voor:
- alle werknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld (vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag);
- alle werknemers uit de bouwsector, ongeacht of ze tijdelijk werkloos worden gesteld of niet.
Permanente uitzondering – maatwerkbedrijf?
Er geldt een permanente uitzondering voor de werkgevers en de werknemers die ressorteren onder het paritair comité voor de beschutte werkplaatsen, de sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven (paritair comité 327), zowel voor de doelgroepwerknemers als voor de andere werknemers. Deze werknemers kunnen bijgevolg voor onbepaalde duur verder gebruikmaken van de papieren controlekaart C3.2A.
Een maatwerkbedrijf kan voor de doelgroepwerknemers die tijdelijk werkloos worden gesteld, aan de RVA een afwijking vragen op de reglementaire procedure voor het bijhouden van de papieren controlekaart C3.2A, via de indiening van het formulier Aanvraag-Afwijking-C3.2A-Maatwerkbedrijf (via het contactformulier) bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de exploitatiezetel van de onderneming is gevestigd.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau de aanvraag voor de afwijkende procedure reeds heeft toegestaan, kan het maatwerkbedrijf hier vanaf 01/01/2025 verder gebruik van maken.
Tijdelijke overgangsperiode?
Er werd een overgangsperiode van 6 maanden (tot 30/06/2025, eventueel verlengbaar tot eind 2025) voorzien waarbij het onder bepaalde voorwaarden tijdelijk nog mogelijk is om te werken met papieren controlekaarten, zowel op vraag van de werkgever als op vraag van de werknemer.
Indien het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering toestaat, dan blijft de reglementering die geldt vóór 01/01/2025 van toepassing. Dit houdt o.a. in dat de werkgever de papieren controlekaarten verder moet inschrijven in het validatieboek (indien hij hiertoe verplicht is) en dat de werknemer op elk ogenblik in wederzijds akkoord met de werkgever kan overschakelen naar de elektronische eC3.2.
Uitzondering gevraagd door de werkgever:
Hiervoor is vereist dat de volgende cumulatieve voorwaarden voldaan zijn indien de toepassing van papieren controlekaarten op vraag van de werkgever is:
- de werkgever moet een gemotiveerde aanvraag indienen bij het werkloosheidsbureau van de RVA van de plaats waar de maatschappelijke zetel van de onderneming is gevestigd. De aanvraag gebeurt met het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER via het contactformulier of via de post.
- voormelde aanvraag moet op het werkloosheidsbureau toekomen uiterlijk de eerste dag gelegen na 31 december 2024 waarop de uitvoering van een arbeidsovereenkomst van een door de werkgever tewerkgestelde werknemer wordt geschorst wegens tijdelijke werkloosheid (de werkgever moet de eerste effectieve werkloosheidsdag vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER indien deze gekend is);
- de werkgever moet op het formulier bevestigen dat hij voldoende inspanningen zal leveren om de werknemers te begeleiden bij het gebruik en het correct invullen van de eC3.2;
- de werkgever heeft de werknemers van het verrichten van deze aanvraag ingelicht en dit bevestigen op het formulier;
- de aanvraag geldt voor alle werknemers die nog geen gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2.
Opgelet: indien het gebruik van de eC3.2 in de onderneming reeds algemeen is voorzien door een cao of door het arbeidsreglement, dan kan de werkgever niet meer opteren voor de overgangsregeling
De directeur van het werkloosheidsbureau beoordeelt de aanvraag, inzonderheid rekening houdend met het door de werkgever leveren van voldoende inspanningen in de begeleiding van de werknemers in het gebruik van de toepassing om de verplichtingen op elektronische wijze te vervullen.
De aanvraag kan worden toegestaan voor de maand waarin zich de eerste dag van tijdelijke werkloosheid bevindt en de twee daaropvolgende maanden (maximum 3 opeenvolgende maanden en beperkt tot en met juni 2025) en is hernieuwbaar na een nieuwe aanvraag door de werkgever. De aanvraag moet worden ingediend bij het werkloosheidsbureau vóór de afloop van de vorige toegestane uitzondering of, indien er gedurende een maand geen tijdelijke werkloosheid in de onderneming zou zijn, vóór de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na afloop van de vorige toegestane uitzondering. De werkgever moet aantonen welke inspanningen hij reeds heeft geleverd en welke bijkomende inspanningen hij nog zal leveren om de werknemers te begeleiden in het gebruik en het correct invullen van de elektronische controlekaart eC3.2 en moet dit concreet vermelden op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKGEVER.
