De afgelopen 12 maanden waren op zijn zachtst gezegd bijzonder. Bijzonder omdat onze wereld plots stil leek te staan en we tegelijkertijd in versneld tempo tot interessante inzichten kwamen. Inzichten waar we anders, zonder Covid, nog heel wat jaren voor nodig zouden hebben. Bij Prato hebben we de gewoonte om regelmatig terug te blikken op wat wel en niet werkt: wat willen we behouden, waar willen we meer van zien en wat willen we anders.
Het voorbije jaar was dat niet anders. Na enkele maanden thuiswerk was het duidelijk dat het geen optie zou zijn om terug te keren naar de situatie pre-corona. Hoog tijd om ons te buigen over de vraag hoe we bij Prato in de toekomst wel zouden gaan (samen)werken. Het werd een boeiende zoektocht, met als resultaat een duidelijke visie op Prato 3.0 – een remote first company.
Tijdens deze zoektocht was de input van onze 100 Pratorians heel belangrijk. Op regelmatige tijdstippen schotelden we hen de nodige vragen voor. De grafieken verderop in deze blog zijn het resultaat van die bevragingen.
Prato 1.0 – waar zijn we gestart?
Laten we eerst beginnen met onze structuur pre-corona, hetgeen wij Prato 1.0 noemen. Beeld je in: een groot open landschapskantoor, verspreid over 2 verdiepingen, met een 17-tal eilanden voor 100 Pratorians. Elk team en elke Pratorian heeft er zijn vaste werkplek. Van die 100 werken er maximaal 10 collega’s structureel 1 dag per week van thuis.
Wat deze versie nog typeert en eigenlijk veel belangrijker is, zijn onze cultuur en organisatie. Over beide valt heel veel te vertellen, zoveel zelfs dat we er een boek over schreven. De digitale versie van dat boek is voor iedereen beschikbaar. Een echte aanrader, al zeggen we het zelf. Geen droge PDF, wel een echt boek dat je kan doorbladeren en ook zeker eens moet lezen. Nu zetten we de belangrijkste zaken even op een rijtje.
Onze cultuur vatten we samen als: Growing Smart Together. Daar werken we elke dag opnieuw aan. Het is onze missie om iedere dag een klein stukje te verbeteren. Eenvoud en dingen simpel houden. Mensen centraal zetten en vertrouwen een heel belangrijke rol laten spelen. Op dit moment zijn we er ook nog van overtuigd dat, om echt goed samen te werken, het noodzakelijk is om altijd samen op kantoor te zijn. Ondertussen weten we wel beter.
Daarnaast mogen we zeker onze Business Agility niet vergeten. Of hoe we ons werk organiseren en we er continu naar streven om waarde te creëren voor klanten en partners, in de kortst mogelijke doorlooptijd en op een duurzame, zinvolle manier voor alle medewerkers.
Prato 2.0 – (verplicht) werken ‘in ons kot’
Midden maart 2020: we verlaten halsoverkop ons landschapskantoor, grabbelen nog vlug een extra scherm en/of een bureaustoel mee en installeren onze home offices a.k.a ‘ons kot’. Binnen de week waren we gesetteld en zetten we ons werk volledig remote verder.
Hoe dat zo vlot ging? Wel, de manier waarop we al georganiseerd waren ten tijde van Prato 1.0 en onze cultuur hebben daar een belangrijke rol in gespeeld. We denken dan vooral aan volgende zaken:
- De dagelijkse stand-ups, waarbij elk team een kwartiertje tijd maakt om het werk te synchroniseren, bleven doorgaan en in sommige teams deden ze er nog een middageditie bij.
- Informatie visueel maken en kanban borden gebruiken. De fysieke borden werden snel vervangen door een digitale versie.
- Het gebruik van Google Docs en Drive waardoor alle documenten makkelijk gedeeld kunnen worden.
- Progress Meetings: elke 2 weken toont ieder team waar ze aan gewerkt hebben, het voorbije jaar gebeurde dat digitaal.
- Stuurgroep: per stream (alle activiteiten rond 1 strategisch doel) organiseren we om de 6 tot 8 weken een stuurgroepmeeting waarin alle aspecten van die stream besproken worden. Van roadmap tot planning en kosten.
