Belgische omzetting klokkenluidersrichtlijn – update

De ministerraad heeft op 25/02/2022 een voorontwerp van wet goedgekeurd inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht of op het nationale recht binnen een privaatrechtelijke rechtspersoon melden.

Het wetsontwerp werd op 24/11/2022 goedgekeurd in de kamer. Het is echter nog wachten op de publicatie in het Belgisch Staatsblad. 

Klokkenluidersrichtlijn

Deze wet voorziet de omzetting van de Europese richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (= klokkenluidersrichtlijn). De bedoeling van de richtlijn is de toepassing van het recht en het beleid van de Unie op specifieke gebieden te versterken door gemeenschappelijke minimumnormen vast te stellen die een hoog niveau van bescherming waarborgen voor personen die inbreuken op het Unierecht melden met betrekking tot de juridische entiteiten in de private sector.

Deze wet bepaalt gemeenschappelijke minimumnormen voor de bescherming van melders van de volgende inbreuken:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en -conformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding.

De wet bevat daarnaast een niet-limitatieve opsomming van de wettelijke en reglementaire bepalingen per domein. 

Bescherming tegen represailles

De bescherming is van toepassing op personen die beroepshalve kennis hebben van informatie over bovengenoemde inbreuken. Het gaat dan niet enkel om werknemers maar ook om sollicitanten, ex-werknemers, zelfstandigen, aandeelhouders, bestuurders, (on) bezoldigde stagiairs, vrijwilligers, personen die werken onder toezicht en leiding van (onder)aannemers en leveranciers,…. Er is daarbij geen uitzonderingsregeling voorzien voor professionals die onder het beroepsgeheim vallen.

De bescherming is van toepassing op melders, maar ook facilitators (actieve ondersteuning vb. collega, vakbondsafgevaardigde), derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context (geen actieve ondersteuning vb. collega’s of familieleden van de melders) en juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders in een werkgerelateerde context verbonden zijn. 

Indien het gaat over inbreuken met betrekking tot financiële diensten, producten en markten of het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering dan zal er toch bescherming zijn voor melders indien ze de informatie over inbreuken hebben verkregen buiten een werkgerelateerde context. 

Informatie over inbreuken heeft betrekking op : informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken. 

Onder represailles wordt verstaan: een directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden. 

Elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles is verboden, met name:

• schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
• degradatie of weigering van bevordering;
• overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
• het onthouden van opleiding;
• een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
• het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
• niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een
  dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
• niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
•  schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
• opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector
  of de bedrijfstak;
• vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
• intrekking van een licentie of vergunning;
• psychiatrische of medische verwijzingen. 

De beschermingsregeling is van toepassing op voorwaarde dat de klokkenluiders op het moment van de melding redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie waarheidsgetrouw was en dat die informatie binnen de werkingssfeer van de wet viel, en dat zij hetzij een interne of externe melding hebben ingediend, hetzij een openbare bekendmaking hebben gedaan overeenkomstig de bepalingen van de wet (dit geldt ook voor anonieme meldingen).

Meldingskanalen

De richtlijn voorziet een verplichting op voor organisaties en lidstaten om meldingskanalen op te richten die voldoen aan bepaalde vereisten om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding te garanderen.

Er wordt voorzien in drie 3 kanalen voor klokkenluiders om zaken te rapporteren: een intern kanaal binnen het bedrijf, een extern kanaal bij de overheid en ten slotte via de pers.

• Intern kanaal: Dit interne kanaal zal bedrijven in staat stellen problemen binnen hun organisatie beter op te sporen en te verhelpen. De veiligheid en vertrouwelijkheid van het meldingskanaal moet verzekerd worden. Er kan zowel schriftelijk als mondeling melding worden gemaakt. De meldingsbeheerder moet binnen een maximale termijn van 3 maanden zorgen voor een antwoord.
• Extern kanaal: werknemers kunnen ook gebruik maken van een extern kanaal dat door de overheid wordt opgezet. Wie dat wenst kan klacht indienen bij de Federale Ombudsman of bevoegde autoriteiten (aan te wijzen via KB). Ook voormalige werknemers van de onderneming, vrijwilligers, stagairs, zelfstandigen, aandeelhouders, bestuurders, onderaannemers en leveranciers kunnen van dit extern kanaal gebruik maken.
• Pers (openbare bekendmaking): rechtstreeks of via een journalist
  • de melder deed eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding maar er werden geen passende maatregelen genomen binnen een redelijke termijn.
  • de melder heeft gegronde redenen om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang of er in geval van een externe melding een risico op represailles bestaat of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen.

De keuze van het meldingskanaal wordt overgelaten aan de melder.

