Onkostenvergoedingen hebben betrekking op kosten die ten laste van de werkgever vallen, die m.a.w. veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (= kost eigen aan de werkgever).
Indien u een onkostenvergoeding toekent aan een werknemer, dan moet u de toekenning ervan ook kunnen verantwoorden.
Onkostenvergoedingen mogen niet gebruikt worden om op een verdoken manier loon toe te kennen.
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen.
De instructies van de RSZ bevatten een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt met daarbij de maximumbedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast.
Indien u als werkgever van oordeel bent dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag u uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet u de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.
Opgelet: ook bij de toekenning van een forfaitaire vergoeding moet u als werkgever het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden (zowel het feit dat u een onkostenvergoeding toekent aan een bepaalde werknemer als de hoogte van de vergoeding).
Bureauvergoeding
- Maximumbedrag :
- Vanaf 01/09/2022 : 142,95 €/ maand
- Vanaf 01/12/2022: 145,81 €/ maand
- Vanaf 01/01/2023: 148,73 €/ maand
- De bureauvergoeding dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, …
- De vergoeding mag enkel toegekend worden aan de werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen (telewerkovereenkomst!).
Meer info omtrent de toepassingsvoorwaarden van de bureauvergoeding vind je hier terug.
