Efficiënter werken, de kans op fouten en misverstanden verkleinen, innoveren en experimenten; dat zijn zaken waar we ons bij Prato voortdurend mee bezig houden. Tijdens een Discovery Day besteden we hier nog eens extra aandacht aan. Eén van de onderwerpen tijdens één van de laatste Discovery Days was BPMN (Business Process Model and Notation). De groep van Tim experimenteerde met het toepassen ervan en ontdekte al snel de meerwaarde.
Het primaire doel van BPMN is het verschaffen van een standaardnotatie van processen die voor alle stakeholders te begrijpen is. “Binnen Prato hebben processen natuurlijk vooral met software te maken”, vertelt Tim. “Een proces is een reeks van aan elkaar gerelateerde activiteiten met een duidelijk begin (input) en een duidelijk einde (output). Denk aan prestaties klaarzetten voor verloning, een persoon inschrijven, of een contract digitaal laten ondertekenen. Met BPMN breng je (complexe) processen grafisch in beeld in een Business Proces Diagram (BPD) met vaste bouwstenen.”
BPMN notaties
Voorbeeld van een proces: vraag van een klant
Vaste bouwstenen
“Eerst kregen we een introductie over de bouwstenen ‘evenementen’, ‘beslissingen’ en ‘activiteiten’. Daarna deden we gezamenlijk een voorbeeldoefening passend bij het door ons gekozen proces. Vervolgens voerde iedereen individueel een complexere oefening uit. Tot slot bespraken we de moeilijkheden en mogelijkheden waar we tegenaan waren gelopen weer in de hele groep.” Tim zijn groep was zeer gevarieerd met mensen uit vier verschillende teams. “Dat maakte het extra interessant, want we kijken allemaal op een andere manier naar processen.”
Elkaar begrijpen
Het doel van werken met BPMN tijdens de Discovery Day was zorgen dat de groepsleden elkaar goed begrijpen en nadenken over hoe en wanneer ze iets aan mensen uit een ander team – met andere contexten en achtergronden – uitleggen. “Dat doel is zeker bereikt. Het grote voordeel van BPMN is dat je ondubbelzinnig en overzichtelijk processen kan ‘vertellen’. Je ziet in één oogopslag welke acties en beslissingen van toepassing zijn, wat het begin en einde van een proces is en welke ‘rollen’ er deel van uitmaken. Discussies die beginnen met “ik zie of ik bedoel het eigenlijk anders” behoren hiermee tot het verleden. We hebben veel van elkaar geleerd.”
Elkaar scherp houden
Na de Discovery Day deelde de groep de resultaten met alle collega’s. “Onze belangrijkste boodschap was dat we de meerwaarde zien van BPMN omdat hiermee iedereen dezelfde taal spreekt. We gaan het daarom vaker in ons werk toepassen.” Om elkaar scherp te houden, komt ‘team BPMN’ sinds de Discovery Day maandelijks bij elkaar om ideeën uit te wisselen en te kijken hoe we bij Prato nog effectiever met BPMN kunnen werken.
Join us!
Zin om deel uit te maken van een bedrijf dat Growing Smart Together als kernwaarden heeft? Goesting om te experimenteren en bij de volgende Discovery Day zelf je bevindingen te presenteren? Check snel onze vacatures.
