Een KB van 14/08/2021 heeft enkele wijzigingen aangebracht aan de Codex Welzijn met betrekking tot bedrijfsbezoeken en het beleidsadvies.
De wijzigingen zijn gebaseerd op:
- een aantal vaststellingen van de inspecteurs van TWW i.v.m. bedrijfsbezoeken en het beleidsadvies betreft;
- de voorstellen uit advies nr. 215 en nr. 236 van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk;
- het in overeenstemming brengen van de bedrijfsbezoeken in lijn met de gewijzigde tariefregeling voor de externe preventiediensten.
Specifieke opdrachten van de externe dienst
Er wordt een nieuw hoofdstuk toegevoegd i.v.m. de specifieke opdrachten van de externe dienst.
Aangezien het gaat om een samenhangend geheel, werd ervoor geopteerd om deze wijzigingen samen te brengen in een nieuw hoofdstuk VII, getiteld “specifieke opdrachten van de externe dienst” in boek II, titel 3 van de codex over het welzijn op het werk. Dit hoofdstuk bevat derhalve een aantal nieuwe artikels, genummerd van art. II.3-52 t/m art. II.3-58. Daarnaast worden ook de noodzakelijke aanpassingen aan andere bepalingen van de codex meegenomen, zowel in boek I van de codex m.b.t. welzijnsbeleid als in boek II.
Informatieplicht bij aansluiting
Bij aansluiting van nieuwe ondernemingen (C- of D die niet beschikken over een interne preventieadviseur I of II) zijn de externe diensten ertoe gehouden om zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 2 maanden na de aansluiting informatie te verschaffen over
- de specifieke risico’s die verbonden zijn aan de sector en/of activiteiten van de onderneming, op basis van de beschikbare informatie;
- de hiermee verband houdende goede praktijken, tools en preventiemaatregelen en praktische hulpmiddelen die de werkgever kunnen helpen bij het ontwikkelen van een doeltreffend preventiebeleid;
- praktische informatie over de werking van de elektronische inventaris.
Deze informatie maakt deel uit van het beleidsadvies. Hiervoor mag dus geen bijkomende kost aangerekend worden.
Bedrijfsbezoeken
De externe dienst brengt op regelmatige basis een bedrijfsbezoek bij alle aangesloten werkgevers.
Bedrijfsbezoeken worden duidelijk gekaderd en krijgen een concreet doel, waarbij zij voor kleinere werkgevers ook worden ingebed in een geheel samen met het gemotiveerd beleidsadvies.
Elk bedrijfsbezoek omvat in elk geval een rondgang van de arbeidsplaatsen, samen met de werkgever en een preventieadviseur van de interne dienst. De externe dienst bezorgt aan de werkgever een verslag van het bedrijfsbezoek waarin de vaststellingen gedaan tijdens het bedrijfsbezoek zo concreet en duidelijk mogelijk worden weergegeven, desgevallend ondersteund door beeldmateriaal. De externe dienst informeert de werkgever en de preventieadviseur van de interne dienst over de timing van het volgende bedrijfsbezoek en van andere opdrachten en taken, inzonderheid wat betreft het gezondheidstoezicht.
Er wordt een strikte timing vastgelegd voor het eerste “verkennend” bedrijfsbezoek, evenals een vaste frequentie voor de verdere “periodieke” bedrijfsbezoeken in functie van de grootte van de ondernemingen en de risico’s.
- Verkennend bedrijfsbezoek: moet plaatsvinden binnen de twaalf maanden na het sluiten van de overeenkomst voor werkgevers horend tot tariefgroep 1 en 2, en binnen de zes maanden voor werkgever van tariefgroepen 3, 4 en 5. Bij meerdere vestigingen of werven worden zowel een bezoek aan de hoofdzetel voorzien als een bezoek per type arbeidsplaats. Welke precies, wordt voorgesteld door de werkgever en de interne preventieadviseur.
- Periodiek bedrijfsbezoek : de minimumfrequentie bedraagt 24 maanden voor A, B en C+ ondernemingen, en voor C- en D ondernemingen 36 maanden (tariefgroep 1 of 2) of 24 maanden (tariefgroep 3, 4 of 5). Bij meerdere vestigingen of werven worden het bezoekschema en de timing opgemaakt in overleg met de werkgever en de interne preventieadviseur.
