Earnie 🚀 Agilitas

Pendant environ dix-huit mois, différentes équipes motivées de Prato ont œuvré à la mise en service d’Earnie chez Agilitas. Un jalon pour Prato, mais aussi la réussite d’un projet dont bon nombre de Pratoriens peuvent être fiers. Sept d’entre eux racontent leur histoire. Pourquoi le fonctionnement en parallèle était-il essentiel au projet ? En quoi le temps réel va-t-il bien au-delà de la simple rémunération en temps réel ? Quelle est la fonctionnalité par excellence d’Earnie ? Mais surtout : quelle est leur plus grande réussite d’équipe ? Lisez la suite ici.

Présentation

Ronny Martens est Enterprise Architect et s’est impliqué dans le projet dès le début. En sa qualité d’architecte, il s’est d’abord consacré aux intégrations : comment envoyer des données dans les deux sens ? Comment doivent tourner les processus après la rémunération ? Un apport technique, dans un premier temps, pour ensuite participer régulièrement aux travaux des équipes, tout au long du projet. Stijn Roosen, Software Architect, se rappelle, lui aussi, son implication précoce dans la partie technique du projet : architecture, coaching des développeurs, partage des connaissances, meilleures pratiques, etc.

Le projet comptait quatre Business Analysts chargés de tâches spécifiques. Davy Jonet était, par exemple, chargé de livrer l’API à temps pour le début de la période de test. Tout au long de l’année 2022, Liesel Vinck était, quant à elle, le principal point de contact pour le moteur salarial. Xenia Reymen a travaillé activement au sein de l’équipe, en plus d’être étroitement impliquée dans l’hypercare. Ce n’est qu’à un stade ultérieur, lorsque les déclarations aux autorités se sont invitées dans le projet, que Stijn Jansen et son équipe ont fait leur entrée en scène. Leur rôle consistait à concrétiser certaines exigences d’Agilitas en matière de DRS et de DmfA.

Plus d’un an avant le lancement, Véronique Morren, Business Coach Payroll, et son équipe ont participé au processus dans son intégralité. Leur tâche consistait à accompagner le client lors des tests, tout au long du fonctionnement en parallèle. Aux côtés de sa collègue Inge Geelen, elles faisaient office de point de contact principal pour l’équipe Payroll.

« Nous ne sommes peut-être pas le plus grand acteur, mais nous sommes à la hauteur. »

Compte à rebours jusqu’au 1^er janvier 2023

Plus d’un an de préparation et voilà enfin le « go live ». Un moment que tout le monde attendait avec impatience chez Prato et Agilitas. C’était à la fois excitant et stressant, non ?

Ronny : « J’étais confiant. Notre approche a permis d’éviter un “big bang” lors de la mise en service. Nous fonctionnions en parallèle depuis si longtemps que le go live n’était que le prolongement de ce processus. Ce double fonctionnement nous a permis d’éliminer progressivement les risques pour que la mise en service se déroule sans faille. J’éprouvais, en même temps, un sentiment de fierté. Personne n’avait encore réussi à développer et faire tourner un moteur salarial de nouvelle génération dans le secteur de l’intérim. En fin de compte, nous ne sommes peut-être pas le plus grand acteur sur le marché, mais nous sommes à la hauteur. »

Les autres collègues approuvent. Liesel : « Je suis du même avis. C’était du bon stress, j’ai réussi à rester sereine parce que nous avions testé d’innombrables scénarios au préalable. »

Le « Golden Master » a joué un rôle clé. Stijn Roosen : « Il s’agit d’un ensemble de données dont nous savons qu’elles ont été bien calculées. Voyez-y un point de référence. Concrètement : à chaque nouvelle version du logiciel, Earnie recalcule les salaires et ces données doivent parfaitement correspondre. En cas d’anomalie, nous étudions le problème. La cause est généralement le développement d’une nouvelle fonctionnalité. En bref, ce processus nous a totalement mis en confiance. »

« Nous avons agi comme une grande équipe. Cela nous a menés à une collaboration fructueuse avec Agilitas. »

 La plus grande réussite de l’équipe

Aux yeux de ces Pratoriens, quelle est la plus grande réussite de l’équipe qui a travaillé sur ce projet ?

