Onze Belgische wetgeving is complex en bovendien wijzigt deze regelmatig. Altijd up-to-date blijven is dan ook geen sinecure. Dankzij automatisatie zijn die frequent wijzigende sociaal-juridische en fiscale regels nochtans geen probleem voor onze next-gen loonmotor Earnie. Earnie is zo gebouwd dat hij die veranderende wetgeving en reglementering kan interpreteren. Maar hoe werkt dit nu precies? Wij spraken met Pieter, één van de collega’s van het legal team bij Prato.
Configuraties tot op het niveau van de klant of werknemer
Pieter Caproens
Pieter Caproens, technisch-juridisch analist bij Prato, volgt de sociaal-juridische wetgeving en reglementering dagelijks op en legt uit: “In Earnie bouwen we naast algemene bepalingen op het vlak van de sociaal-juridische wetgeving en reglementering, ook sectorale bepalingen, zoals sectorale vergoedingen en premies, ecocheques, kilometervergoedingen e.a. in. Bepaalde elementen op vlak van wetgeving en reglementering wijzigen niet frequent, andere zijn dan weer onderhevig aan regelmatige wijzigingen en willen we om die reden instelbaar maken. Configuratie hiervan is mogelijk en gebeurt op basis van bepaalde niveaus binnen Earnie.”
Over welke niveaus gaat het dan?
Pieter vertelt dat hij voor Earnie het algemene en het sectorale configuratieniveau opvolgt: “Op algemeen niveau volgen we de sociaal-juridische bepalingen op die algemeen en overkoepelend van toepassing zijn ongeacht de sector. Op sectoraal niveau van het paritair comité of paritair subcomité gaat het om de opvolging van de sectoraal afwijkende en/of aanvullende bepalingen op de algemene wetgeving en reglementering. Dat Earnie kan omgaan met wetgeving en reglementering op beide niveaus, maakt de loonmotor zo interessant. Earnie “kent” met andere woorden de paritaire comités.”
Pieter gaat verder: “Wil je vervolgens op een nog specifieker configuratieniveau – bijvoorbeeld op het niveau van de klant of de werknemer – instellingen doen die daarvan afwijken omdat je klant specifieke, bedrijfsgebonden regels heeft? Dan kan dit. Hoe specifieker het configuratieniveau van de instellingen, hoe hoger de voorrang voor toepassing in de loonbepaling van Earnie. Als je iets op het niveau van de werknemer instelt, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een weekendtoeslag, dan krijgt dit altijd voorrang op eventuele andere bestaande instellingen van algemenere configuratieniveaus, zoals o.a. het niveau van de klant, het paritair subcomité, het paritair comité en het algemene niveau.”
“Earnie kan om met sociaal-juridische wetgeving en reglementering op algemeen en sectoraal niveau”
Constante flow aan updates
Onze wetgeving wijzigt regelmatig, maar hoe vaak moeten we rekening houden met updates?
Volgens Pieter gaat het om een constante flow van veranderende wetgeving en reglementering: “Zowel algemene bepalingen m.b.t. sociaal-juridische wetgeving, reglementering en fiscale regels, als sectorale bepalingen ondergaan regelmatig wijzigingen (verlengingen/aanpassingen bestaande of nieuwe bepalingen, indexaties, etc.). Earnie vangt dit op door middel van een algemene codeset met bijbehorende configuratie. Ingeval van algemene bepalingen zijn deze over alle sectoren heen van toepassing op ‘algemeen niveau’ in Earnie. Ingeval van sectorspecifieke bepalingen zijn deze van toepassing op het ‘niveau van het paritair comité of paritair subcomité’ in Earnie, zoals bijvoorbeeld sectorspecifieke vergoedingen en premies.”
Bepaalde wijzigingen m.b.t. de toepassingsregels van reglementaire bepalingen moeten ook instelbaar kunnen zijn. Pieter licht toe: “In Earnie proberen we op algemeen niveau alles zo instelbaar mogelijk te maken. Een voorbeeld hiervan zijn de looncontroles. Zo treden er specifiek ingestelde looncontroles in werking op het einde van een loonberekening om na te gaan of alles conform is met gekende reglementaire bepalingen binnen Earnie.”
De Belcotax en de controle bij ziekte zijn eveneens voorbeelden waarbij het mogelijk is om specifieke aanpassingen in te stellen. Bij de controle in geval van ziekte gaat Earnie zelf controleren of bijvoorbeeld een combinatie mogelijk is met een feestdag.
Retroactieve aanpassingen
Zijn er ook aanpassingen in het verleden mogelijk of met terugwerkende kracht? En hoe gaat Earnie daar mee om?
Pieter bevestigt: “Retroactieve wijzigingen passen we ook altijd daadwerkelijk aan in Earnie. De aanpassing doen we steeds vanaf de wettelijke uitwerkingsdatum, maar corrigeren we niet zomaar over alle loonberekeningen heen zonder overleg met de klant. Er is uiteraard steeds de optie van een retroactieve correctie vanaf de wettelijke uitwerkingsdatum in Earnie.”
