Uitbreiding van de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector – update

Aangifte van werken

Bij werken in onroerende staat,  de levering van stortklaar beton en activiteiten die behoren tot de vleessector is een aangifte van werken verplicht voor plaatsen waar werken worden uitgevoerd waarvan het totale bedrag exclusief btw gelijk is aan of hoger is dan een specifiek drempelbedrag:

Oorspronkelijk was aangekondigd dat de drempelbedragen afgeschaft zouden worden voor de verplichte aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector via Check in and Out at work. Echter de RSZ heeft ondertussen verduidelijkt dat gelet op het ontbreken van een KB tot uitvoering van art. 49 van de programmawet van 26/12/2022, de voorwaarden voor de aangifte van schoonmaakwerken dezelfde blijven als die voor alle andere werken die vallen onder art. 30bis van de wet van 27 juni 1969.

Reeds ingediende aangiften van werken die niet aan de voorwaarden voor verplichting beantwoorden, hoeven niet te worden gewijzigd.

Als het contract met de eindklant schoonmaakactiviteiten bevat, hoeft men dus enkel de werken aan te geven die de hierboven vermelde drempelbedragen overschrijden. 

Voor schoonmaakactiviteiten moet de aangifte voortaan gebeuren via “Check in and Out at work” en niet langer via “Check in at work“.

Sociale partners schoonmaaksector

De sociale partners in de schoonmaaksector hebben de wens uitgesproken dat een mechanisme van verplichte registratie wordt ingevoerd, niet alleen voor aankomst op de arbeidsplaats maar ook voor vertrek, en dat deze registratieplicht wordt uitgebreid tot alle werken, ongeacht hun waarde, en tot alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een arbeidsplaats waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten worden verricht, ongeacht hun status (werknemers, zelfstandigen, gedetacheerde, aannemers, onderaannemers, enz.).

Dit standpunt werd verwoord in het Plan voor eerlijke concurrentie Schoonmaak van 29 november 2016 tussen de sociale partners en de verschillende federale sociale inspectiediensten.

Check In and Out at Work

De programmawet van 26/12/2022 voorziet een uitbreiding van de aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen.

Er wordt daarbij voorzien dat op elke arbeidsplaats waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen worden verricht, de aanwezigheid én de rustpauzes van elke natuurlijke persoon geregistreerd moeten worden ( vb. de personen verbonden door een leerovereenkomst, de stagiairs, de leerlingen en studenten, zelfstandigen en hun helpers,….) door middel van een: 

• registratiesysteem (gegevensbank, een registratieapparaat en een registratiemiddel);
• of door een andere automatische registratiewijze (de waarborgen waaraan deze registratiewijze moet beantwoorden om gelijkgesteld te worden met het registratiesysteem worden vastgesteld bij KB).

Volgende gegevens moeten daarbij worden geregistreerd:

•  de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• het tijdstip van de registratie van aankomst op de arbeidsplaats en dat van vertrek van de arbeidsplaats evenals rustpauzes.

De uitgebreide aanwezigheidsregistratie heeft tot doel de veiligheid van de natuurlijke personen te verbeteren, zwartwerk en sociale fraude te bestrijden en de administratieve lasten voor aannemers en onderaannemers in verband met de bekendmaking van de arbeidsuren te verlichten.

De RSZ heeft een FAQ gepubliceerd op haar website. 

Uitgesloten

De volgende situaties vallen niet onder de uitgebreide regeling:

• de publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden aangezien er in deze situatie geen opdrachtgever bij betrokken is;
• een sportvereniging (vzw) die een verenigingswerker in dienst heeft om haar lokalen schoon te maken aangezien er in een dergelijke situatie geen opdrachtgever is;
• de dienstencheque-bedrijven aangezien hun opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren.

Verplichtingen aannemers

De aannemer stelt het registratiesysteem ter beschikking van de onderaannemers op wie hij een beroep doet, tenzij er onderling werd overeengekomen dat de aannemer en zijn eventuele onderaannemers een andere gelijkwaardige automatische registratiewijze toepassen.

Elke aannemer op wie een onderneming of een overheidsdienst een beroep doet voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten is ertoe gehouden het registratiesysteem te gebruiken. Dit geldt ook voor de aannemer die zelf persoonlijk onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten verricht.

Elke onderaannemer op wie een aannemer een beroep doet is ertoe gehouden het hem door de aannemer ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers waarop hij een beroep doet, of de andere gelijkwaardige registratiewijze toe te passen.

Elke onderaannemer op wie een onderaannemer, of op wie elke volgende onderaannemer een beroep doet is ertoe gehouden het hem door de onderaannemer waarmee hij een overeenkomst heeft gesloten ter beschikking gestelde registratiesysteem te gebruiken en het ter beschikking te stellen van de onderaannemers waarop hij een beroep doet, of de andere gelijkwaardige registratiewijze, toe te passen.

De hierboven vermelde personen zijn verantwoordelijk voor de levering, de plaatsing en de goede werking van het registratieapparaat op de arbeidsplaats.

Elke aannemer en elke onderaannemer zorgt ervoor dat hierboven bedoelde gegevens die betrekking hebben op zijn onderneming, daadwerkelijk en correct worden geregistreerd en doorgestuurd naar de gegevensbank.