Opgelet: Aangezien de werknemers uit de bouwsector de controlekaarten moeten invullen vanaf de eerste dag van de maand en de papieren controlekaarten C3.2A-BOUW worden gedrukt en afgeleverd door Constructiv (het gaat om nominatieve kaarten waarop de gegevens van de werkgever en de werknemer zijn voorgedrukt), is het aangewezen dat de werkgevers uit de bouwsector die gebruik wensen te maken van de overgangsregeling, uiterlijk op 12/12/2024 de aanvraag tot afwijking indienen bij de RVA zodat Constructiv tijdig de kaarten kan drukken.
Het feit dat aan de werkgever voor alle werknemers een uitzondering op het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart is toegestaan, belet niet dat een werknemer die individueel reeds de elektronische eC3.2 gebruikt, hier verder gebruik van maakt of dat een werknemer tijdens de periode waarvoor de uitzondering geldt, kan opteren voor het gebruik van de elektronische controlekaart. Om onduidelijkheid en mogelijke betwistingen te vermijden, wordt dit laatste best schriftelijk genoteerd in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer. De RVA bezorgt maandelijks (via de e-Box Entreprise) een lijst aan de werkgever met (de door de RVA gekende) werknemers die reeds gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2, zodat de werkgever weet dat hij aan deze werknemers geen papieren controlekaart meer moet afleveren.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de aanvraag van de werkgever weigert (bijvoorbeeld omdat de aanvraag onvolledig is of laattijdig is ingediend), deelt de werkgever deze beslissing mee aan de werknemers en informeert hen dat ze de elektronische controlekaart eC3.2 moeten gebruiken.
Uitzondering gevraagd door de werknemer:
Hiervoor is vereist dat de volgende cumulatieve voorwaarden voldaan zijn indien de toepassing van papieren controlekaarten op vraag van de werknemer is:
- de werknemer heeft de werkgever geïnformeerd dat hij in geval van tijdelijke werkloosheid verder gebruik wenst te maken van een papieren controlekaart (via het formulier KENNISGEVING AAN DE WERKGEVER-AFWIJKING EC3.2) (via aangetekend schrijven of via ontvangstbevestiging).
- de werknemer moet vervolgens bij de RVA en bij zijn uitbetalingsinstelling een aanvraag indienen per post of via het contactformulier waarin hij verklaart dat hij aan zijn werkgever heeft meegedeeld dat hij verder gebruik wenst te maken van de papieren controlekaart C3.2A en daar het bewijs van toevoegen (via het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER samen met het formulier KENNISGEVING AAN DE WERKGEVER-AFWIJKING EC3.2 of het bewijs van de aangetekende zending).
- indien de werknemer de eerste effectieve werkloosheidsdag gelegen na 31/12/2024 kent, vult hij deze datum in op het formulier AFWIJKING EC3.2-WERKNEMER.
- de aanvraag moet door de werknemer worden ingediend uiterlijk de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer na 31/12/2024 voor het eerst tijdelijk werkloos werd gesteld;
- de werknemer mag nog geen keuze gemaakt hebben voor het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2.
Indien de voormelde voorwaarden zijn vervuld, wordt aan de werknemer toegestaan om voor de maand waarin de eerste dag van tijdelijke werkloosheid na 31 december 2024 is gelegen en de twee daaropvolgende maanden de verplichtingen te vervullen door middel van een papieren controlekaart (maximum drie opeenvolgende maanden, beperkt tot en met juni 2025).
De werknemer die zijn werkgever daarvan in kennis heeft gesteld kan uiterlijk op de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin hij na afloop van de periode van toelating voor het eerst tijdelijk werkloos werd gesteld onder dezelfde modaliteiten een aanvraag tot verlenging van de toelating indienen. De aanvraag voor verlenging moet ingediend worden bij het werkloosheidsbureau uiterlijk op de dertigste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer na afloop van de periode van de eerste toegestane uitzondering voor het eerst tijdelijk werkloos wordt gesteld.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering toestaat, levert de werkgever voor de maanden waarvoor de uitzondering is toegestaan, verder een papieren controlekaart af aan de werknemer.
Indien de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA de uitzondering weigert (bijvoorbeeld omdat de aanvraag onvolledig is of laattijdig is ingediend), wordt ook een brief verstuurd naar de werkgever met de mededeling dat de werkgever geen papieren controlekaart C3.2A (of C3.2A-bouw) meer mag afleveren aan de werknemer vanaf de maand volgend op de kennisgeving van de beslissing aan de werkgever.
Bron: KB van 09/07/2024 tot wijziging van de artikelen 71, 71ter, 137, 138bis en 154 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen, BS 17 juli 2024; MB van 09/07/2024 tot opheffing van de artikelen 83 tot 86bis van het ministerieel besluit van 26 november 1991 houdende de toepassingsregelen van de werkloosheidsreglementering in het kader van het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door tijdelijk werklozen, BS 17 juli 2024.
