De RSZ heeft de instructies m.b.t. de bureauvergoeding aangepast voor het 4e kwartaal van 2017.
Het maximumbedrag van de vergoeding voor bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen, bedraagt voortaan 124,45 euro per maand in plaats van 122,01 euro per maand.
Onkostenvergoeding
Onkostenvergoedingen hebben betrekking op kosten die ten laste van de werkgever vallen, die m.a.w. veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (= kost eigen aan de werkgever).
Indien u een onkostenvergoeding toekent aan een werknemer, dan moet u de toekenning ervan ook kunnen verantwoorden.
Met ingang van 1 januari 2010 heeft de wetgever het principe ingesteld dat in geval van betwisting, het aan de werkgever toekomt de juistheid van de kosten aan te tonen.
Onkostenvergoedingen mogen niet gebruikt worden om op een verdoken manier loon toe te kennen.
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen.
De instructies van de RSZ bevatten een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt met daarbij de maximumbedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast.
Indien u als werkgever van oordeel bent dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag u uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet u de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.
Opgelet: ook bij de toekenning van een forfaitaire vergoeding moet u als werkgever het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden (zowel het feit dat u een onkostenvergoeding toekent aan een bepaalde werknemer als de hoogte van de vergoeding).
Bureauvergoeding
- Maximumbedrag 124,45 euro/ maand (bedrag Q4 2017)
- De bureauvergoeding dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, …
- De vergoeding mag enkel toegekend worden aan de werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen.
- Indien werknemers bij hun werkgever een werkplaats hebben, zal het forfait alleen aanvaard worden als uit de functie duidelijk blijkt dat op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.
Bron: www.socialsecurity.be.
