Het mobiliteitsbudget – uitstel inwerkingtreding

Zoals reeds in eerdere berichten gecommuniceerd had de regering aangekondigd dat er mogelijks vanaf 2026 een hervorming zou zijn van het mobiliteitsbudget (cf. regeerakkoord 2025 – 2029) waardoor werkgevers verplicht zouden zijn aan werknemers die beschikken over of recht hebben op een bedrijfswagen, een mobiliteitsbudget aan te bieden.

Uit de wandelgangen hadden we reeds vernomen dat er een uitstel van deze 1e fase van het verplichte mobiliteitsbudget zou komen omdat 01/01/2026 niet meer haalbaar zou zijn gelet op enkele onenigheden over de uitvoeringsmodaliteiten. 

Op 09/01/2026 heeft de ministerraad een voorontwerp van wet goedgekeurd waarbij de geplande hervorming pas in voege zou treden vanaf 01/01/2027. Het voorontwerp moet het verdere verloop van het wetgevend proces nog volgen en werd voor advies overgemaakt aan de Raad van State, aan de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven en aan de Nationale Arbeidsraad.

Hieronder alvast een overzicht van de regels die momenteel gelden :

Algemeen principe

Het mobiliteitsbudget is een budget dat aan de werknemer toegekend kan worden in ruil voor de bedrijfswagen met privégebruik. Dit budget biedt werknemers de keuze om de bedrijfswagen volledig te vervangen door duurzame vervoersmiddelen, of te kiezen voor een mix van een groenere bedrijfswagen en deze duurzame vervoersmiddelen. Het niet gebruikte deel van het mobiliteitsbudget kan op het einde van het jaar aan de werknemer worden betaald.

Het betreft dus 3 pijlers:

• Pijler 1: een milieuvriendelijkere bedrijfswagen kiezen
• Pijler 2: kiezen voor duurzame vervoermiddelen en -diensten (fietsen, openbaar vervoer, deelsystemen, carpooling, hypothecaire lening,….) en dit voor aankoop, gebruik en onderhoud.
• Pijler 3: het eventuele restsaldo zal in loon worden uitbetaald

Er wordt hiervoor een mobiliteitsrekening gecreëerd op naam van de werknemer.

Invoering van het mobiliteitsbudget

De invoering is (momenteel nog) de uitsluitende beslissingsbevoegdheid van de werkgever. De eventuele voorwaarden die de werkgever hieraan wil verbinden, moeten wel ter kennis gebracht worden aan alle werknemers.

Bijvoorbeeld het mobiliteitsbudget enkel invoeren voor een gedeelte van de onderneming.

Het is de vrije keuze van de werknemer om al niet gebruik te maken van deze mogelijkheid indien de voorwaarden voldaan zijn.

De werknemer die gebruik wilt maken van het mobiliteitsbudget dient een schriftelijke aanvraag in bij de werkgever.
De werkgever deelt voorafgaandelijk de wijze mee waarop het mobiliteitsbudget wordt berekend en het bedrag ervan.
De beslissing van de werkgever om al dan niet in te gaan op de aanvraag wordt schriftelijk ter kennis gebracht aan de werknemer

Bij een positieve beslissing wordt dit opgenomen in een schriftelijke overeenkomst die deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst en die wordt opgemaakt voorafgaand aan de eerste toekenning van het mobiliteitsbudget. Deze overeenkomst moet verplicht een aantal elementen bevatten. Indien niet voldaan is aan voorgaande voorwaarden, vervalt de specifieke sociale en fiscale behandeling van het mobiliteitsbudget.

De werkgever kan de toekenning ook weigeren, bijvoorbeeld wanneer een bedrijfswagen vereist is voor de functie van de werknemer (denk hierbij aan vertegenwoordigers).

Toepassingsvoorwaarden

• Van werkgeverszijde

Het mobiliteitsbudget kan enkel ingevoerd worden wanneer onmiddellijk voorafgaand reeds 36 maanden ononderbroken één of meerdere bedrijfswagens ter beschikking gesteld zijn aan één of meerdere werknemers

Bij een startende werkgever die minder dan 36 maanden actief is, geldt de voorwaarde van 36 maanden niet voor zover op het ogenblik van het invoeren van het mobiliteitsbudget één of meerdere bedrijfswagens ter beschikking gesteld worden aan één of meerdere werknemers.

