Met de komst van de GDPR-wetgeving is privacy de laatste tijd opnieuw een hot item waar ook werkgevers in de arbeidsrelatie mee worden geconfronteerd. Dit item heeft alleszins ook een ruime toepassing. Gebruikt uw onderneming bijvoorbeeld track-and-trace in de dienstvoertuigen? Dan is het immers mogelijk dat u nog (bijkomende) maatregelen dient te nemen. Want zelfs bij geolokalisatie komt de privacywet om de hoek loeren.
Geolokalisatie en track-and-trace
Geolokalisatie is een techniek voor het bepalen van een geografische positie van een toestel (vb. computer, tablet of smartphone) waarbij er gebuik kan worden gemaakt van gps-signalen, bluetooth, wifi- of gsm-signalen.
Een ander gekende vorm van geolokalisatie is de zogenaamde track-and-trace waarbij het mogelijk is om een voertuig te lokaliseren. Iets waar veel werkgevers gebruik van maken in hun bedrijfswagens om zowel de voertuigen als werknemers te lokaliseren.
Gewoon de technologie installeren en klaar?
Helaas niet. Hoewel er vooralsnog geen wetgeving is die de toelaatbaarheid van de zogenaamde geolokalisatiesystemen expliciet regelt, betekent dit niet dat er helemaal geen reglementering is.
Geolokalisatiegegevens worden immers beschouwd als persoonsgegevens waardoor de wetgeving inzake privacy om de hoek komt loeren. Indien u als werkgever dus overweegt om gebruik te maken van geolokalisatie in de wagen dient er dan ook rekening te worden gehouden met een aantal aspecten, zoals de wet van 8/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, artikel 8 van het EVRM, artikel 22 van de Grondwet en uiteraard niet te vergeten: GDPR/AVG.
Dit betekent dat de verwerking van de gegevens dient te voldoen aan de principes van finaliteit, proportionaliteit, transparantie en toelaatbaarheid.
Finaliteit: toekennen van een geoorloofd doel
In eerste instantie moet de geolokalisatie beantwoorden aan welbepaalde doelstellingen. Het doel dient immers de inmenging in het privéleven van de werknemer te rechtvaardigen. Aanvaardbare doelen kunnen zijn:
- De veiligheid van de werknemer, vb. bij vervoeren van waardevolle materialen met een mogelijke kans op overvallen,
- De bescherming van het dienstvoertuig,
- De optimalisering van het beheer van de beroepsmatige verplaatsingen (verkopers, technici, taxichauffeurs),
- De controle op de prestaties van de werknemer, dus ter controle van het professioneel gebruik van het dienstvoertuig en behoorlijke uitvoering van het werk binnen voorziene werkrooster.
Proportionaliteit
In het kader van proportionaliteit dient de inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot een minimum beperkt worden. Dit betekent dat een permanente en systematische controle in principe onevenredig is. Daarnaast houdt dit ook in dat de ingezamelde gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig.
Voorbeelden van proportionele verhoudingen kunnen zijn:
- Een permanente controle kan gerechtvaardigd zijn voor werknemers van waardevolle transporten.
- Langdurige tracking kan gerechtvaardigd zijn om transportroutes te optimaliseren.
- Enkel gerichte controles zijn gerechtvaardigd om het rijgedrag of de werkzaamheden van een werknemer te volgen vb. bij vermoeden van misbruik of onregelmatigheden. Permanente controle is aldus niet onevenredig.
- Louter aanwenden om met het oog op loonadministratie rij- en rusttijden te bepalen is niet evenredig. Dit kan wel indien er ernstige aanwijzingen zijn dat de dagrapporten worden vervalst.
- Bij privégebruik van de wagen dient de tracering stopgezet te worden na de werkuren. Indien de doelstelling echter diefstalpreventie is mag dit eveneens werkzaam zijn buiten de werkuren, op voorwaarde dat deze gegevens enkel geconsulteerd worden wanneer de wagen gestolen is.
Toelaatbaarheid
De verwerking dient eveneens gebaseerd te zijn op een rechtsgrond. Afhankelijk van de doelstelling die wordt nagestreefd dient er de toestemming van de werknemer te worden bekomen, dan wel eventueel sprake zijn van gerechtvaardigd belang. Uiteraard mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de werknemer niet zwaarder doorweegt.
Transparantie
De betrokken werknemers moeten voorafgaand in kennis worden gesteld over de geolokalisatie. Dit kan op eender welke wijze gecommuniceerd worden vb. arbeidsreglement, intranet, communicatie per e-mail, zodat de informatie voor iedereen toegankelijk is. Aan te raden is om minstens te voorzien in een geopolicy in het arbeidsreglement of als bijlage aan de carpolicy. Vergeet daarbij zeker geen akkoord wanneer de verwerking op basis van toestemming gebeurt.
Werknemers dienen daarbij geïnformeerd te worden over:
- Wie onderworpen is aan de controle evenals het feit dat ze gevolgd zullen worden
- De doelstellingen waarvoor de geolokalisatie wordt gebruikt
- De rechtsgrond die wordt gehanteerd
- De omstandigheden (zoals de duur) en wanneer ze gevolgd worden
- De wijze en voor hoelang de gegevens bewaard worden
- De procedures die gevolgd worden na de tracering
- De sancties tot wat ze eventueel kunnen leiden (die ook voorzien dienen te zijn door het arbeidsreglement)
- Welke gegevens verwerkt worden, evenals of deze gegevens buiten de EER gestuurd worden
- De rechten van de werknemer zoals o.a. recht op inzage, recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, …
Vergeet voorafgaand ook niet om het advies in te winnen bij de ondernemingsraad, of in afwezigheid daarvan de vakbondsafgevaardiging te informeren.
Overige actiepunten
Onder de GDPR zijn er nog enkele andere actiepunten die bij het gebruik van geolokalisatiesystemen door de werkgever moeten te worden nageleefd.
Zo dienen de verwerkingen nog te worden opgenomen in het verwerkingsregister.
Het is tevens raadzaam om een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, de zogenaamde DPIA, uit te voeren. Dit betreft een risicoanalyse om te beslissen welke technische en organisatorische maatregelen genomen moeten worden. Uit de negen criteria die de WP29 heeft geformuleerd in de aanbeveling hieromtrent blijkt immers dat twee aspecten bij geolokalisatie aan bod kunnen komen, namelijk: gegevens met betrekking tot kwetsbare betrokkenen (werknemers) enerzijds en anderzijds de innovatieve toepassing van nieuwe technologische of organisatorische oplossingen.
Het gebruik van geolokalisatie is aldus ruimer dan louter een installatie van een technische toepassing.
Bron: Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, BS 5 september 2018; artikel 8 EVRM; artikel 22 Grondwet; GDPR/AVG EU2016/679; CAO nr 9. van 9 maart 1972; aanbeveling WP29 Richtsnoeren voor gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bepaling of een verwerking “waarschijnlijk een hoog risico inhoudt” in de zin van Verordening 2016/679; Advies privacycommissie nr. 12/2005 7/9/2005.
