De wetgever heeft eind 2024 het bestaande wettelijk kader inzake de private opsporing herzien en gemoderniseerd.
Door het verruimde toepassingsgebied van de nieuwe wet heeft dit ook impact op de werkgever wanneer er door de personeelsdienst van de werkgever interne onderzoeken verricht worden in het kader van bijvoorbeeld diefstal, schending vertrouwensplicht, … .
Het doel van het intern onderzoek moet dan voornamelijk gericht worden op het verzamelen van inlichtingen. Zo speelt de WPO wet niet wanneer een werkgever louter een gesprek heeft met een werknemer over zijn functioneren.
Definitie private opsporing
De activiteit van private opsporing wordt beschouwd als een activiteit waarvan de volgende cumulatieve voorwaarden voldaan moeten zijn:
- uitgevoerd door een natuurlijk persoon;
- in opdracht van een opdrachtgever;
- die bestaat uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten;
- die als doelstelling heeft om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
De nieuwe wet en haar memorie van toelichting duidt ook de activiteiten die niet worden beschouwd als private opsporing of als uitzondering erkend worden. Een aantal van de activiteiten vormen een uitzondering omdat zij geregeld worden door andere wetgeving zoals bijvoorbeeld de activiteiten van notaris, advocaat, een door het gerecht aangestelde expert, … . Als de resultaten van de opsporing echter gebruikt worden verder dan ter uitvoering van een wettelijke verplichting of opdracht, dan zijn het wél activiteiten van private opsporing.
Ook leden van een personeelsdienst die, ten behoeve van hun eigen werkgever, activiteiten van private opsporing uitvoeren in het kader van incidentenonderzoek ten laste van werknemers van die werkgever, vallen onder het toepassingsgebied van de WPO-wet, en moeten dus voldoen in de daarin voorziene voorwaarden.
Intern reglement
Opname in arbeidsreglement
Voor werkgevers die een privé-onderzoek willen uitvoeren, is de toestemming van de werknemers om een privé-onderzoek uit te voeren, verplicht. Bijkomend moet er dus een clausule opgenomen worden in een reglement. Deze clausule moet vermelden in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden de private opsporing mogelijk is.
In de wet wordt niet gezegd wat dit reglement juist inhoudt. Echter verwijzen de voorbereidende werken naar het arbeidsreglement, een ondernemings-cao of een besluit van de ondernemingsraad.
Er worden ook geen vormvoorwaarden opgelegd, maar het reglement moet wel voldoende duidelijk en transparant zijn zodat werknemers voldoende op de hoogte zijn binnen welke situatie er een onderzoek gevoerd kan worden en waarvoor zijn toestemming geven, en onder welke voorwaarden.
Alvast de volgende onderdelen worden best vermeld :
- Welke onderzoeksdaden verricht mogen worden;
- voor welke activiteiten en;
- de richtlijnen die van toepassing zijn op het onderzoek rekening houdende met het finaliteits-, legaliteits- en proportionaliteitsbeginsel.
Werkgevers beschikken over een termijn van 2 jaar vanaf de datum van inwerkingtreding van de wet om aan deze nieuwe bepaling te voldoen. Ondernemingen hebben bijgevolg tot 16 december 2026 de tijd om deze clausule op te nemen in hun arbeidsreglement.
Als het arbeidsreglement deze clausule niet bevat of indien de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement niet gevolgd werd tot introductie van deze clausule, voorziet de wet in de nietigheid van het onderzoeksrapport, dat bijgevolg niet kan worden gebruikt in gerechtelijke procedures.
Voorafgaandelijke informatieplicht
Wanneer de werkgever een rapport ontvangt, zal hij eerst binnen 30 dagen moeten beslissen of hij het rapport zal gebruiken. Indien de werkgever het rapport niet zal toepassen, moet de private opsporingsdienst het rapport vernietigen.
Wilt de werkgever het rapport wel gebruiken, dan moet de betrokken werknemer voorafgaandelijk geïnformeerd worden over:
- de identiteit en contactgegevens van de voor de verwerking verantwoordelijke, of zijn vertegenwoordiger;
- de aard en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens;
- de begin- en einddatum van het privéonderzoek;
- het bestaan van het recht op kosteloze toegang en aanvulling, verbetering of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens die op hen betrekking hebben, en de wijze waarop dit recht in de praktijk bij de vertegenwoordiger kan worden uitgeoefend
Het is ten slotte de rechter die zal nagaan of het privé-onderzoek overeenkomstig de wet uitgevoerd is, wanneer vorderingen hierop gebaseerd zijn. De rechter beschikt over een discretionaire bevoegdheid.
Overige
De werkgever zal gelet op de gevoeligheid van zo’n onderzoek, ook extra aandacht moeten besteden aan de bescherming van de privacy van de werknemers en derden die eventueel betrokken zijn bij een intern onderzoek.
Ook dit element moet opgenomen zijn in het intern reglement.
Daarbij mag de werkgever enkel samenwerken met een vergunde onderneming voor private opsporing of een vergunde eigen interne dienst. Wanneer een werkgever een lid van zijn eigen personeelsdienst inschakelt, moeten deze evenwel niet beschikken over een vergunning of over een identificatiekaart in het kader van een incidentenonderzoek.
Inwerkingtreding
De wet en de bijhorende regels zijn in werking op 16 december 2024.
Zoals hierboven reeds gemeld hebben ondernemingen 2 jaar de tijd om de clausule te voorzien in een reglement waarin de toepasselijke regels over de private opsporing op de werkvloer bepaald worden.
Aldus heeft een werkgever nog tot en met 16 december 2026 om het nodige in orde te maken.
Bron : Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024.