De doelstelling en inhoud van de verschillende soorten bedrijfsbezoeken worden bepaald, evenals door wie deze moeten gebeuren, en er worden regels uitgewerkt die een oplossing moeten bieden voor de specifieke situatie van werkgevers met meerdere geografisch verspreide vestigingen of werven.
| Werkgevers A, B en C+ | Werkgevers C- en D | |
| Doel verkennend bedrijfsbezoek |
|
|
| Doel periodiek bedrijfsbezoek | Zie verkennend bedrijfsbezoek, met bijsturing en aanvulling op basis van nieuwe vaststellingen. | Actualisering van het beleidsadvies: · De gevaren en risico’s aanwezig in de onderneming (rekening houdend met ev. ernstige arbeidsongevallen, psychosociale interventies, globale rapporteringen over de resultaten van het periodiek arbeidsgeneeskundig gezondheidstoezicht, en een globale analyse van de arbeidsongevallen, incidenten en beroepsziekten sinds het vorig bedrijfsbezoek. · De aanwezige risico’s zal men eventueel “her-wegen” in functie van genomen preventiemaatregelen, nieuwe risico’s en vaststellingen sinds het vorig bedrijfsbezoek. · Eventuele aanpassing van de vijf prioritaire risico’s en de hieraan gekoppelde aanbevelingen van preventiemaatregelen, alsook over de functies en werkposten waarvoor een arbeidsgeneeskundig gezondheidstoezicht nodig is. · De externe preventiedienst moet ook het effect van de acties en gehanteerde methodiek evalueren, met het oog op het eventueel aanpassen van de methodiek. |
Beleidsadvies
Het beleidsadvies is een dynamisch instrument om de ondernemingen C- of D die niet beschikken over een interne preventieadviseur I of II, bij te staan bij het ontwikkelen van een doeltreffend preventiebeleid op maat van de onderneming, onder meer door :
- het verstrekken van informatie;
- het voorstellen van 5 preventieprioriteiten voor de onderneming;
- het doen van aanbevelingen en het voorstellen van concrete en specifiek op de onderneming afgestemde preventiemaatregelen om de werkgever in staat te stellen deze preventieprioriteiten aan te pakken.
Het beleidsadvies draagt eveneens bij tot het optimaliseren van de samenwerking tussen de werkgever, zijn interne dienst en zijn externe dienst.
Het beleidsadvies ten behoeve van deze ondernemingen wordt met andere woorden verder geconcretiseerd door een expliciete focus op de prioritaire risico’s op maat van de onderneming, waarbij meteen ook concrete preventiemaatregelen moeten worden aangegeven om deze werkgevers te ondersteunen in de stapsgewijze opbouw van een efficiënt preventiebeleid. Dit beleidsadvies wordt bovendien gekoppeld aan de verschillende opdrachten bij de werkgever, met als doel een betere opvolging van de risico’s en een duidelijke meerwaarde voor het preventiebeleid.
Het beleidsadvies wordt regelmatig, en minstens naar aanleiding van het periodiek bedrijfsbezoek, geactualiseerd. De externe dienst zorgt ervoor dat de historiek van de wijzigingen aan het beleidsadvies, de data van deze wijzigingen, evenals de naam van de preventieadviseur of van de persoon die hem bijstaat, en die de wijzigingen heeft aangebracht, zichtbaar zijn voor de werkgever.
Verandering externe dienst
Als de werkgever van externe dienst verandert, informeert de externe dienst hem over de documenten en informatie die door de externe dienst bewaard worden met betrekking tot het welzijnsbeleid bij deze werkgever, inzonderheid wat betreft beleidsadviezen, gezondheidsdossiers, enz. De externe dienst draagt deze documenten en informatie binnen 3 maanden na de verandering van externe dienst over aan de werkgever of aan de nieuwe externe dienst, om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
Inwerkingtreding
De wijzigingen treden in werking op 01/01/2022.
Bron: KB van 14/08/2021 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk wat de bedrijfsbezoeken en het beleidsadvies betreft, BS 23 augustus 2021; Advies nr. 236 van 30 april 2021 betreffende het ontwerp van koninklijk besluit tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk wat de bedrijfsbezoeken en het beleidsadvies betreft (D230).
