Tot 31/08/2023 loopt er een pilootproject voor de toepassing van de elektronische versie van de controlekaart tijdelijke werkloosheid of de eC32 app ter vervanging van het papieren exemplaar. Tijdens deze pilootfase kunnen enkel werknemers die werkzaam zijn bij een werkgever die erkend is als pilootbedrijf hiervan gebruikmaken.
Vanaf 01/09/2023 wordt de toepassing van de elektronische controlekaart opengesteld voor alle ondernemingen. De pilootfase is dan voorbij.
Dit zou ook van toepassing zijn voor de ondernemingen in de bouwsector die momenteel werken met nominatieve C3.2A controlekaarten via Constructiv. Volgens de RSZ blijft de controle op de verplichte vermelding van de de C3.2A-kaartnummers voor de eerste twee maanden van tewerkstelling in de dimona behouden. Als oplossing werd voorgesteld om in dat geval zogenaamde ‘dummy’-nummers (fictieve C3.2A-kaartnummers) te gebruiken.
Algemeen
Het voordeel van het gebruik van de elektronische controlekaart is dat de werkgever geen papieren C3.2A controlekaart meer moet afleveren aan de werknemer en niet meer gehouden is tot de inschrijving van de C3.2A controlekaart in het validatieboek.
De werknemer moet vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag de dagen waarop hij gewerkt heeft voor zijn werkgever en andere niet-vergoedbare dagen (bijvoorbeeld ziekte, verlof…) aanduiden op zijn elektronisch controlekaart. Op het einde van de maand dient de werknemer de kaart elektronisch in bij zijn uitbetalingsinstelling.
Indien de onderneming blijft verder werken met het papieren C3.2A controlekaart dan blijven de formaliteiten die hieraan verbonden zijn van toepassing (tijdige aflevering en inschrijving in het validatieboek).
Akkoord van de werkgever
In de werkloosheidsreglementering is voorzien dat een tijdelijke werkloze slechts gebruik kan maken van de elektronische controlekaart indien:
- het gebruik van de elektronische controlekaart voor alle werknemers van de onderneming wordt voorzien door een collectieve arbeidsovereenkomst die de onderneming bindt of door het arbeidsreglement.
In dit geval zijn alle werknemers verplicht om gebruik te maken van de elektronische controlekaart.
De werkgever is ertoe gehouden het bestaan van een dergelijke regeling mee te delen aan het werkloosheidsbureau bevoegd voor de maatschappelijke zetel van zijn onderneming.
- het gebruik van de toepassing volgt uit een wederzijds individueel akkoord tussen werkgever en werknemer.
Het is aan te raden om dit akkoord schriftelijk vast te leggen zodat er bij een controle geen betwisting kan zijn of u al dan niet aan de werknemer nog een papieren controlekaart moest afleveren.
Opgelet: in de huidige applicatie is het niet mogelijk voor de werkgever om op voorhand te bevestigen dat er omtrent het gebruik van de elektronische controlekaart een akkoord bestaat tussen de werkgever en de werknemer.
Verklaring op eer werknemer
Het is de werknemer die bij het gebruik van de onlinedienst Controlekaart tijdelijke werkloosheid of de C32 app via een verklaring op eer moet doorgeven aan de RVA dat hij/zij vanaf een bepaalde maand de elektronische controlekaart zal gebruiken.
De werknemer moet de kalender in de elektronische controlekaart invullen vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand waarin hij tijdelijk werkloos wordt gesteld, volgens de instructies die erin vermeld staan. Voor de werknemers uit de bouwsector geldt die verplichting vanaf de eerste dag van de maand!
- De werkloosheidsdagen worden blanco gelaten.
- De niet-vergoedbare dagen (ten gevolge van arbeid, arbeidsongeschiktheid, vakantie, andere beletsels …) worden vermeld op de controlekaart.
Vanaf de laatste werkdag van de maand bevestigt de werknemer de kalender en verstuurt hij de elektronische controlekaart naar zijn uitbetalingsinstelling.
Er is een handleiding beschikbaar voor de werknemers omtrent het gebruik van de elektronische controlekaart.
Maandelijks overzicht
De elektronische toepassing is niet toegankelijk voor de werkgever. Bijgevolg kan de werkgever het bestaan van een wederzijds akkoord tussen de werkgever en de werknemer over het gebruik van de elektronische controlekaart niet bevestigen, op het ogenblik dat de werknemer het engagement aangaat om de elektronische controlekaart te gebruiken.
De RVA voorziet dat er maandelijks aan de betrokken werkgevers een overzicht van betrokken werknemers wordt bezorgd opdat de werkgever op de naleving van de al dan niet gemaakte afspraken kan toezien.