Elke aannemer en elke onderaannemer die een beroep doet op een onderaannemer, neemt maatregelen opdat zijn medecontractant alle gegevens daadwerkelijk en correct registreert en doorstuurt naar de gegevensbank.

Elke aannemer en elke onderaannemer zorgt er voor dat elke natuurlijke persoon die in zijn opdracht activiteiten verricht, het begin en het einde van zijn activiteiten op de arbeidsplaats evenals de rustpauzes registreert op het ogenblik dat deze activiteiten beginnen en dat ze eindigen.

De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan zijn werknemers, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat.

De aannemer of de onderaannemer die een beroep doet op een zelfstandige, moet zich ervan vergewissen dat deze zelfstandige in het bezit is van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Zo niet dient de aannemer of de onderaannemer er hem een te bezorgen of contractueel te bepalen dat hij de registratie van de zelfstandige zal uitvoeren via een andere gelijkwaardige registratiewijze.

De aannemer die zelf in persoon onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten verricht draagt de verantwoordelijkheid voor het registratiemiddel dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat.

Verplichtingen natuurlijke personen

Eke natuurlijke persoon die zich aanbiedt op een arbeidsplaats, is ertoe gehouden het begin en het einde van zijn activiteiten op de arbeidsplaats evenals zijn rustpauzes te registreren op het ogenblik dat deze activiteiten beginnen en dat ze eindigen.

Uitzendarbeid

In de reglementering is expliciet voorzien dat in het kader van uitzendarbeid de verplichtingen inzake aanwezigheidsregistratie die berusten bij de werkgever ten laste zijn van de klant-gebruiker.

Verplichtingen deeltijdse arbeid

Zodra het aanwezigheidsregistratiesysteem wordt gebruikt, zal de onderneming ontheven worden van een aantal verplichtingen inzake de bekendmaking van de werkroosters van deeltijdse werknemers.

• Het zal niet langer noodzakelijk zijn een exemplaar van de arbeidsovereenkomst van de deeltijdse werknemer of een uittreksel van die arbeidsovereenkomst met de werkroosters te bewaren op de plaats waar het arbeidsreglement kan geraadpleegd worden, mits in geval van een controle deze overeenkomst of een uittreksel daarvan onverwijld in elektronische vorm kan worden voorgelegd aan de sociale inspecteurs.
• Het zal niet langer noodzakelijk zijn dat het schriftelijke bericht met de individuele werkroosters zich bevindt op de waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Dit bericht zal niet langer hoeven te worden bewaard gedurende een jaar vanaf de dag waarop het werkrooster ophoudt van kracht te zijn.
• Het aanwezigheidsregistratiesysteem kan ook het afwijkingsregister vervangen indien de vereiste gegevens in de door de RSZ beheerde databank worden geregistreerd.

Sanctie

Het niet-naleven van de verplichtingen in het kader van de aanwezigheidsregistratie worden bestraft let een sanctie van niveau 1 of 3 naargelang het geval (vermenigvuldiging met aantal betrokken werknemers).

KB 

De ministerraad heeft op 20/07/2023 een ontwerp van koninklijk besluit goedgekeurd dat diverse artikelen van de programmawet van 26 december 2022 uitvoert in het kader van de invoering van een elektronisch systeem voor de registratie van het binnenkomen en verlaten van de werkplaats van alle natuurlijke personen die schoonmaak- en/of onderhoudswerkzaamheden uitvoeren of laten uitvoeren op onroerend goed.

Het koninklijk besluit voorziet:

• de gelijkwaardige minimale waarborgen waaraan een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen
• de eigenschappen van het registratiesysteem alsook de verschillende registratiemiddelen en hun technische specificaties die zijn toegestaan met het oog op registratie
• de regels betreffende het bijhouden van het systeem en de nadere regels voor het verzenden van de gegevens, in het bijzonder het tijdstip van verzending
• de informatie over de te registreren gegevens die het registratiesysteem moet bevatten en welke gegevens niet moeten worden geregistreerd indien zij reeds elektronisch beschikbaar zijn voor de autoriteit en in het kader van de programmawet kunnen worden gebruikt
• de verplichting voor de RSZ om een beveiligde elektronische applicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid ter beschikking te stellen van de personen voor wie de inschrijvingsplicht geldt
• de verplichting om informatie te verstrekken over de soorten compatibele registratiemiddelen en wat wordt verstaan onder compatibiliteit met het registratieapparaat

Inwerkingtreding

De datum van inwerkingtreding van de onlinedienst Check In and Out at Work werd ondertussen via KB vastgelegd op 1 september 2024. 

De onlinedienst Check In and Out at Work is beschikbaar vanaf 1 januari 2024. Men kan vanaf die datum al registreren. De verplichting om deze activiteiten te registreren, geldt vanaf 1 september 2024.

In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld.

Bron: Programmawet van 26 december 2022, BS 30 december 2022; KB van 15/06/2024 tot uitvoering van de artikelen 24, §1, 25, §3, 31 en 37, lid 5 van de programmawet van 26 december 2022, BS 3 juni 2024.