Par le passé, Ronny avait déjà noté que la fin d’un projet était souvent marquée par beaucoup de nervosité. « Les clients sont inquiets et enclins à reporter le projet si ne fut-ce qu’un détail pose problème… Cela n’a pas été le cas avec le projet Agilitas. C’est très positif. Sans oublier que le défi ultime consistait à intégrer le moteur salarial dans un système existant, caractérisé par des processus spécifiques. Nous l’avons remplacé alors qu’il fonctionnait toujours correctement. Un peu comme une opération à cœur ouvert, mais nous y sommes parvenus. »

Davy est particulièrement satisfait de la réalisation de l’API. « Nous devions trouver un moyen de la faire fonctionner du premier coup et nous l’avons fait. Ce n’était vraiment pas évident. Tout ce qu’il fallait corriger dans ce que nous avions déjà développé avait un impact pour Agilitas. Nous voulions éviter ce scénario à tout prix. Et nous y sommes parvenus. » Aux yeux de Stijn Jansen, le respect des délais fixés pour le projet est une véritable réussite pour l’équipe : « Autre point important : je pense que nous avons prouvé que nous avons agi comme une grande équipe. Cela nous a menés à une collaboration fructueuse avec Agilitas et à de beaux résultats. » Liesel et Véronique abondent dans ce sens : « La collaboration entre les équipes de projet de Prato et d’Agilitas s’est très bien déroulée et chacun a pris ses responsabilités. Elles ont relevé chaque défi et traité chaque problème avec une grande ouverture d’esprit et dans une optique orientée vers les solutions. »

Stijn Roosen compare cette expérience avec ses postes et projets antérieurs : « J’ai travaillé pour de grandes entreprises sur des projets avec des équipes de taille plus importante. Au final, nous avons mené à bien ce projet complexe aux côtés d’Agilitas avec une équipe limitée. À quoi devons-nous cette réussite ? En grande partie à la culture de Prato. Une entreprise qui a les pieds sur terre, où vous avez la possibilité de chercher, de trouver des solutions, de travailler au sein d’équipes autonomes et qui fait la part belle au partage des connaissances et à la concertation. Nous avons également des experts en interne : Legal, Payroll, des analystes, etc. ».

« Le temps réel va bien au-delà de la simple rémunération en temps réel. On l’oublie trop souvent. »

La fonctionnalité par excellence

Quelle fonctionnalité d’Earnie, déjà implémentée ou prévue, nos sept Pratoriens considèrent-ils désormais comme « la fonctionnalité par excellence » ?

Ronny pense qu’il s’agit du temps réel : « Nous atteignons désormais très facilement les exigences de performance parce que nous effectuons tout en temps réel. Le moteur salarial se met en marche dès l’instant où les consultants saisissent les prestations dans Earnie.

Ce dernier a ainsi tout le temps de traiter ces informations jusqu’au jour effectif de la rémunération, où tout est prêt puisqu’il a tout enregistré. Les clients n’y sont pas encore habitués. Aujourd’hui, beaucoup pensent encore que les modifications doivent être fournies au secrétariat salarial à un moment bien précis. »

Il le compare à un bus : « Une fois que le bus est parti, vous ne pouvez plus rien changer. C’est fini. Avec Earnie, ce n’est pas le cas : tout est ad hoc grâce aux calculs effectués en continu, à tout moment et en tout lieu. Tout cela grâce à la rémunération en temps réel. » Il ajoute qu’Earnie fournit aux consultants un feed-back continu en temps réel, une fonctionnalité dont ils ne disposaient pas auparavant. Ils devaient donc procéder à leurs modifications ultérieurement. Ce feed-back leur permet à présent d’intervenir à un stade précoce et de réduire ainsi le risque d’erreurs. « Le temps réel va bien au-delà de la simple rémunération en temps réel. On l’oublie trop souvent. Les utilisateurs finaux bénéficient ainsi en permanence d’une intelligence optimisée, car ils disposent d’un feed-back en continu. »

Xenia pointe sa fonctionnalité par excellence avec une grande précision : les voitures de société. Cette fonctionnalité présente d’ailleurs un avantage supplémentaire : « De nombreux secrétariats sociaux ne sont pas en mesure de calculer un “avantage en nature” pendant les jours où on ne travaille pas, comme le week-end. Nous avons entièrement automatisé ce calcul dans Earnie, alors que d’autres doivent encore procéder manuellement. »

Comme l’explique Véronique, HiAnt demande encore un suivi manuel pour les employés qui perçoivent un pécule de vacances, pour les intérimaires qui disposent d’une voiture de société, pour les saisies sur salaire ainsi que pour le calcul et la saisie des écochèques. Autant d’aspects qui ont été fortement automatisés dans Earnie. « Il s’agit d’une grande avancée pour l’équipe Payroll et le client. Les équipes Payroll gagnent un temps précieux, pendant lequel elles peuvent se concentrer davantage sur la législation et certains domaines avec lesquels une agence d’intérim est moins familière. »

« Je suis fier qu’Earnie ait fait ses preuves à grande échelle. »

Une fierté

Rétrospectivement, ce parcours palpitant est couronné de succès. De quoi êtes-vous le plus fier en repensant à ce projet ?

