Skip to main content
Sociaal-Juridisch

Federal Learning Account van toepassing vanaf 2024? Update

By 8 april 2024april 30th, 2024No Comments

De Federal Learning Account betreft een elektronische toepassing die de werkgevers en werknemers in staat zou moeten stellen de gevolgde opleidingen formeel of informeel te registreren.

Werkgevers met minstens 20 werknemers moeten immers in het kader van het individueel opleidingsrecht van de werknemer, de opleidingsdagen registreren via een individuele opleidingsrekening en deze bijhouden in het persoonlijk dossier van de werknemer.

Voor werkgevers waarop deze verplichting rust, zal de Federal Learning Account de rol van de individuele opleidingsrekening overnemen. Er was hieromtrent veel onduidelijkheid en de NAR heeft in zijn advies hier ook naar verwezen. Echter is het toepassingsgebied ruimer. De verplichting tot registratie geldt ook voor werkgevers, waar er geen individueel wettelijk of sectoraal opleidingsrecht voor de werknemers is.

Met het invoeren van de Federal Learning Account wenst de wetgever een digitale databank te creëren dat het volgen en beheren van opleidingen eenvoudiger maakt, zowel voor de werkgever als de werknemer.

Welke gegevens?

In deze account moeten worden geregistreerd per kwartaal:

  • naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, adres en rijksregisternummer;
  • het arbeidsregime waarin een werknemer werkt;
  • het registratienummer van de eventuele (sectorale) collectieve arbeidsovereenkomst waarop het opleidingsrecht en -krediet van een werknemer zijn gebaseerd;
  • het totaal aantal opleidingsdagen waarop de werknemer recht heeft (individueel als sectoraal) in een bepaald jaar;
  • het aantal gevolgde opleidingsdagen en de gevolgde opleidingen (zowel formeel als informeel) en hun basiskenmerken;
  • het aantal gevolgde opleidingsdagen of -uren;
  • het (resterende) opleidingskrediet.

Het betreft niet enkel registratie van de formele opleidingen (vb. seminarie), georganiseerd door externe partijen maar ook de informele opleiding (vb. coaching, begeleiderschap, studiebezoeken, zelfstudie, workshops, lezingen, on-the-job training…) die bijvoorbeeld op de werkvloer gehouden worden.

Er is dus sprake van een extra administratieve verplichting opgelegd waarbij de gevolgde opleiding, de bijhorende basiskenmerken van de opleiding (zoals begin, einde, aard, resultaat en eventueel de financiering ervan) en het aantal verbonden opleidingsdagen ieder kalenderkwartaal worden geregistreerd.

De werkgever heeft na de inwerkingtreding van de wet 6 maanden de tijd om deze informatie van de werknemers die reeds in dienst zijn, te registreren.

Wie?

Op alle werkgevers uit de privésector rust deze verplichting aangezien het toepassingsgebied naar de CAO-wet verwijst, dus zelfs wanneer er geen individueel wettelijk of sectoraal opleidingsrecht voor de werknemers is.

Werkgevers uit de publieke sector behoudens enkele uitzonderingen hebben geen registratieplicht.

Werkgevers moeten de gevolgde opleidingen en daaraan verbonden uren/dagen registreren, en dit uiterlijk binnen één maand na afloop van het kwartaal. De opleidingsverstrekker kan deze registratieverplichting ook vervullen.

Er wordt echter voorzien dat de overheid zelf reeds een aantal gegevens invoert, zoals o.a. de persoonsgegevens en indien mogelijk (afhankelijk van de werking van het systeem) het initiële opleidingsrecht per kalenderjaar en het resterend saldo aan openstaande opleidingsrechten berekenen.

De werkgever dient alle gegevens die door externe actoren in de Federal Learning Account zijn ingevoerd, te verifiëren en eventueel aan te vullen. De werkgever heeft hiervoor één maand de tijd nadat de gegevens ingeput zijn.

Toegang werknemer

De Federal Learning Account zal voor de werknemer toegankelijk zijn via het platform mycareer.be.

Bij de indiensttreding bij een werkgever en minstens één keer per jaar zal de werknemer via de eBox geïnformeerd worden over het bestaan en de toepassingsmodaliteiten van de Federal Learning Account.

Wanneer er geen mailadres geregistreerd is op mycareer, zal de werkgever deze informatie via een document dat door de bevoegde overheid ter beschikking wordt gesteld, moeten bezorgen aan de werknemer al dan niet elektronisch, en dit binnen 30 dagen na ontvangst van dit document.

Registratie

De registratie van de gegevens is mogelijk op drie manieren, namelijk via:

  • de website – de ‘online webapp’;
  • een BATCH-kanaal, waarmee gegevens in bulk kunnen worden verzonden (in XML-formaat);
  • een REST-API-kanaal om het verzenden en beheren van gegevens in de eigen LMS-toepassing te integreren.