• Van werknemerszijde

Enkel werknemers die daadwerkelijk over een bedrijfswagen beschikken of die recht hebben op een bedrijfswagen (zijnde werknemers die deel uitmaken van een functiecategorie waarvoor het bij de werkgever geldende bedrijfswagenbeleid in een bedrijfswagen voorziet) kunnen in aanmerking komen voor het mobiliteitsbudget.

• Geen vervanging

Het mobiliteitsbudget mag niet worden toegekend ter vervanging/ omzetting van loon, premies, voordelen in natura of andere voordelen, behoudens van eerder verkregen voordelen die werden verkregen ter compensatie van het niet aanvaarden van een bedrijfswagen waarop de werknemer recht had.

Bedrag van het mobiliteitsbudget

Het uitgangspunt is dus de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).

Het budget wordt berekend in principe aan de hand van:

• De jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt;
• de fiscale en parafiscale lasten; en
• de met de wagen gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid, zoals de financieringskosten, de brandstofkosten, de verschuldigde solidariteitsbijdrage.

In deze TCO zit de maandelijkse leaseprijs of huurprijs van de wagen, maar ook alle kosten voor brandstof, verzekeringen, de CO2-solidariteitsbijdrage, niet-aftrekbare btw, vennootschapsbelasting op niet-aftrekbare autokosten, enz.

Voor de berekening kan de werkgever kiezen tussen een berekening op basis van de werkelijke kosten, ofwel op basis van een forfaitaire berekening.

Ook hier geldt een informatieplicht van de werkgever t.a.v. de werknemers. Indien de werkgever geen uitdrukkelijke keuze maakt, geldt de toepassing van de werkelijke kosten.

• De werkelijke kostenformule

Voor de berekening van de TCO op basis van de werkelijke kosten, moet er rekening gehouden worden met het gemiddelde van de jaarlijkse bruto kosten van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen waarvan de werknemer afstand doet.

Dit gemiddelde wordt berekend over de laatste vier jaar, of over de volledige periode wanneer de bedrijfswagen minder dan vier jaar ter beschikking werd gesteld.

Hierbij moet rekening gehouden worden met alle werkelijke kosten. Als de kosten niet zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid, kunnen die kosten niet in rekening worden gebracht.

De lijst van de kosten is exhaustief. Geen enkele andere kost kan in rekening worden gebracht.

Het betreft onderstaande kosten :

• jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
• intresten op geleende kapitalen;
• kosten van huur of leasing;
• brandstof- en elektriciteitskosten;
• administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
• jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie;
•  onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
• beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel;
• tol- en parkeerkosten;
• reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
• kosten van een vervangwagen;
• kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
• kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
• expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
• herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
• verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
• kosten van de technische keuring;
• beheerskosten van dienstverlening;
• belasting op de in verkeerstelling;
• verkeersbelasting;
• patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
• niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten;
• belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
• belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

De kosten kunnen niet in rekening worden gebracht voor zover ze reeds vervat zitten in de kosten met betrekking tot het huur- of leasecontract.

De kosten kunnen slechts in rekening worden gebracht voor zover het bedrijfswagenbeleid voorziet in de financiering ervan.

• De forfaitaire kostenformule

De forfaitaire waardenformule zal worden gebruikt voor werknemers die (nog) niet genieten van een bedrijfswagen en die dus geen afstand doen van een bedrijfswagen. In die gevallen is het niet zinvol om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

Ook bij een functieverandering of bevordering is deze formule interessant aangezien de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet. Ook in die gevallen zullen er geen gegevens beschikbaar zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

Voor de forfaitaire berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, is de kilometervergoeding die in aanmerking moet worden genomen diegene van kracht op het moment van de bepaling van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

De forfaitaire waardenformule verschilt naargelang het voertuig gehuurd of geleased wordt, dan wel het een voertuig in eigendom of financiële leasing betreft. In beide gevallen is er eerst een ″vastecomponent” en vervolgens een ″variabele″ component die betrekking heeft op het aantal gereden kilometers voor de woonwerkverplaatsingen, en een aantal zuivere privékilometers dat forfaitair is vastgesteld.