- Prato Update: een meeting/presentatie waarin we onze Pratorians bijbabbelen over de visie, het financiële aspect en de grote projecten waar er momenteel op gewerkt wordt, normaal op kwartaalbasis. Het laatste jaar werd dat een 2-wekelijkse afspraak.
Ook in deze nieuwe setting was vertrouwen de hoofdrolspeler. Pratorians moesten naast hun Prato collega’s plots ook rekening houden met hun home office collega’s. Om dat werkbaar te maken, spraken we af dat er binnen de teams in dialoog werd gegaan over wie, wanneer beschikbaar was voor klanten en collega’s en maakten dat duidelijk in de agenda’s. Een meer flexibele invulling van onze dagen was al snel een feit. Collega’s begonnen vroeger te werken, namen tussendoor de tijd om niet-werkgerelateerde zaken op te volgen en werkten dan op een ander moment nog wat zaken af.
Vinger aan de pols
Na de eerste maand thuiswerk wilden we weten hoe onze Pratorians deze nieuwe situatie beleefden. Midden april 2020 lanceerden we daarom een eerste poll om hier meer inzicht in te krijgen. Er zouden zo nog 4 bevragingen volgen om vinger aan de pols te houden.
Onderstaande grafieken geven een beeld na 6 maanden thuiswerk. Bij de eerste bevraging in april lagen die cijfers ongeveer 0.5 punten lager. Hoe langer we in ons kot zaten, hoe beter we scoorden. De binding met Prato ging er helaas op achteruit. Met de nodige acties en aandacht konden we die cijfers ook in de goede richting krijgen (hier schreven we eerder een blog over).
Daarnaast gaven we onze Pratorians de kans om via deze polls hun visie op de toekomst te delen. De corona-exit werkgroep ging met die inzichten verder aan de slag.
Prato 3.0 – een remote first company
Zoals al gezegd, terugkeren naar de 1.0 versie is voor onze Pratorians geen optie.
Het remote werken levert heel wat voordelen op en die willen we absoluut meenemen naar Prato 3.0. Flexibiliteit staat met stip op nummer 1. Snel even de kinderen naar school brengen, ‘s middags een langere pauze voor een wandeling of fietstocht, … De tijdswinst door het wegvallen van de woon-werkverplaatsing laten we niet meer los. Ook de focus en de verhoogde productiviteit willen we maximaal behouden. Zelfs de videocalls nemen we graag mee. Hoe handig is het niet dat je meetings/presentaties/webinars kan opnemen? Bijkomend voordeel van de online meetings: op één of andere manier is iedereen nu stipt op tijd aanwezig (nu ja, toch de meeste, uitzonderingen bevestigen ook hier de regel :-)).
Maar goed: trop is te veel dus ook onze Pratorians kijken ernaar uit om hun collega’s weer te ontmoeten. De spontaniteit op kantoor, de plezante chaos die daar heerst, ook dat willen we meenemen naar Prato 3.0.
Remote first
Best of both worlds dus. Daarom gaan we voor remote first. Het kantoor zal voor het gros van de Pratorians niet de plek zijn waar ze het meest zullen werken.
In functie van wat hij die dag wil doen, zal een Pratorian heel bewust kiezen welke werkplek daar het meest geschikt voor is: zijn home office, het kantoor of een andere werkplek. Het zal dus een hybride vorm zijn, maar wel remote first. We blijven alles digitaal doen, behalve natuurlijk als alle deelnemers van een meeting samen op kantoor zijn. De vaste werkplekken op kantoor ruilen we in voor flexplekken en een deel van de kantoorruimte hebben we al opgezegd.
Dat kan alleen werken als we de Pratorians binnen deze remote first visie, de ruimte en vrijheid geven om zelf te bepalen hoe, wat, waar en wanneer. Er is geen one size fits all. De individuele noden verschillen, zoveel is duidelijk en moeten de nodige aandacht krijgen. Het gesprek hierover aangaan met elkaar om die verschillen beter te begrijpen en zo in de teams tot goede afspraken te komen is heel belangrijk. Want naast de individuele noden moeten we ook rekening houden met de noden van het team, Prato en de klant.
Voortschrijdend inzicht
We hanteren geen ingewikkelde policies, met dit kader gaan we van start. We beseffen dat er nog heel wat uitdagingen op ons pad zullen komen, maar met gezond boerenverstand, een open communicatie en voortschrijdend inzicht komen we er wel, daar hebben we alle vertrouwen in!