Tandem
Een slimme loonmotor tot stand brengen, is het werk van een team. Hoe ziet de wisselwerking eruit tussen enerzijds het legal team en anderzijds de analisten en de developers?
“Noem het gerust een tandemwerking”, vertelt Pieter. Pieter oefent zo een ‘brugfunctie’ uit tussen het legal team en de technische analisten en developers binnen Prato. Pieter: “We streven er steeds naar om het juridische en het technische luik te laten matchen met elkaar in functie van de verdere ontwikkeling van Earnie.”
Allereerst zorgt Pieter samen met de collega’s van het legal team voor de analyses van het sociaal-juridische en fiscale (bedrijfsvoorheffing) luik. Vervolgens worden de nieuwe evoluties in de wetgeving en reglementering wekelijks intern besproken tussen het legal team, de technische analisten en de payroll teams om na te gaan welke technische impact dit heeft op de werking en ontwikkeling van Earnie.
“De technische ontwikkelingen binnen Earnie gebeuren steeds in samenspraak met het legal team. We zijn actief betrokken bij de analyse en beoordelingsmomenten m.b.t. de aanpassing van bestaande en nieuwe ontwikkelingen. De technische aanpassingen die hiervoor uitgewerkt worden, moeten dan ook op sociaal-juridisch en fiscaal vlak correct zijn, alvorens het development team de implementatie ervan in Earnie zal uitvoeren”, zo besluit Pieter.
Uiteindelijk worden de ontwikkelingen en configuratie binnen Earnie grondig getest alvorens deze worden vrijgegeven. Ook bij het testen wordt het legal team nauw betrokken. Klinkt ingewikkeld, is het ook, maar we kunnen niets aan het toeval overlaten.
“Earnie kent binnenkort al 85% van alle paritaire comités”
Earnie up-to-date houden
Hoe gaat zoiets te werk, Earnie up-to-date houden?
Pieter vertelt dat zijn analyse start bij alles wat uit de interne overlegmomenten in functie van de ontwikkelingen voor Earnie voortvloeit en de proactieve opvolging van de sociaal-juridische wetgeving, reglementering en fiscale regels: “Dit geldt zowel voor het algemene, als het sectorale luik. Het gaat dan onder andere over de opvolging van publicaties van nieuwe of wijzigende wetgeving en reglementering, bepalingen van sectorale cao’s die aflopen/vernieuwen of wijzigen, indexaties van premies en vergoedingen binnen de paritaire comités, etc. Zo houden we Earnie slim en efficiënt voor wat de wijzigende wetgeving en reglementering betreft.”
Automatisatie kent ook limieten
Earnie kan veel aan, maar met zo’n complexe wetgeving en reglementering is automatisatie op alle vlakken niet vanzelfsprekend. Is er wetgeving of reglementering die moeilijk te automatiseren valt?
“Dat klopt”, volgens Pieter. “Schuldbeheer’ is bijvoorbeeld een heel complex topic. Er zijn veel situaties mogelijk die heel weinig van elkaar kunnen verschillen maar toch hun eigen bijzondere beheersregels hebben en dit maakt het moeilijk om alle mogelijke scenario’s volledig te kunnen automatiseren.”
Wanneer iets moeilijk te automatiseren valt, ligt de oorzaak hiervan vaak bij de complexiteit van het gegeven zelf. Dit betekent echter niet altijd dat er helemaal geen configuratie of implementatie mogelijk is. De klant kan ook zelf manueel bepaalde zaken configureren via het configuratiescherm. Via het dashboard kunnen er dan aanpassingen op een specifieker toegelaten configuratieniveau gedaan worden. Zo kan je bijvoorbeeld je eigen loonformules instellen op klant- of werknemersniveau wanneer er een specifiek bedrag of percentage aan premie van toepassing is bij een bepaalde klant of werknemer dat afwijkt van de algemene of sectorale bepalingen. Op algemeen niveau of het niveau van het paritair (sub)comité kan de klant geen wijzigingen doen. Prato staat in voor het onderhoud van die niveaus, waardoor onze klanten zich hierover geen zorgen moeten maken.
Toekomst
Earnie kan vandaag al heel wat. Tegen het einde van het jaar zal Earnie 85% van alle paritaire comités kennen en het streefdoel is uiteraard om Earnie met alle paritaire comités aan de slag te laten gaan.
Naar de toekomst toe gaan de prestaties alleen maar in stijgende lijn. Want in de mate dat de wetgeving en reglementering blijven evolueren, zal Earnie steeds slimmer worden.
Conclusie, met Earnie heb je vandaag al een zeer efficiënte loonmotor, die morgen alleen nog maar beter wordt!