De tool die op 1 april online ging, betreft een bètaversie. Dit betekent dat de applicatie nog niet helemaal op punt staat en dat er nog aan gewerkt wordt. Een meer afgewerkte versie van de applicatie zou vanaf 1 juni beschikbaar moeten zijn.

Om de administratie voor de werkgever te beperken, zou de FLA vanaf 2025 wel voorzien in een vooringevulde registratie van het opleidingsrecht voor alle werknemers. Werkgevers zullen de automatisch berekende gegevens alleen nog hoeven na te kijken en eventueel te corrigeren. Deze service is in voorbereiding. Overeenkomstig de informatie van de RSZ zullen de werkgevers die er in de loop van de volgende maanden niet in slagen de gegevens voor 2024 zelf te registreren, later dit jaar ook van de geautomatiseerde service gebruik kunnen maken.

Andere actoren?

Naast de werkgevers en werknemers kunnen ook een heel aantal andere instellingen toegang krijgen tot de Federal Learning Account, zoals o.a. VDAB, Forem, ACTIRIS, sectorale opleidingsfondsen, fondsen voor bestaanszekerheid, entiteiten die de gegevens nodig hebben voor wetenschappelijk en statistisch onderzoek, …

Ook de overheid zal toegang hebben tot de Federal Learning Account in het kader van het controleren van de registratieverplichting die op de werkgever rust. Indien werkgevers hun verplichting niet nakomen, zullen zij op een “naming and shaminglijst vermeld worden, die dan online gepubliceerd zal worden op de website van de FOD WASO en per kwartaal overgemaakt wordt aan de NAR en de PC’s. De werkgever heeft 30 dagen de tijd om zich terug in regel te stellen, en terug van de lijst geschrapt te worden.

De lijst gaat nadien naar de Nationale Arbeidsraad, de paritaire comités en de sociale inspectie. Hij wordt tenslotte ook gepubliceerd op de website van de FOD WASO.

Uitzendarbeid

Vermits het uitzendkantoor de eindverantwoordelijkheid draagt voor het recht op opleiding, is het ook het uitzendkantoor dat de opleidingen van de uitzendkrachten moet registreren in de Federal Learning Account. Uitzendkantoren zullen dan op basis van de informatie die ze doorkrijgen van de gebruiker deze registratie moeten uitvoeren. Het is dus aangewezen hierover al afspraken met klant-gebruikers te maken. 

Inwerkingtreding

De wet die de toepassingsmodaliteiten rond de Federal Learning Account regelt, is gepubliceerd en op 1 april 2024 in werking getreden.

Op 1 juni 2024 zou echter pas de definitieve tool gelanceerd worden. Op 1 juni 2024 start dan ook een overgangsperiode van 6 maanden binnen dewelke de eerste registraties voor de werknemers moeten vervolledigd worden.  De deadline voor de eerste registraties ligt dus op 30 november 2024.

Het Koninklijk Besluit dat de uitvoering regelt, is er echter nog niet.

Werkgeversorganisaties vragen extra uitstel gelet op klaarblijkelijke moeizame pilootfase

Via mail hebben de werkgeversorganisaties laten weten dat de pilootfase heel moeizaam verloopt, en dat er nog steeds veel onduidelijkheden zijn en antwoorden op vragen uitblijven bijvoorbeeld in het kader van de  overdracht van grote gegevensbestanden. Momenteel brengt het zeer veel administratie mee voor de werkgever die niet in verhouding ligt tot het beheer en controle van het individueel opleidingsrecht voor de werknemer. De minister heeft al aangekondigd dat de deadline voor de registratie en verificatie van gegevens opgeschoven wordt naar 30 november 2024. Echter is dit voor de werkgeversorganisaties niet haalbaar. Ze vragen een volwaardig pilootproject, een oplossing van alle openstaande vragen zodat ook alle onduidelijkheden weggewerkt worden. Bijkomend vragen ze ook voldoende tijd zodat werkgevers zich administratief en financieel hierop kunnen voorbereiden.

Voorlopig blijft het muisstil langs de kant van de regering op de verzuchtingen van het VBO. 

Bron: Wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van een elektronische toepassing “Federal Learning Account”, BS 1 december 2023, nieuwsbericht RSZ van 2 april 2024 “Beheer de opleidingen van uw werknemers in de Federal Learning Account”, nieuwsbericht Fod WASO van 02 april 2024 “De Federal Learning Account is nu online: de tool om opleidingen van werknemers te beheren”

Deze website maakt gebruik van cookies om je gebruikservaring te optimaliseren. Door op “Accepteren” te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies.