Vóór de sociale verkiezingen
In het kader van de sociale verkiezingen kan de vraag voorkomen dat de vakbond gegevens zoals e-mailadressen opvraagt van de werknemers. Zij willen immers zoveel mogelijk werknemers aanspreken om hun programma kenbaar te maken.
De werkgever mag echter deze gegevens niet zonder meer overmaken aan de vakbond gezien de privacyreglementering (GDPR). Het verspreiden van deze gegevens aan de vakbond wordt beschouwd als een verwerking en kan enkel maar als er een geldige doelstelling voorhanden is. Als dit doeleinde niet in de GDPR-policy van de werkgever opgenomen is, dan mag de werkgever de gegevens van de werknemer niet overhandigen.
De werkgever zal in dit geval het akkoord van de werknemers moeten vragen en meedelen voor wie en voor welk doel de gegevens verspreid zullen worden.
Als de werkgever deze procedure niet volgt, riskeert hij een boete van de gegevensbeschermingsautoriteit.
Tijdens de sociale verkiezingen
Ook tijdens de sociale verkiezingen moet de werkgever rekening houden met de privacyreglementering. Gedurende de verkiezingen zullen immers vele persoonsgegevens verzameld, geordend, bewaard, … worden. Denk bijvoorbeeld maar aan de kiezerslijsten, samenstelling van het kiesbureau en de indeling van kiezers, de aanwezigheidslijst van het stembureau, …. De verwerkingen van persoonsgegevens met betrekking tot de sociale verkiezingen dienen aldus ook in het hiertoe behorende register te staan.
De wet legt expliciet minimale bewaartermijnen op die nageleefd moeten worden. Indien u als onderneming de gegevens langer wil bewaren, dan dient dit omstandig gemotiveerd te worden.
| Verwerking persoonsgegevens | Minimale bewaartermijn |
| Houders van leidinggevende of kaderfunctie (Bericht op dag X-60) | 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld |
| Houders van een kaderfunctie (Bericht op dag X-35) | 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld |
| Houders van leidinggevende functie (Bericht op dag X-35) | Tot de volgende sociale verkiezingen |
| Houders van leidinggevende of kaderfunctie / Kiezerslijsten / Verantwoordelijke uitdelen oproepingsbrieven (Bericht op dag X) | Tot 84 dagen na de sociale verkiezingen |
| Kandidatenlijsten/getuigenlijst/klachten tegen en wijzigingen van kandidatenlijsten (tussen de dagen X+35 – X+76) | Tot 84 dagen na de sociale verkiezingen |
| Samenstelling stembureau en indeling kiezers (dag X+60) | Tot 84 dagen na de sociale verkiezingen |
| Lijsten bewijs versturen oproepingsbrief (X+80) | 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld |
| Lijsten aanwezigheden stembureau / stemming per brief (dag van de sociale verkiezingen) | 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld |
| 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld (dag van de sociale verkiezingen) | 25 dagen na de verkiezingen, tenzij een beroep wordt ingesteld |
| Processen-verbaal (dag X+79 & dag van de sociale verkiezingen) | Hele legislatuur van de organen die na de sociale verkiezingen van 2020 worden geïnstalleerd. |
De werkgever zal ook de nodige maatregelen moeten nemen opdat er geen datalek kan plaatsvinden. Als er bijvoorbeeld elektronisch gestemd wordt, zal de werkgever er zorg voor moeten dragen dat de gegevens veilig bewaard worden conform de GDPR-policy.
De kiezerslijsten mogen tevens niet per mail verspreid worden, noch mogen ze via een interne website raadpleegbaar zijn.
Alleszins zal de onderneming erop moeten toezien dat bij het verwerken van de persoonsgegevens steeds de algemene principes voor verwerking in acht genomen worden, m.n. de beginselen van legaliteit, proportionaliteit, finaliteit en transparantie.
Bron: De wet van 4 december 2007 betreffende de sociale verkiezingen, BS 7 december 2007; www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, FAQ.
