9 maanden geleden startte Job Talent met het gebruik van de PratoFlex – CheckHub integratie. Dit leek ons een goed moment om eens te praten met Jela Desfossés, HQ Manager bij Job Talent, over de ervaring en bevindingen bij Job Talent tot dusver.
Laat ons beginnen met te schetsen hoe bij Job Talent vroeger de inzameling van de documenten van uitzendkrachten verliep.
Jela Desfossés: “Voor we de PratoFlex – CheckHub integratie gebruikten, kwam er voor deze inzameling van documenten nog heel wat papierwerk aan te pas, om niet te zeggen heel veel papierverspilling. Bij Job Talent hebben we namelijk hoe langer hoe meer oog voor het ecologische aspect van de bedrijfsvoering. Het was een administratieve rompslomp waarbij we documenten zoals intentieverklaring en inlichtingenfiche moesten afdrukken, samen met de kandidaat gaan invullen, daarna inscannen en vervolgens naar een mailbox versturen. Daarna moest dit worden opgeslagen en correct gekoppeld worden aan een kandidaat. Er waren dus heel veel manuele stapjes nodig in dit proces. Ook voor een identiteitskaart of bankkaart moesten we naar een kopieerapparaat stappen, een kopietje maken, scannen, opslaan en koppelen. Met andere woorden, een enorme tijdverspilling.”
“De tijd en effort van onze kant bleef gelukkig heel beperkt tijdens de opstartfase.”
Het begon uiteraard met de set-up van jullie account op het CheckHub platform om van start te kunnen gaan. Hoe heb je de voorbereiding en dit opstartproces ervaren?
Jela Desfossés: “Dat was goed georganiseerd en is heel vlot verlopen. Vanuit CheckHub is één call met ons opgezet waar we samen bekeken wat er allemaal moest worden aangeleverd. Het ging dan over ons logo, een opsomming van de types documenten en het doorsturen van enkele formulieren. Voor de e-mail-en SMS templates en de profielpagina waren zelfs al standaard templates voor ons klaargezet waar we uit konden kiezen of onze eigen aanpassingen op maken. We hoefden dus niet zelf creatief te zijn en teksten vanaf een blanco blad beginnen opmaken. Daardoor was de tijd en effort van onze kant heel beperkt.”
Hoe heb je tot op vandaag de dienstverlening van CheckHub ervaren?
Jela Desfossés: “Elke keer als ik een mail met een vraag stuur, krijg ik dezelfde dag een reactie terug en haast altijd reeds voorzien van een oplossing of voorstel voor een oplossing. Wat ik ook enorm heb geapprecieerd, is de eerlijke feedback. Ik herinner me nog het antwoord dat ik kreeg naar aanleiding van bepaalde complexe opstartdocumenten. Het zou te veel tijd en geld kosten om deze vanaf de start mee te nemen. Ik kreeg toen de vraag of ik daarop wilde wachten. Het was voor mij dan ook snel duidelijk dat we daar niet op moesten wachten. We konden onmiddellijk reeds een grote efficiëntie-slag slaan door met de rest van de documentenset van start te gaan. Dus als ik het mag samenvatten: ik heb een transparante en snelle dienstverlening ervaren.”
“Waar we vroeger veel tijd verspilden, is het nu een proces dat automatisch verloopt en waar weinig tot geen manuele interventie bij nodig is.”
En misschien de belangrijkste vraag om te stellen: wat zijn de voornaamste voordelen die je vandaag hebt kunnen realiseren dankzij de PratoFlex – CheckHub integratie?
Jela Desfossés: “We hebben dankzij de integratie van CheckHub in PratoFlex, zelfs over een relatief korte periode, een heel positieve evolutie gezien. Waar we vroeger veel tijd verspilden of het zelfs vergaten om de dossiers op te volgen, is het nu een proces dat automatisch verloopt en waar weinig tot geen manuele interventie bij nodig is. Naast de tijdwinst is het ook veel gemakkelijker voor een uitzendkracht om dit rustig thuis via de smartphone of computer te kunnen doen en kunnen ze in één beweging alle documenten opladen of invullen. Voor de volledigheid moet ik erbij zeggen dat er natuurlijk nog altijd mensen zijn die de gevraagde documenten niet opladen of tekenen. Deze moeten dan toch nog eens worden opgebeld. Maar dit aantal is veel kleiner dan we initieel hadden ingeschat. Plus dit gaat er ook meer en meer uitgaan naar de toekomst toe. Als we nu bijvoorbeeld alleen maar kijken naar de intentieverklaring en inlichtingenfiche, dan sparen we daar al veel tijd mee uit en zijn onze dossiers veel vollediger. En zo zijn we natuurlijk ook echt ‘paperless’ bezig.”
Meer informatie over CheckHub kan je hier vinden.
