Werkgevers kunnen aan werknemers die regelmatig een deel van hun werk thuis uitvoeren, een onkostenvergoeding ‘Vergoeding voor thuiswerk’ toekennen. Thans bedraagt deze maximaal 148,73 € per maand.
Maar op welke wijze kan u als werkgever aantonen bij een sociale inspectie dat uw werknemers regelmatig van thuis uit werken?
Definitie thuiswerk
In de circulaire 2021/C/20 van de fiscus wordt thuiswerk omschreven als ‘elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.’
Activiteiten die een werknemer normaal gezien bij klanten of op een andere locatie zou verrichten, zoals in een satellietkantoor worden beschouwd deel uit te maken van de werkzaamheden op de werkvloer, en worden daarbij expliciet uitgesloten van het toepassingsgebied thuiswerk.
De activiteiten van de werknemer moeten verricht worden in de private lokalen van de werknemer, in het merendeel van de gevallen betreft dit dus in de woonplaats van de werknemer.
Tevens betreft het ook de prestaties die plaatsvinden binnen de normale werkdagen van de werknemer. Gepresteerde uren die buiten het betreffende rooster vallen, zoals ’s avonds of in het weekend vallen dus niet onder het begrip thuiswerk van deze circulaire.
Een werknemer doet op structurele en regelmatige basis aan thuiswerk wanneer er één werkdag per week aan thuiswerk gedaan wordt. De controle op deze één werkdag per week gebeurt op maandbasis.
Voor deeltijdse werknemers moet er geen pro rata toegepast. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
Bewijs
Allereerst is het noodzakelijk dat er een overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer die regelmatig van thuis uit werkt, bijvoorbeeld via een addendum aan de arbeidsovereenkomst noodzakelijk. Voor het structureel telewerk moet de cao nr. 85 van de NAR namelijk in acht genomen worden die eigen specifieke regels oplegt, zoals het aanwezig zijn van een schriftelijke overeenkomst. Daarnaast moet deze overeenkomst nog een aantal verplichte vermeldingen bevatten, zoals o.a. frequentie van het aantal dagen telewerk, wie de werknemer kan bereiken bij IT-problemen, hoe de vergoedingen geregeld worden, …
Daarnaast vraagt de RSZ een duidelijk overzicht van de dagen en uren waarop de werknemers van thuis uit gewerkt hebben, m.a.w. een registratie van de telewerkdagen, die onderscheiden kunnen worden van de dagen dat er op de bedrijfslokalen gewerkt wordt.
Op het voorleggen van een gedetailleerde opgave moeten we wel enige kanttekening maken daar recent het Arbeidshof te Bergen ((arbh. Bergen, 02.06.2022) geoordeeld heeft dat zo’n gedetailleerd overzicht niet nodig is als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer van thuis uit werkt. Tevens voorziet de wetgeving niet dat er zo’n verplichting is tot bijhouden van gedetailleerde registratie voor de toepassing van het forfait.