Concreet zal maandelijks aan deze werkgever een lijst worden bezorgd met alle werknemers die zich ertoe hebben verbonden om gebruik te maken van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid en de maand vanaf dewelke dat het geval is. Vermoedelijk zal deze informatie door de RVA meegedeeld worden via e-box entreprise.
Indien er in het maandelijks overzicht werknemers zouden zijn met wie er geen dergelijk akkoord zou bestaan, moet de werkgever dit voor deze werknemers via het contactformulier op www.rva.be meedelen aan de RVA. Vanaf de maand volgend op deze mededeling moeten deze werknemers in geval van tijdelijke werkloosheid dan (opnieuw) uiterlijk op de eerste werkloosheidsdag in de maand in het bezit zijn van een door de werkgever af te leveren papieren controlekaart C3.2A, die de werkgever in geval van tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of wegens economische redenen in een validatieboek moet inschrijven.
Indien er voor alle in het maandelijks overzicht vermelde werknemers een akkoord bestaat, moet de werkgever verder geen acties ondernemen.
Beletsel
Het is in bepaalde gevallen mogelijk dat de werknemer in de onmogelijkheid verkeert om de elektronische controlekaart in te vullen maar het gebruik ervan niet wenst te herroepen (vb. bij economische werkloosheid op de laatste werkdag van de maand indien de werknemer zijn elektronische controlekaart al heeft bevestigd en doorgestuurd naar de uitbetalingsinstelling, maar door de werkgever onverwacht wordt opgeroepen om die dag te komen werken of indien de werknemer omwille van technische problemen niet in de loop van de maand vóór de aanvang van de arbeid daarvan melding maken op zijn elektronische controlekaart).
De werknemer moet het RVA-kantoor daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen door middel van een e-mailbericht via het contactformulier op de website van de RVA), een telefonisch contact of een persoonlijke aanmelding. De werknemer ontvangt van het RVA-kantoor een ontvangstmelding van zijn melding via het formulier C3E-beletsel. Een dubbel van dat formulier wordt ook overgemaakt aan de uitbetalingsinstelling. Als de werknemer die procedure volgt, zal hij geen administratieve sanctie krijgen voor het niet correct invullen van de controlekaart.
Tijdelijke herroeping
Het is in bepaalde gevallen mogelijk dat de werknemer de verplichting tot het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijk niet kan naleven (vb. verlies van de smartphone verloren waardoor de toegang tot het itsme-account is geblokkeerd).
In dat geval kan de werknemer een tijdelijke herroeping vragen van de verbintenis om de elektronische controlekaart te gebruiken. Hiervoor moet de werknemer een formulier C3E-herroeping indienen bij de uitbetalingsinstelling waarop hij de reden vermeldt waarom hij de elektronische controlekaart tijdelijk niet kan gebruiken.
Indien de RVA de tijdelijke herroeping aanvaardt, dan kan de werknemer voor de lopende maand en de volgende maand een papieren controlekaart C3.2A gebruiken die wordt afgeleverd door de RVA. De werkgever moet deze controlekaarten niet inschrijven in het validatieboek.
Definitieve herroeping
Indien de werknemer de elektronische controlekaart eC3.2 voor onbepaalde duur niet meer wil gebruiken, moet hij een formulier C3E-herroeping indienen bij de uitbetalingsinstelling. Een definitieve herroeping kan ten vroegste ingaan de eerste dag van de maand volgend op de onvangst van het formulier C3E-herroeping door het RVA-kantoor.
Als de RVA de definitieve herroeping aanvaardt, moet de werknemer voor de toekomst opnieuw een papieren controlekaart C3.2A gebruiken. De RVA zal in dat geval aan de werknemer een papieren controlekaart C3.2A afleveren voor de maand vanaf dewelke de elektronische controlekaart niet langer wordt gebruikt en voor de twee daaropvolgende maanden.
Vanaf de volgende maanden moet de werkgever opnieuw papieren controlekaarten C3.2A afleveren aan de werknemer en die de werkgever in geval van tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer of wegens economische redenen in een validatieboek moet inschrijven. De werkgever wordt daar door de RVA schriftelijk van in kennis gesteld.
Bron: https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/index.htm; Gebruikershandleiding Tijdelijke werkloosheidskaart; https://www.rva.be/online-diensten/ec3.2; Art.71ter van het KB van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering; https://www.rva.be/nieuws/2023/09/01/tijdelijke-werkloosheid-de-elektronische-controlekaart-ec3.2.