• • Gehuurd of geleased voertuig

Als het een gehuurd of een geleased voertuig betreft, is de vaste component gebaseerd op:

– de jaarlijkse kost in het huur- of leasingcontract
– de kosten die niet begrepen zijn in het voornoemde contract : gemiddelde jaarkost
– niet-aftrekbare btw
– de belasting op de niet-aftrekbare autokosten,
– de maandelijkse CO2-solidariteitsbijdrage betaald aan de RSZ die weliswaar in totaliteit op jaarbasis moet worden meegenomen.

De variabele component is gebaseerd op 6.000 zuivere privé-kilometers per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen per jaar, vermenigvuldigd met de verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten niet inbegrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost.

Deze verbruikskost per kilometer is gelijk aan 30 % van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding. Als de werknemer niet over een tank- of laadkaart beschikt, is deze kost gelijk aan 0.

Buiten een functieverandering of bevordering, waardoor het totale bedrag van het budget moet worden herberekend, zal een latere wijziging van de kilometervergoeding niet leiden tot een aanpassing van het mobiliteitsbudget.

• • Voertuig in eigendom of financiële leasing

De vaste component wordt berekend op 25 % van de cataloguswaarde van het voertuig. De notie cataloguswaarde is eveneens diegene die gebruikt wordt voor de vaststelling van het voordeel van alle aard in hoofde van de belastingplichtige.

In deze 25 % zitten eveneens de bijkomende kosten zodat hier geen sprake meer kan zijn van afzonderlijke bijkomende kosten van verzekering, onderhoud, enz. Enkel de solidariteitsbijdrage wordt nog afzonderlijk meegerekend. De 25 % is gebaseerd op de kost van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometers per jaar aflegt.

De variabele component wordt op dezelfde manier vastgelegd als die voor de hiervoor voormelde gehuurde of geleasede voertuigen.

• Eigen bijdrage

Indien een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen, moet deze in mindering worden gebracht van het mobiliteitsbudget.

• Minimum- en maximumgrenzen

Er geldt een minimum- en maximumgrens wat de omvang van het mobiliteitsbudget betreft. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd op 1 januari.

De bedragen van toepassing vanaf 1/1/2026 zijn de volgende (onder voorbehoud van bevestiging door de Fiscus):

• • Minimum op jaarbasis: 3.233 €
  • Maximaal één vijfde van het totale bruto jaarloon van de betrokken werknemer met een absoluut maximum van 17.244 €.

Praktisch

Met voormelde minimum- en maximumgrenzen moeten worden rekening gehouden:

• • op het moment dat het bedrag van het mobiliteitsbudget vastgelegd, of m.a.w. op het moment van de toekenning ervan;
  • op het moment van functieverandering of bevordering ((waarbij het mobiliteitsbudget kan worden verhoogd of verlaagd wanneer de werknemer door de verandering van functie of promotie tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet);
  • jaarlijks op 1 januari van ieder jaar, waarbij in voorkomend geval rekening wordt gehouden met het geïndexeerde bedrag.

• Mobiliteitsbudget – jaarbedrag

Het mobiliteitsbudget is een jaarbedrag, dat wordt toegekend overeenkomstig het aantal kalenderdagen van het kalenderjaar waarin de werknemer heeft deelgenomen aan het systeem van het mobiliteitsbudget.

Dit betekent dat wanneer er van een bedrijfswagen op een mobiliteitsbudget wordt overgestapt, de fiscale regimes niet gecumuleerd mogen worden. De berekening van het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een door de werkgever kosteloos ter beschikking gesteld voertuig gebeurt immers eveneens per kalenderdag dat de werknemer de wagen effectief ter beschikking had. De rekenformules voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, moeten in dat geval dan ook toegepast worden in verhouding tot dit aantal kalenderdagen.

• Mobiliteitsbudget – referentiewagen

In principe moet per individuele werknemer het mobiliteitsbudget bepaald worden in functie van de wagen en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.

De fiscus aanvaardt echter dat de werkgever het bedrag van het mobiliteitsbudget kan vaststellen op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, en dit ongeacht of de werkgever gebruik maakt van de werkelijke kostenformule dan wel van de forfaitaire waardenformule. De voorwaarde is evenwel dat de werkgever deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.