Ce sont surtout les réalisations de cette petite équipe qui ont particulièrement impressionné Ronny : « Nous sommes parvenus à mettre sur pied un projet d’une telle envergure avec une équipe relativement petite, là où d’autres développeurs d’un nouveau moteur salarial travaillent avec des équipes plus importantes, y consacrent plus de temps et doivent même partir de zéro. J’en suis très fier. » Il mentionne également la manière dont nous avons concrétisé l’hypercare, propre à Prato : « Chacun a tout mis en œuvre pour assurer un suivi supplémentaire durant les premières semaines. Personne n’était obligé de le faire, mais tout le monde l’a fait spontanément, par pure fierté. Nous voulions tout simplement voir ce projet aboutir. » L’hypercare est également la phase qui a marqué Davy : « Au départ, l’hypercare était prévu pendant un mois, mais au final il y a eu très peu de problèmes. Tout s’est bien déroulé dès le début. »

L’organisation interne du projet est un aspect dont Stijn Roosen est particulièrement fier : « Chez Prato, nous avons opté pour une architecture à microservices. Une petite équipe peut ainsi se concentrer toujours sur un domaine, comme la détermination des salaires, le calcul salarial, le PP, la DmfA, etc. L’équipe est experte en ce domaine et nous trouvons cette approche finalement très logique. » Enfin, Stijn Jansen nous fait part de ce qui le rend le plus fier : “Jusqu’à récemment, Earnie ne fonctionnait qu’avec des titres-services. Je suis donc particulièrement fier du fait qu’Earnie ait désormais fait ses preuves à grande échelle.”

« Agilitas compte tellement de cas spéciaux que la version actuelle d’Earnie est capable de gérer que nous disposons à présent d’une bonne base pour nous lancer avec d’autres clients. »

Coup d’œil sur le futur

Agilitas utilise Earnie depuis 3 mois déjà. Est-il déjà temps de penser aux prochains projets ?

Selon Ronny et Davy, un projet de cette envergure se profilera certainement à nouveau : « Je n’hésiterai pas à resigner pour un tel projet. »

Beaucoup attendent également avec impatience le passage des clients existants vers Earnie. Liesel : « Agilitas compte tellement de cas spéciaux que la version actuelle d’Earnie est capable de gérer que nous disposons à présent d’une bonne base pour nous lancer avec d’autres clients. »

Stijn Roosen est d’accord avec Liesel : « Faire basculer tous les clients vers Earnie, rendre le moteur salarial encore plus intelligent, mais aussi supprimer et automatiser au maximum les tâches qui continuent à être effectuées manuellement… Tout cela fait gagner du temps, que l’on peut consacrer à d’autres services. »

Un barista chez Agilitas et Prato

 

Agilitas a mis Earnie en service le 1^er janvier 2023. Ce « go live » marque la fin d’un intense parcours préparatoire de dix-huit mois. Tant du côté d’Agilitas que de celui de Prato, les équipes ont travaillé sans relâche pour mener à bien ce projet de grande envergure. Adopter un nouveau moteur salarial qui est encore en plein développement n’est, en effet, pas simple. Le projet ne s’est d’ailleurs pas toujours déroulé sans à-coups, même si tous les objectifs ont été atteints, comme le souligne Patrick De Wachter, Project Manager chez Agilitas : « Sans votre mentalité “Yes We Can”, votre bon sens et votre détermination, nous n’y serions jamais arrivés. » C’est en ces termes élogieux qu’il s’est exprimé devant toute l’équipe qui a contribué au projet, chez Agilitas et Prato.

À la mi-janvier 2023, les deux parties ont estimé qu’il était grand temps de célébrer cette collaboration et la réussite du projet. Le mardi 24 janvier, un barista a donc pris ses quartiers chez Agilitas, à Malines, et chez Prato, à Hasselt, pour une délicieuse pause-café. Et que serait une fête sans gâteaux ? Pour terminer sur une bonne note, nous avons même pu déguster des pralines Earnie. Merci à tous les collaborateurs d’Agilitas et de Prato !