Op 25 mei 2018 is niet enkel de GDPR in werking getreden, maar ook de nieuwe camerawet. Deze nieuwe wet voorziet een regeling voor bewakingscamera’s die als doel hebben misdrijven tegen personen of goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen.
Voorziet uw onderneming bewakingscamera’s op de werkvloer én zijn deze in een strikt arbeidsrechtelijke context geplaatst? Dan is deze nieuwe wet voor uw onderneming niet van toepassing. CAO nr. 68 blijft echter wel gelden. De GDPR zal deze CAO op een aantal punten aanvullen, zoals m.b.t. de informatieverplichting en het register. Echter indien er sprake is van een gemengd gebruik dan zal uw onderneming ook rekening moeten houden met deze nieuwe camerawetgeving.
Enkel arbeidsrechtelijke context of eerder gemengd gebruik?
Onder camerabewaking op de arbeidsplaats wordt verstaan:
“Elk bewakingssysteem met één of meer camera’s dat ertoe strekt om bepaalde plaatsen of activiteiten op de arbeidsplaats te bewaken vanuit een punt dat zich geografisch op een afstand van die plaatsen of activiteiten bevindt, met of zonder het oog op bewaring van de beeldgegevens die het inzamelt en overbrengt”.
Afhankelijk van de doeleinden kan deze camerabewaking bestaan uit permanente bewaking (vb. de hele dag) of uit tijdelijke camerabewaking (vb. slechts tijdelijk geïnstalleerd dan wel actief op bepaalde tijdstippen of periodes).
Aangezien camerabewaking een inbreuk kan vormen op de privacy van de werknemers wordt er onder meer met CAO nr. 68 een evenwicht gevonden tussen het recht op privacy en de uitoefening van het werkgeversgezag.
CAO nr. 68 is dus van toepassing op camera’s die in een strikt arbeidsrechtelijke context geplaatst zijn, in het bijzonder m.b.t. volgende doeleinden:
- De veiligheid en de gezondheid van de werknemer
- De bescherming van de goederen van de onderneming
- De controle van het productieproces die betrekking heeft op machines en/of werknemers
- De controle van de arbeid van de werknemer
Indien camera’s meer dan enkel de prestaties van uw werknemers controleren, bijvoorbeeld indien ze ook bedoeld zijn voor het voorkomen van misdrijven door klanten, leveranciers en bezoekers. Dan is er sprake van gemengd gebruik en zal naast de CAO nr. 68 ook de camerawet binnen uw onderneming van toepassing zijn.
Camerawet: de belangrijkste wijzigingen
De camerawet regelt onder andere de voorwaarden voor plaatsing en gebruik van de camera’s, de aangifte, het gebruik van mobiele camera’s, etc. De belangrijkste wijzigingen ten opzcihte van de oude reglementering situeren zich op volgende vlakken.
1. Registratie via een nieuw e-loket
Wanneer de camera’s ook derden filmen dient er voorafgaandelijk door uw onderneming een aangifte te gebeuren. Vanaf 25 mei 2018 dienen deze aangiftes niet langer te gebeuren ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de privacycommissie), maar wel bij de politiediensten via een specifieke website.
De toegang is gratis en kan op drie manieren:
- Met de elektronische identiteitskaart van de aangever;
- Met een unieke veiligheidscode toegekend aan de aangever via een mobiele applicatie;
- Met een “burgertoken” afgeleverd aan de aangever.
Beschikt u niet over een van deze toegangsmogelijkheden dan kan u contact opnemen met camerawet@ibz.fgov.be. Indien uw camerabewaking is aangesloten op een alarmcentrale, kan u als verantwoordelijke voor de verwerking deze alarmcentrale aanwijzen om de aangifte in uw naam te doen.
Heeft u reeds onder de oude wetgeving een dergelijke aangifte gedaan? Dan dient u een nieuwe aangifte te doen. U heeft in dat geval nog tijd tot 25 mei 2020 om u in regel te stellen.
2. Register van beeldverwerkingsactiviteiten
Met de GDPR die in voege is, zal het niet verwonderen dat u als onderneming ook een specifiek register dient aan te leggen, namelijk een register voor de beeldverwerkingsactiviteiten. Dit ongeacht of u enkel werknemers dan wel ook derden filmt. U dient hierin o.a. het volgende op te nemen:
- De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke of eventueel van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en van de functionaris van de gegevensbescherming (DPO);
- De verwerkingsdoeleinden;
- Beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;
- De categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens;
- In voorkomend geval: doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie en eventuele informatie/documenten inzake de passende waarborgen m.b.t. deze doorgifte;
- De retentietermijnen (indien de beelden worden opgenomen);
- Algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
- De wettelijke basis voor de verwerking;
- De vermelding van het type plaats;
- De technische beschrijving van de bewakingscamera’s en hun locatie (eventueel aangeduid op een plan);
- Bij tijdelijke of mobiele bewakingscamera’s: beschrijving van de zones en de gebruiksperiodes;
- De informatiewijze m.b.t. de verwerking;
- De plaats voor het verwerken van de beelden;
- Of het bekijken in real time wordt georganiseerd en, indien van toepassing, de manier waarop.