De werkgever moet dus wel consistent eenzelfde methode toepassen:

• ofwel een vaststelling van het mobiliteitsbudget per individuele werknemer;
• ofwel op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort.

De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

De referentiewagen is enkel mogelijk bij de bepaling van het mobiliteitsbudget. Onder pijler 1 kan de referentiewagen niet gebruikt worden.

• Geen keuze à la carte

De fiscus zegt duidelijk dat het niet de bedoeling is om ‘à la carte’ kiezen tussen de werkelijke of forfaitaire berekeningsmethode om voor ieder van zijn werknemers de meest voordelige situatie te berekenen. Dezelfde methode moet toegepast worden voor alle werknemers binnen het bedrijf.

Wel kan de werkgever beslissen om de forfaitaire methode te gebruiken voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en om gebruik te maken van de werkelijke methode om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen (of omgekeerd). Maar dan moet deze methode voor alle werknemers van het bedrijf doorgetrokken worden.

Er geldt wel een uitzondering in situaties waarvoor de werkelijke berekeningsmethode niet mogelijk is. Bijvoorbeeld bij nieuw aangeworven werknemers die onmiddellijk instappen in het mobiliteitsbudget of in geval van een functieverandering of bevordering wanneer de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet.

Wanneer een werkgever in voorgaande situatie de werkelijke kostenformule toepast, dan kan in deze uitzonderingsgevallen de forfaitaire waardenformule wel nog worden gebruikt. In dat verband wordt evenwel nog opgemerkt dat wanneer een werkgever gekozen heeft voor de werkelijke kostenformule en het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van een referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de betrokken werknemer behoort, er wel een mobiliteitsbudget kan worden vastgesteld bij een functieverandering of bevordering. De forfaitaire waardenformule is dan niet de enige mogelijkheid om het mobiliteitsbudget vast te stellen, en mag dus in dat geval niet worden gebruikt.

• Looptijd keuze

Wanneer de werkgever een keuze maakt, blijft die geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. De overeenkomsten die al zijn gesloten, blijven volledig van kracht en kunnen niet worden aangepast.

Dit houdt in dat wanneer de werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dit enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers (niet de situatie van een functieverandering of bevordering).

De werkgever dient in principe om de 3 jaar een keuze te maken. Wanneer hij dit niet doet, dan wordt zijn vorige keuze stilzwijgend verlengd voor een periode van 3 jaar.

Voorbeeld fiscus

Indien de werkgever kiest voor de toepassing van de forfaitaire waardenformule in 2024, blijft deze keuze onverminderd gelden voor 2024, 2025 en 2026.

Indien de werkgever in 2027 kiest voor de toepassing van de werkelijke kostenformule, dan zal dit enkel gelden voor wie vanaf 2027 instapt.

Wie in 2026 reeds was ingestapt behoudt de toepassing van de forfaitaire waardenformule.

Werking mobiliteitsbudget

De werkgever mag zelf kiezen welke bestedingsmogelijkheden aangeboden worden. De werkgever is wel verplicht om minstens 1 aanbod te doen in het kader van pijler 2.

Hier kan je meer informatie vinden over specifieke toepassingsgevallen onder de diverse pijlers.

Beheer mobiliteitsbudget

• Virtuele rekening mobiliteitsbudget

De werkgever moet het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking stellen van de werknemer op een mobiliteitsrekening.

Die mobiliteitsrekening is een gegevensbank waarin het mobiliteitsbudget wordt geregistreerd en beheerd door de werkgever.

De werkgever kan vrij de vorm kiezen voor het beheer van een mobiliteitsrekening. Het volstaat om een digitaal rekenblad te gebruiken, zolang de voorwaarden inzake creatie, registratie, beheer, privacy, enz., worden gerespecteerd.

De mobiliteitsrekening moet de werkgever wel toelaten om:

• per begunstigde werknemer, het mobiliteitsbudget toe te kennen en op te volgen, en alle door het mobiliteitsbudget gefinancierde kosten te registreren;
• het mobiliteitsbudget te verhogen of te verlagen in geval van een functiewijziging of van een bevordering van de begunstigde werknemer;
• de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget te blokkeren op de dag van de beëindiging van de toekenning van het mobiliteitsbudget;
• over te gaan tot een nieuwe berekening van het mobiliteitsbudget om de werkgever toe te laten om de terugbetaling te eisen van onrechtmatig gebruikte sommen
• het gedeelte van het saldo van het mobiliteitsbudget te berekenen dat niet door de werknemer gebruikt werd tijdens het kalenderjaar voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 en/of duurzame vervoermiddelen in pijler 2 en dat hem één keer per jaar in geld zal worden uitbetaald, uiterlijk samen met het loon van de eerste maand van het daaropvolgende jaar.

