Een werkgever informeert meestal zijn personeel wanneer de arbeidsovereenkomst van een werknemer beëindigd wordt. De vraag die bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna GBA) terecht kwam, is welke informatie mag de werkgever dan wel of niet communiceren naar de rest van het personeel toe.
Terzake ging het om twee werknemers diens arbeidsovereenkomst beëindigd werd en waarbij de werkgever bepaalde omstandigheden eigen aan het ontslag gecommuniceerd zou hebben aan de overige werknemers. De werknemers hebben beide klacht neergelegd bij de GBA.
Beslissing GBA
De GBA heeft beide communicaties onderzocht in het licht van het beginsel van minimale gegevensbewerking, hetgeen wilt zeggen dat persoonsgegevens toereikend moeten zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
- De communicatie rond de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van de eerste werknemer zei enkel dat de samenwerking stopgezet was, en de werknemer bijgevolg niet meer op de werkvloer zou verschijnen.
Het beginsel werd volgens de GBA hier niet geschonden aangezien er zeer beperkte info meegedeeld werd aan de overige werknemers zonder concrete omstandigheden. In het kader van het personeelsbeleid is het de werkgever immers wel toegestaan om de werknemers te informeren over het einde van de arbeidsovereenkomst.
- Bij het ontslag van de tweede werknemer lag dit evenwel anders. Naast de communicatie rond het einde van de samenwerking, heeft de werkgever eveneens meegedeeld dat dat de beslissing werd genomen na drie schriftelijke verwittigingen en bijsturingsgesprekken.
Hier heeft de GBA geoordeeld dat het communiceren van deze bijkomende info het beginsel van minimale gegevensverwerking schendt. Het is namelijk niet toereikend en noodzakelijk t.o.v. de organisatie van een passend personeelsbeleid.
Omtrent de klacht van de tweede werknemer heeft de werkgever een berisping gekregen.
Concreet mag u als werkgever het personeel dus informeren over de beëindiging van de samenwerking van werknemers, evenwel moet de informatie beperkt blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is. Er mag dus geen randinformatie aan toegevoegd worden betreffende de omstandigheden die eigen waren aan het ontslag.
Bron: Geschillenkamer Gegevensbeschermingsautoriteit, Beslissing van 1 juni 2021, nr. 63/2021.
