Thuiswerk brengt voor werknemers een aantal kosten met zich mee die eigen zijn aan de werkgever.
De fiscus heeft in een circulaire van 14/07/2020 de regels vastgelegd voor de toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding bij structureel telewerk.
Principe: werkelijke kosten
Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De werkgever kan deze vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
Forfaitaire onkostenvergoeding
Indien er effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk wordt gedaan door werknemers, nl. minstens 5 werkdagen per maand, kan de werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen.
De forfaitaire vergoeding kan maximaal 126,94 euro per maand* bedragen en wordt indien de voorwaarden voldaan zijn beschouwd als niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
*Bedrag vanaf 01/04/2020 tot 129,48 euro per maand.
De fiscus voorziet dat er geen pro rata toegepast moet worden voor deeltijdse werknemers. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
Deze forfaitaire thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, … in de verblijfplaats van de werknemer.
Er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen verschillende functiecategorieën. Er moet aan alle werknemers die aan regelmatig en structureel thuiswerk doen, hetzelfde bedrag van per maand worden toegekend.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding mag niet worden gecombineerd met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.
Modaliteiten
Voor de werknemers is de forfaitaire thuiswerkvergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, indien rekening wordt gehouden met volgende modaliteiten:
- de werknemers zijn verplicht, in geval ze hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, deze forfaitaire vergoeding in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben
- om de mogelijkheid van dubbele aftrek van eenzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever
- de werkgever heeft steeds nominatieve lijsten ter beschikking met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding
- de forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, moet de vermelding ‘JA – ernstige normen‘ worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen
- de vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan werknemers die een ‘salary split’ hebben, moeten worden verminderd in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid
- het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.
Fiscale ruling?
Indien de voorwaarden zoals vastgelegd in de circulaire worden nageleefd, dan moet de werkgever geen tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen.
Indien de toekenning van de forfaitaire thuiswerkvergoeding afwijkt van de voorwaarden vastgelegd in deze circulaire dan kan de werkgever geen beroep doen op de circulaire, maar dan kan men hiervoor een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen.
Voorbeelden: onderscheid tussen functiecategorieën, andere kosten op forfaitaire wijze vergoeden of bepaalde bestanddelen die reeds vervat zitten in de thuiswerkvergoeding (vb. bureaustoel) ter beschikking wil stellen aan zijn werknemers.
Inwerkingtreding
Deze maatregel is retroactief van toepassing vanaf 01.03.2020.
Bron: Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk.