Informatieverstrekking

De werkgever moet erover waken dat alle werknemers op de hoogte worden gebracht van het mobiliteitsbudget. Dat zal vooral een aandachtpunt zijn bij de introductie van het mobiliteitsbudget via een individuele arbeidsovereenkomst of via een gebruik.

Ook zal de werkgever de werknemers moeten informeren over welke keuze van berekeningswijze hij gedaan heeft, de forfaitaire of deze op basis van werkelijke kosten.

Rechtvaardigingsstukken

Wanneer de werknemer de middelen volledig of gedeeltelijk voorfinanciert, bepaalt de werkgever welke rechtvaardigingsstukken moeten worden voorgelegd om de besteding te bewijzen.

Er worden geen specifieke formaliteiten opgelegd. Het is aan de werkgever om in geval van een sociale of fiscale controle het bewijs te leveren, via de rechtvaardigingsstukken bezorgd door de werknemer, dat de besteding voldoet aan de wettelijke voorwaarden (bv. dat de interesten en kapitaalsaflossingen van een hypothecaire lening betrekking hebben op de woonplaats van de werknemer binnen een straal van 10 kilometer – in vogelvlucht – van zijn normale plaats van tewerkstelling).

Als gebruik wordt gemaakt van een betaalkaart of van een applicatie, moet de werkgever ervoor zorgen dat die instrumenten enkel kunnen worden gebruikt voor de financiering van de duurzame vervoermiddelen.

Nieuwe regeling vanaf 01/01/2027? 

Het voorontwerp van wet heeft tot doel de eerste fase uit te voeren van de geplande hervorming van het mobiliteitsbudget, zoals vastgelegd in het federale regeerakkoord 2025-2029, namelijk: “Het mobiliteitsbudget zal door werkgevers systematisch als mogelijkheid worden aangeboden aan werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen” .

In het kader van de nieuwe regeling zou elke werkgever die een of meer bedrijfswagens ter beschikking stelt van een of meer werknemers gedurende een periode van meer dan 36 maanden, al dan niet onderbroken, verplicht worden om zijn werknemers een mobiliteitsbudget voor te stellen.

Er wordt daarbij voorzien in een aantal specifieke uitzonderingen/ verduidelijkingen die van belang zijn in de praktijk: 

• De werkgever kan wachten tot het huurcontract, leasecontract of andere overeenkomst voor het gebruik van de huidige bedrijfswagen die daadwerkelijk ter beschikking van de werknemer wordt gesteld, is verstreken, alvorens hem toe te staan deze in te ruilen voor het mobiliteitsbudget.
• De volgende werkgevers zijn echter niet verplicht om een mobiliteitsbudget voor te stellen in ruil voor de bedrijfswagen:
  • de werkgever die een beroep doet op een informatie- en raadplegingsprocedure met betrekking tot collectief ontslag met sluiting van onderneming;
  • de werkgever die een onderneming in moeilijkheden is;
  • de werkgever die tijdens het kalenderjaar gemiddeld minder dan 15 werknemers tewerkstelt tijdens de referentieperiode;
  • de werkgever die gemiddeld minder dan 50 werknemers tewerkstelt tijdens de referentieperiode en dit tot 31 december 2027;
• Er wordt daarnaast ook voorzien in de mogelijkheid voor de werkgever om bepaalde werknemers te verplichten om te opteren voor pijler 1 (= emissievrij voertuig), op basis van criteria die verband houden met de aard van de functie en de legitieme belangen van de onderneming. Deze criteria mogen niet discriminerend zijn en moeten het proportionaliteitsbeginsel naleven.

De datum van inwerkingtreding is voorzien op 1 januari 2027.

Bovenstaande bespreking is onder voorbehoud van wijzigingen en publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Bron: https://news.belgium.be/nl/wijziging-van-diverse-bepalingen-verband-met-het-mobiliteitsbudget.