La législation belge est complexe et change, en outre, régulièrement. Rester au fait de son actualité n’a donc rien d’évident. Grâce à l’automatisation, ces règles sociojuridiques et fiscales en constante évolution ne posent toutefois aucun problème à Earnie, notre moteur salarial de nouvelle génération. Earnie est conçu pour pouvoir interpréter ces lois et réglementations changeantes. Comment ce prodige est-il possible ? Nous en avons parlé avec Pieter, un des collègues de l’équipe juridique de Prato.
Configurations jusqu’au niveau du client ou du travailleur
Pieter Caproens
Pieter Caproens, analyste technico-juridique chez Prato, suit quotidiennement la législation et la réglementation sociojuridiques et explique : « Outre les dispositions générales en matière de législation et de réglementation sociojuridiques, nous intégrons aussi dans Earnie des règles sectorielles, telles que les indemnités et primes sectorielles, les éco-chèques, les indemnités kilométriques, etc. Si certains éléments de la législation et de la réglementation ne changent pas fréquemment, d’autres font l’objet d’adaptations régulières. L’idéal est donc de les rendre paramétrables. Leur configuration est possible sur la base de certains niveaux au sein d’Earnie. »
De quels niveaux est-il question ?
Pieter explique qu’il assure le suivi du niveau de configuration général et sectoriel pour Earnie : « Au niveau général, nous suivons les dispositions sociojuridiques qui sont généralement et globalement applicables, quel que soit le secteur. Au niveau sectoriel de la commission paritaire ou de la sous-commission paritaire, nous veillons à suivre les règles sectorielles qui complètent ou divergent de la législation et de la réglementation générales. L’intérêt du moteur salarial réside dans le fait qu’Earnie peut traiter la législation et la réglementation à ces deux niveaux. En d’autres termes, Earnie “connaît” et différencie les commissions paritaires. »
Pieter poursuit : « Il est ensuite possible d’effectuer des paramétrages qui dérogent à ces dispositions à un niveau de configuration encore plus spécifique, notamment celui du client ou du travailleur, si le client a des règles propres à son entreprise. Plus le niveau de configuration des paramètres est spécifique, plus la priorité d’application dans le calcul du salaire d’Earnie est élevée. Si vous définissez par exemple une règle telle que l’attribution d’une prime de week-end au niveau du travailleur, elle sera toujours prioritaire sur tous les autres paramètres existants de niveaux de configuration plus généraux, comme le niveau du client, de la sous-commission paritaire, de la commission paritaire et le niveau général. »
« Earnie peut gérer la législation et les réglementations sociojuridiques au niveau général et sectoriel. »
Flux constant de mises à jour
Notre législation change régulièrement, mais à quelle fréquence faut-il envisager des mises à jour ?
Selon Pieter, il s’agit d’un flux constant de modifications de la législation et de la réglementation : « Tant les dispositions générales relatives à la législation sociojuridique, aux règlements et aux règles fiscales que les dispositions sectorielles font l’objet de changements réguliers (extensions/modifications de dispositions existantes ou nouvelles, indexations, etc.)
Earnie les intègre par le biais d’un jeu de codes général, avec configuration afférente. Dans le cas de dispositions générales, celles-ci s’appliquent à tous les secteurs au “niveau général” dans Earnie. Dans le cas de dispositions sectorielles, elles s’appliquent au niveau de la commission paritaire ou de la sous-commission paritaire. C’est notamment le cas des rémunérations et primes sectorielles. »
Certains changements concernant les règles d’application des dispositions réglementaires devraient également être ajustables. Pieter clarifie ce point : « Dans Earnie, nous essayons de faire en sorte que tout soit le plus paramétrable possible au niveau général. Les contrôles salariaux en sont un exemple. De tels contrôles spécifiques sont effectués à la fin d’un calcul de salaire pour vérifier si tout est conforme aux dispositions réglementaires connues dans Earnie. »
Belcotax et le contrôle en cas de maladie sont d’autres exemples où il est possible de définir des paramètres spécifiques. Lors du contrôle en cas de maladie, Earnie vérifiera lui-même si une combinaison est, par exemple, possible avec un jour férié.
Ajustements rétroactifs
Des ajustements sont-ils possibles dans le passé ou avec effet rétroactif ? Et comment Earnie gère-t-il de tels cas de figure ?
