Op 6 juli 2018 werden de nieuwe forfaitaire dagvergoedingen gepubliceerd die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn personeel in het kader van buitenlandse opdrachten. Deze bedragen mogen onder voorwaarden ook toegepast worden door de werkgevers in de privésector en worden aanvaard door de RSZ en de fiscus als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
Kosten
De bedragen van deze dagelijkse forfaitaire vergoedingen dekken de kosten voor maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven die plaatsvinden tijdens de buitenlandse dienstreis. Ze dekken geen huisvestingskosten en verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken.
Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
Dienstreis
Een ‘dienstreis’ is een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is, met een maximum van 30 kalenderdagen. In dit geval moeten de bedragen van categorie 1 toegepast worden.
Belangrijk te onthouden in dit kader is dat de belastingplichtigen (werknemers/bedrijfsleiders) voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit, niet in aanmerking komen. Deze verplaatsingen kunnen daarom niet als buitenlandse dienstreis beschouwd worden.
In een circulaire van 2013 (Ci.RH.241/609.972, dd. 10.10.2013) heeft de fiscus de definitie van dienstreis verruimd in die zin dat bepaalde dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die door de werkgever of vennootschap worden toegekend voor een beroepsmatig verblijf van meer dan 30 dagen in het buitenland, ook aanvaard kunnen worden als een terugbetaling van kosten, onder volgende voorwaarden:
- het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mag niet meer bedragen dan de bedragen vastgesteld per land volgens categorie 2;
- de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
- de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.
Beperkingen
Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de onder nr. 8 bedoelde forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:
- met 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het ontbijt;
- met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;
- met 5% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.
Ook een cumulatie met maaltijdcheques is niet toegelaten. In dergelijk geval dient men de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque in mindering te brengen van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
Bron: Ministerieel Besluit van 2 juli 2018 houdende vaststelling van de verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, BS 6 juli 2018.