Dit register dient u binnen uw onderneming te bewaren en op vraag van de Gegevensbeschermingsautoriteit of de politiediensten voor te leggen.
3. Kennisgeving en weergave camerabeelden
Aan de ingang van een bewaakte plaats, waar niet enkel werknemers komen, dient door middel van het reglementaire pictogram worden aangeduid dat er sprake is van camerabewaking. Een dergelijk pictogram moet worden gehanteerd ongeacht of het gaat om een niet-besloten, een besloten plaats of een vaste, tijdelijke of mobiele camera. De bedoeling is om mensen te informeren dat er gefilmd wordt. Het betreden van de plaats waar een dergelijk pictogram de camerabewaking aangeeft, geldt immers als voorafgaande toestemming van de gefilmde persoon.
Het gebruik van een pictogram is niet nieuw aangezien deze verplichting ook voorheen ook al betond, maar de vormgeving van het pictogram is wel gewijzigd. Het pictogram dient heel wat meer informatie te bevatten dan voorheen, vb. vermelding van de website van de verwerkingsverantwoordelijke, vermelding van de aangestelde DPO,….. Deze vormvoorschriften gelden vanaf 11 juni 2018. Pictogrammen die voorheen al werden geplaatst, moeten uiterlijk op 11 december 2018 aangepast zijn.
Daarnaast kunnen de beelden van camera’s geïnstalleerd in een voor het publiek toegankelijke besloten plaats (vb. een winkel) getoond worden via een controlescherm in het openbaar en in de nabijheid van de camera’s. Op deze manier wordt bewustwording gecreëerd over de toepassing van een dergelijke beveiligingsmaatregel en kan mogelijks het plegen van misdrijven worden afgeschrikt.
Vergeet niet…
Indien u overweegt om camerabewaking op de werkvloer te installeren, dient u uw werknemers hiervan voorafgaandelijk te informeren. Dit via de ondernemingsraad, of bij ontstentenis hiervan het comité voor preventie en bescherming op het werk, of bij ontstentenis hiervan de vakbondsafvaardiging of bij ontstentenis hiervan, de werknemers zelf. Deze informatie dient minstens betrekking te hebben op:
- De wettelijke grondslag (cfr. GDPR);
- Het nagestreefde doeleinde;
- Of de beeldgegevens al dan niet worden bewaard, met eventueel de retentieperiode;
- Het aantal en de plaatsing van de camera’s;
- De betrokken periode(s) waarin de camera(s) functioneert/functioneren;
- De rechten van de werknemer en de consultatieprocedure van de beelden, evenals eventuele procedures voor evaluatie en herziening;
- Indien van toepassing: het feit of gegevens al dan niet buiten de EER of Zwitserland worden verwerkt.
Voorafgaandelijk aan het effectief in gebruik nemen van de camera’s dient u de werknemers over de inwerkingtreding te informeren.
U zal eveneens de toepassing van de bewakingscamera’s moeten opnemen in het arbeidsreglement. Bij de invoeging van een dergelijke policy zal de gewone procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moeten worden gevolgd.
Wat als u deze verplichtingen niet zou naleven? Dan is het mogelijk dat de verkregen beelden in overtreding zijn met de privacyreglementering en niet gebruikt kunnen worden in geval van een geschil. Wenst u dus elke onzekerheid hieromtrent te vermijden, dan waakt u best over de naleving van de gestelde voorwaarden.
Conclusie
De nieuwe camerawet wijzigt niets aan CAO nr. 68 die van toepassing blijft voor camerabewaking op de arbeidsplaats. Indien echter de toepassing ruimer is dan enkel het controleren van de werknemers en u dus ook derden zal filmen, zal uw onderneming bijkomend aan de slag moeten met de aspecten uit de camerawet. Vergeet in beide gevallen zeker ook de toepassing van de GDPR niet, zoals het bijhouden van een register. U controleert best ook even of uw privacy policy en arbeidsreglement in overeenstemming zijn met CAO 68 , eventueel de camerawet en de GDPR.
Bron: Wet van 21 maart 2018 tot wijziging van de wet op het politieambt om het gebruik van camera’s door de politiediensten te regelen, en tot wijziging van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, van de wet van 30 november 1998 houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en van de wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid, BS 16 april 2018; Wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, BS31 mei 2007 ; KB 28/05/2018 tot wijziging van het KB van 10/02/2008 tot vaststelling van de wijze waarop wordt aangegeven dat er camerabewaking plaatsvindt, BS 1 juni 2018 en KB 8/05/2018 betreffende de aangiften van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s en betreffende het register van beeldverwerkingsactiviteiten van bewakingscamera’s, BS 23 mei 2018.
