Algemeen
Deeltijdse tewerkstelling is onderworpen aan heel wat formaliteiten.
Zo moet de deeltijdse arbeidsovereenkomst schriftelijk worden vastgesteld, uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer de uitvoering van deze overeenkomst aanvangt, met vermelding van de arbeidsregeling (wekelijkse arbeidsduur) en het werkrooster (vast of variabel). Een kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomst moet ook bewaard worden op de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden.
Bij het niet-naleven van de formaliteiten kan de werknemer de deeltijdse arbeidsregeling en het werkrooster kiezen die hem het meest gunstig zijn (zoals opgenomen in het arbeidsreglement of blijkt uit de sociale documenten).
Alle arbeidsregelingen en deeltijdse werkroosters die in de onderneming van toepassing zijn, moesten voorheen opgenomen worden in het arbeidsreglement. De werknemers mochten enkel tewerkgesteld op basis van de in het arbeidsreglement opgenomen roosters.
Voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster gelden bovendien bijkomende informatieverplichtingen (bekendmaking aan de werknemer van het variabel uurrooster 5 dagen voorafgaand, aanplakking van het rooster in de onderneming 1 dag voorafgaand).
Indien de deeltijdse werkroosters niet worden bekendgemaakt, worden de deeltijdse werknemers vermoed hun prestaties te hebben uitgevoerd in het kader van een voltijdse arbeidsovereenkomst.
De werkgever die deeltijdse werknemers tewerkstelt moet ook een register bijhouden waarin alle afwijkingen op de werkroosters moeten worden opgenomen, het zogenaamde afwijkingsregister.
Wat is er nieuw?
De formaliteiten voor deeltijdse arbeid worden als volgt vereenvoudigd:
Bekendmaking van de deeltijdse arbeidsroosters
De verplichting om alle deeltijdse arbeidsregelingen en werkroosters op te nemen in het arbeidsreglement wordt afgeschaft, zowel voor variabele als vaste roosters.
Voor de variabele deeltijdse werkroosters moet het arbeidsreglement wel een algemeen kader bepalen, met volgende vermeldingen:
- het dagelijks tijdsvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld (uur waarop de werkdag ten vroegste begint en ten laatste eindigt);
- de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
- de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;
- de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur indien de deeltijdse arbeidsregeling o variabel is;
- de wijze waarop en de termijn waarbinnen deeltijdse werknemers door middel van een bericht in kennis worden gesteld van hun werkroosters.
Het bericht van kennisgeving aan de werknemer blijft verplicht en moet in beginsel nog steeds 5 dagen op voorhand plaatsvinden, tenzij er een andere bekendmakingstermijn (min. 1 werkdag op voorhand) wordt overeengekomen in een algemeen verbindend verklaarde sectorale CAO. De werkgever kan het rooster voortaan bekendmaken aan de werknemer via een schriftelijk gedateerd bericht. Zowel de werknemer als de onderneming moeten op de hoogte zijn, maar dit kan vanaf nu met één enkele kennisgeving zolang de werknemer zijn individueel rooster kan bepalen.
Zolang het rooster van kracht is, moet het bericht (in papieren of elektronische vorm) zich bevinden op de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden. Het individuele werkrooster of een kopie hiervan moet gedurende 1 jaar bewaard worden (te rekenen vanaf de dag waarop het rooster ophoudt van kracht te zijn) op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.
De wijze van kennisgeving van de werkroosters is vrij te bepalen door de werkgever. Het kan dus ook in elektronische vorm. Het zou dus volstaan om deze informatie bij te houden op bijvoorbeeld het intranet van de onderneming op voorwaarde dat dit goed toegankelijk, adequaat en betrouwbaar is.
Opname van het variabel werkrooster in de arbeidsovereenkomst
De deeltijdse arbeidsovereenkomst moet in het geval van een variabel werkrooster uitdrukkelijk vermelden dat het om een variabele arbeidsregeling gaat en verwijzen naar de regelingen in het arbeidsreglement. In de arbeidsovereenkomst moet men dus enkel de deeltijdse arbeidsregeling opnemen, niet het werkrooster.
Zoals voorheen ook al het geval was, dient de arbeidsovereenkomst voor deeltijdse werknemers met een vast rooster, de arbeidsregeling en het overeengekomen rooster te bevatten.
Voor deeltijdse werknemers waarvan de arbeidsregeling is georganiseerd volgens een cyclus van meer dan een week, moet op ieder ogenblik bepaald kunnen worden wanneer de cyclus begint. Het is dus vereist dat de cyclus beschreven wordt in de arbeidsovereenkomst.
Een kopie van de arbeidsovereenkomst (of een uittreksel ervan dat de arbeidsregeling en het werkrooster van de deeltijdse werknemer vermeldt en zijn handtekening bevat) moet door de werkgever bewaard worden de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.
Elektronisch bewaren van documenten
Het is toegelaten om de variabele deeltijdse werkrooster elektronisch bekend te maken.
Ook de deeltijdse arbeidsovereenkomst mag vanaf nu in elektronische vorm bewaard worden op de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden.
Afschaffing van het papieren afwijkingsregister indien er een systeem van tijdsopvolging is
Wanneer de werkgever over een (elektronisch) systeem van tijdsopvolging beschikt, is het niet langer noodzakelijk om een papieren afwijkingsregister bij te houden. Dit systeem moet uiteraard wel aan bepaalde vereisten voldoen. Zo moeten de volgende gegevens geregistreerd worden:
- de identiteit van de werknemer;
- voor elke dag het begin-en einduur van zijn prestaties alsook de rustpauzes;
- de periode waarop de geregistreerde gegevens betrekking hebben.
Deze gegevens dienen 5 jaar bewaard te worden.
Aandachtspunten
Bij een deeltijdse tewerkstelling met een variabel werkrooster moet het arbeidsreglement verplicht volgende elementen bevatten:
- het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden voorzien;
- de dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden voorzien;
- de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;
- wanneer ook de deeltijdse arbeidsregeling variabel is, wordt bovendien de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur vermeld;
- de wijze waarop en de termijn waarbinnen de deeltijdse werknemers in kennis worden gesteld van hun werkroosters;
- het bericht moet de individuele werkroosters bepalen en is in ieder geval schriftelijk en gedateerd door de werkgever, zijn lasthebbers of aangestelden;
- het moet ten minste vijf werkdagen vooraf op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de deeltijdse werknemers.
Inwerkingtreding
De nieuwe regeling treedt in werking de eerste dag van de 7e maand na publicatie in het Staatsblad.
Werkgevers die reeds een variabel deeltijds arbeidsrooster ingevoerd hebben in het arbeidsreglement, hebben tot 6 maanden na de inwerkingtreding van de wet de tijd om dit in overeenstemming te brengen met de nieuwe regels.