Pieter le confirme : « Nous intégrons toujours effectivement les changements rétroactifs dans Earnie. Nous procédons systématiquement à l’ajustement à partir de la date d’exécution légale, mais nous ne corrigeons évidemment pas tous les calculs salariaux sans consulter le client. Quoi qu’il en soit, la possibilité d’une correction rétroactive à partir de la date d’exécution légale existe bel et bien dans Earnie. »
Tandem
La création d’un moteur salarial intelligent est un travail d’équipe. Quelle est l’interaction entre l’équipe juridique, d’une part, et les analystes et développeurs, d’autre part ?
« J’y vois vraiment un tandem », explique Pieter, qui joue ainsi un rôle de « jeteur de pont » entre l’équipe juridique et les analystes et développeurs techniques de Prato. Pieter : « Nous nous efforçons toujours de faire coïncider la partie juridique et la partie technique en fonction du développement ultérieur d’Earnie. »
Avec le concours des collègues de l’équipe juridique, Pieter se charge d’abord des analyses de la partie sociojuridique et fiscale (précompte professionnel). Les nouvelles évolutions législatives et réglementaires sont ensuite discutées chaque semaine en interne entre l’équipe juridique, les analystes techniques et les équipes payroll afin de déterminer l’impact technique sur le fonctionnement et le développement d’Earnie.
« Les développements techniques d’Earnie surviennent toujours en concertation avec l’équipe juridique. Nous participons activement à l’analyse et à l’évaluation des développements existants et nouveaux. Les adaptations techniques élaborées à cette fin doivent également être correctes sur le plan sociojuridique et fiscal, avant que l’équipe de développement les mette en œuvre dans Earnie », conclut Pieter.
Enfin, les développements et la configuration sont minutieusement testés au sein d’Earnie avant d’être diffusés. Les tests impliquent également l’équipe juridique. Cela semble compliqué, ça l’est aussi, mais nous ne pouvons rien laisser au hasard.
« Earnie connaîtra bientôt 85 % de toutes les commissions paritaires »
Maintenir Earnie à jour
Comment Earnie reste-t-il au fait de l’actualité ?
Pieter explique que son analyse commence par tout ce qui ressort des moments de concertation interne en fonction des développements pour Earnie et du suivi proactif de la législation sociojuridique, de la réglementation et des règles fiscales : « Cet aspect s’applique à la fois à la partie générale et à la partie sectorielle. Il comprend le suivi des publications de la législation et des réglementations nouvelles ou changeantes, des dispositions des conventions collectives sectorielles qui arrivent à échéance, sont renouvelées ou modifiées, des indexations des primes et des rémunérations au sein des commissions paritaires, etc. C’est ainsi qu’Earnie reste intelligent et efficace par rapport à l’évolution de la législation et de la réglementation. »
L’automatisation a aussi des limites
Earnie peut gérer beaucoup de choses, mais avec une législation et une réglementation aussi complexes que les nôtres, l’automatisation dans tous les domaines ne coule pas de source. Existe-t-il une législation ou une réglementation difficile à automatiser ?
« En effet », admet Pieter. « La “gestion de dettes”, par exemple, est un sujet hautement complexe. D’innombrables situations sont envisageables, qui peuvent différer très peu les unes des autres, mais qui ont néanmoins leurs propres règles, ce qui complique l’automatisation complète de tous les scénarios possibles. »
La difficulté à automatiser certains aspects trouve généralement son origine dans la complexité des données elles-mêmes. Cela ne signifie toutefois pas toujours qu’aucune configuration ou mise en œuvre n’est possible. Les clients peuvent également configurer manuellement certains éléments via l’écran de configuration. Le tableau de bord permet d’effectuer des ajustements à un niveau de configuration plus spécifique. Vous pouvez notamment définir vos propres formules salariales au niveau du client ou du travailleur lorsqu’un montant ou un pourcentage spécifique de prime s’applique à un client ou à un travailleur et diffère des dispositions générales ou sectorielles. Le client ne peut, bien sûr, apporter aucune modification au niveau général ou de la (sous-)commission paritaire. Prato est responsable de la maintenance de ces niveaux, de sorte que nos clients n’ont pas à s’en soucier.
L’avenir
Earnie peut déjà faire beaucoup aujourd’hui. D’ici la fin de l’année, Earnie connaîtra 85 % de tous les comités paritaires et l’objectif est qu’il travaille avec chacune d’entre elles. Les performances futures s’inscrivent en nette croissance. Earnie devient, en effet, de plus en plus intelligent à mesure que les lois et les réglementations évoluent.
Conclusion ? Avec Earnie vous avez déjà un moteur salarial très efficace aujourd’hui, qui ne fera que s’améliorer demain !
