Ter herinnering
De wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet) voorziet de omzetting van de Europese richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden. D
Deze wet bepaalt gemeenschappelijke minimumnormen voor de bescherming van melders van de volgende inbreuken:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en -conformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.
De richtlijn voorziet een verplichting op voor organisaties en lidstaten om meldingskanalen op te richten die voldoen aan bepaalde vereisten om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding te garanderen.
Er wordt voorzien in drie 3 kanalen voor klokkenluiders om zaken te rapporteren: een intern kanaal binnen het bedrijf, een extern kanaal bij de overheid en ten slotte via de pers. De keuze van het meldingskanaal wordt overgelaten aan de melder.
Verplichting tot oprichting intern meldkanaal?
Er geldt een verplichting voor juridische entiteiten met minstens 50 werknemers*, behalve voor organisaties in de financiële sector (die actief zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten of voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering) om een intern meldkanaal op te richten. Het aantal werknemers wordt berekend volgens het gemiddelde van de in de juridische entiteit tewerkgestelde werknemers overeenkomstig de regels die gelden voor de sociale verkiezingen.
Juridische entiteiten met 50 tot minder dan 250 werknemers hebben hiervoor nog de tijd tot 17 december 2023. Juridische entiteiten vanaf 250 werknemers moesten hiermee reeds op 15 februari in orde zijn.
Concreet betekent dit dat er een intern kaneel opgericht moet worden en dat er daarnaast procedures voor interne meldingen in opvolging uitgewerkt moeten worden na overleg met de sociale partners.
De onderneming moet ook de nodige informatie over het gebruik van het interne meldingskanalen verstrekken.
* Bij KB kan deze verplichting verder uitgebreid worden naar ondernemingen met minder dan 50 werknemers in het kader van activiteiten met een risiconiveau m.b.t. milieu en volksgezondheid.
Het intern meldkanaal kan beheerd worden door een interne meldingsbeheerder of extern ter beschikking gesteld worden door een derde. In ieder geval moet de functie van de betrokken persoon waarborgen dat zij onafhankelijk zijn en geen belangenconflicten hebben. In dit kader wordt de juridische entiteit beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke (cf. GDPR).
Er moet daarbij ook een register bijgehouden van alle meldingen in overeenstemming met de geheimhoudingsverplichtingen. Deze meldingen moeten bijgehouden worden zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt.
Het intern meldkanaal moet opengesteld worden voor werknemers en daarnaast kan de onderneming zelf bepalen het interne meldingskanaal ook wordt opengesteld voor andere categorieën van melders (vb. zelfstandigen, onderaannemers of ex-werknemers).
Opgelet: als je als juridische entiteit niet tijdig een intern meldkanaal opzet, dan riskeer je een sanctie van niveau 4.
Procedure interne meldkanaal
De procedures voor interne melding en opvolging moeten de volgende elementen omvatten:
- kanalen voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van
eventuele in de melding genoemde derden beschermen en waartoe niet-gemachtigde personeelsleden geen toegang hebben (geheimhoudingdplicht). Deze kanalen bieden de mogelijkheid om mondeling of schriftelijk meldingen te doen, of beide. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn; - een bevestiging van ontvangst van de melding aan de melder, binnen zeven dagen na die ontvangst;
- de aanwijzing van een meldingsbeheerder, die dezelfde persoon of afdeling kan zijn als de persoon of afdeling die de meldingen ontvangt, en die de communicatie met de melder zal onderhouden en hem zo nodig nadere informatie zal vragen en feedback zal geven;
- een zorgvuldige opvolging door de meldingsbeheerder, ook voor anonieme meldingen;
- een redelijke termijn om feedback te geven, van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding;
- het verstrekken van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedures voor externe meldingen aan de federale coördinator (= federale ombudsmannen) en aan de bevoegde autoriteiten en, in voorkomend geval, aan instellingen, organen en instanties van de Unie.
De bevoegde autoriteiten kunnen in overleg met de federale coördinator, de procedures voor interne melding en opvolging verder bepalen door middel van een reglement of rondzendbrief. Deze reglementen en rondzendbrieven zijn bindend en worden bekendgemaakt op de website van de bevoegde autoriteit.
Verenigingen en andere instellingen die categorieën van juridische entiteiten vertegenwoordigen, kunnen gedragscodes opstellen, wijzigen of verlengen om de componenten van de procedures voor interne melding en opvolging te bepalen.
Bron: Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, BS van 15 december 2022.