Ook anonieme meldingen zijn mogelijk via het extern kanaal en via het intern meldingskanaal bij bedrijven met meer dan 250 werknemers.

Verplichting tot oprichting intern meldkanaal? 

De verplichting tot het oprichten van een intern meldkanaal moet bekeken worden op niveau van de juridische entiteit. Deze verplichting geldt enkel voor juridische entiteiten met minstens 50 werknemers, behalve voor organisaties in de financiële sector (die actief zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten of voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering). 

Zij zijn bijgevolg verplicht een intern kanaal en procedures voor interne meldingen en de opvolging ervan op te zetten. Dit na overleg met de sociale partners. De onderneming moet ook de nodige informatie over het gebruik van het interne meldingskanalen verstrekken. 

Bij KB kan deze verplichting verder uitgebreid worden naar ondernemingen met minder dan 50 werknemers in het kader van activiteiten met een risiconiveau m.b.t. milieu en volksgezondheid. 

Het aantal werknemers wordt berekend volgens het gemiddelde van de in de juridische entiteit tewerkgestelde werknemers overeenkomstig de regels die gelden voor de sociale verkiezingen. 

Het intern meldkanaal kan beheerd worden door een interne meldingsbeheerder of extern ter beschikking gesteld worden door een derde. In ieder geval moet de functie van de betrokken persoon waarborgen dat zij onafhankelijk zijn en geen belangenconflicten hebben. In dit kader wordt de juridische entiteit beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke (cf. GDPR). 

Er moet daarbij ook een register bijgehouden van alle meldingen in overeenstemming met de geheimhoudingsverplichtingen. Deze meldingen moeten bijgehouden worden zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt. 

Het intern meldkanaal moet opengesteld worden voor werknemers en daarnaast kan de onderneming zelf bepalen het interne meldingskanaal ook wordt opengesteld voor andere categorieën van melders (vb. zelfstandigen, onderaannemers of ex-werknemers).

Procedure interne meldkanaal 

De procedures voor interne melding en opvolging moeten de volgende elementen omvatten:

• kanalen voor het ontvangen van meldingen die door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van
  eventuele in de melding genoemde derden beschermen en waartoe niet-gemachtigde personeelsleden geen toegang hebben (geheimhoudingdplicht). Deze kanalen bieden de mogelijkheid om mondeling of schriftelijk meldingen te doen, of beide. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn;
• een bevestiging van ontvangst van de melding aan de melder, binnen zeven dagen na die ontvangst;
• de aanwijzing van een meldingsbeheerder, die dezelfde persoon of afdeling kan zijn als de persoon of afdeling die de meldingen ontvangt, en die de communicatie met de melder zal onderhouden en hem zo nodig nadere informatie zal vragen en feedback zal geven;
• een zorgvuldige opvolging door de meldingsbeheerder, ook voor anonieme meldingen;
• een redelijke termijn om feedback te geven, van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding;
• het verstrekken van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedures voor externe meldingen aan de federale coördinator (= federale ombudsmannen) en aan de bevoegde autoriteiten en, in voorkomend geval, aan instellingen, organen en instanties van de Unie. 

De bevoegde autoriteiten kunnen in overleg met de federale coördinator, de procedures voor interne melding en opvolging verder bepalen door middel van een reglement of rondzendbrief. Deze reglementen en rondzendbrieven zijn bindend en worden bekendgemaakt op de website van de bevoegde autoriteit.

Verenigingen en andere instellingen die categorieën van juridische entiteiten vertegenwoordigen, kunnen gedragscodes opstellen, wijzigen of verlengen om de componenten van de procedures voor interne melding en opvolging te bepalen.

Informatie, begeleiding en ondersteuning voor klokkenluiders

De wet voorziet ook in het vertrekken van informatie, begeleiding en ondersteuning voor klokkenluiders.

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) is het centrale informatiepunt. Het instituut zal klokkenluiders professionele juridische en psychologische ondersteuning bieden. Dat kan via het instituut zelf of derden zoals advocatenkantoren of psychologen die in deze materie gespecialiseerd zijn.

Sancties 

Er wordt voorzien in sancties van niveau 4 voor inbreuken op: 

• op de verplichting om een intern meldkanaal op te zetten en het te laten functioneren overeenkomstig de bepalingen van deze wet;
• op de registratie van meldingen.

Er wordt voorzien in gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en/of een geldboete van 600 tot 6.000 euro indien een juridische entiteit, de leden van haar personeel, alsook elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die: 

• de melding belemmert of tracht te belemmeren;
• represailles neemt;
• onnodige of tergende procedures aanspant;
• de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melders schendt.