Skip to main content
Sociaal-Juridisch

Fiscus verduidelijkt nieuwe rekenregels mobiliteitsbudget

By 29 maart 2024No Comments

Eind 2023 werden via Koninklijk Besluit een aantal praktische rekenregels geïntroduceerd aangaande de berekening van het mobiliteitsbudget.

Voor de uitgebreide toelichting verwijzen we je graag naar het artikel “Modaliteiten voor de berekening van het mobiliteitsbudget: KB gepubliceerd“.

Thans heeft de fiscus een circulaire gepubliceerd die een toelichting geeft over deze rekenregels, alsook een aantal concrete voorbeelden aanreikt.

Toelichting m.b.t. de forfaitaire waardenformule – milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1

Voor de berekening van het budget voor een gehuurd of een geleased voertuig, is de vaste component gebaseerd op:

  • de jaarlijkse kost in het huur- of leasingcontract
  • de kosten die niet begrepen zijn in het voornoemde contract : gemiddelde jaarkost*
  • niet-aftrekbare btw
  • de belasting op de niet-aftrekbare autokosten,
  • de maandelijkse CO2-solidariteitsbijdrage betaald aan de RSZ die weliswaar in totaliteit op jaarbasis moet worden meegenomen.

*Met de gemiddelde jaarkost wordt verstaan de gemiddelde jaarlijkse kosten van al deze uitgaven over de afgelopen drie jaar, of de gemiddelde jaarlijkse kosten over de gehele periode indien de bedrijfswagen voor minder dan drie jaar ter beschikking is gesteld, steeds op voorwaarde dat daarin is voorzien in het bedrijfswagenbeleid.

Aangezien het hier gaat om de kosten die niet zijn opgenomen in het huur of leasecontract van de in pijler 1 gekozen milieuvriendelijke bedrijfswagen, zullen deze kosten nog niet gekend zijn op het moment dat de milieuvriendelijke bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld. De werkgever zal daarom voor het eerste jaar die kosten zelf moeten schatten, naar best vermogen. Het volgende jaar kan dan rekening worden gehouden met de kosten van het vorige jaar, het jaar daarop met het gemiddelde van de twee vorige jaren, enz.

De variabele component is gebaseerd op : (6.000 zuivere privé-kilometers per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen per jaar), vermenigvuldigd met de verbruikskost per kilometer.

De 200 werkdagen liggen vast. Er wordt dus geen rekening gehouden met aantal dagen telewerk.

De verbruikskost per kilometer wordt vastgesteld op 30 % van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die federale ambtenaren ontvangen voor het gebruik van een privé voertuig voor professionele doeleinden zoals van kracht op het moment wanneer het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld. M.a.w. op het moment waarop een (nieuwe) keuze voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 wordt gemaakt en vervolgens telkens op 1 januari van de daarop volgende jaren. In geval van een functieverandering of bevordering die leidt tot een verhoging of verlaging van het mobiliteitsbudget, zal de huidige verbruikskost per kilometer in de loop van het jaar enkel wijzigen wanneer dit gepaard gaat met de keuze van een nieuwe milieuvriendelijke bedrijfswagen binnen pijler 1.

Gezien de bestedingen in pijler 1 jaarlijks worden vastgelegd, zal de forfaitaire kilometervergoeding jaarlijks fluctueren (en niet op kwartaalbasis).

Wat met een wijziging van de woon-werkafstand?

Wanneer de werknemer verhuist, en de woon-werkafstand wijzigt, dan zal die wijziging pas uitwerking hebben in de formule vanaf 01/01 van het daaropvolgende jaar. Deze afstand wordt immers vastgesteld op het moment dat het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 wordt vastgesteld, en vervolgens ieder jaar op 1 januari.

Toelichting berekeningsregels total cost of ownership (mobiliteitsbudget)

Wat met een ontoereikend mobiliteitsbudget?

Bij de afrekening op het einde van het kalenderjaar kan het zijn dat het mobiliteitsbudget ontoereikend is om bepaalde kosten aan te rekenen. Wanneer deze kosten niet worden terugbetaald door de werknemer, dan moeten die kosten worden beschouwd als een voordeel alle aard en is dit voordeel onderworpen aan de socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Zij verliezen dus hun specifieke sociale en fiscale behandeling die zij binnen het mobiliteitsbudget genieten.

Voorbeeld fisucs

Wanneer een werknemer eigen geld besteedt aan een duurzaam vervoermiddel en dat geld terugvraagt in het kader van zijn mobiliteitsbudget, maar het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, dan vergoedt de werkgever de werknemer enkel tot een bedrag van het nog beschikbare budget. Als de werkgever toch het hele bedrag terugbetaalt aan de werknemer, dan zal de werkgever het verschil moeten aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Wanneer daarentegen de werkgever een duurzaam vervoermiddel voorfinanciert voor de werknemer en afrekent op het mobiliteitsbudget, maar het beschikbare bedrag van het mobiliteitsbudget ontoereikend is, moet de werknemer het verschil terugbetalen aan de werkgever, of moet de werkgever het verschil aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Terugbetaling door leasemaatschappij

Soms kan de leasemaatschappij een bedrag terugbetalen aan de werkgever omdat de werknemer bijvoorbeeld veel minder kilometers heeft gereden met de milieuvriendelijke bedrijfswagen dan is ingeschat. In dat geval moet het mobiliteitsbudget van de werknemer overeenkomstig worden verhoogd. Er zijn initieel immers teveel kosten aangerekend op het mobiliteitsbudget.

Het terugbetaalde bedrag wordt toegerekend aan het kalenderjaar waarin de terugbetaling plaatsvindt. Wat eventueel overblijft op het einde van het kalenderjaar, valt onder pijler 3 (cash) en wordt overeenkomstig uitbetaald.

De forfaitaire kostenformule en kilometervergoeding

Voor de forfaitaire berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, is de kilometervergoeding die in aanmerking moet worden genomen diegene die van kracht is op het moment van de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Dit zal gebeuren op het ogenblik van de eerste toekenning van het budget, maar ook wanneer een functieverandering of bevordering leidt tot een wijziging van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Afgezien van deze omstandigheden kan een latere wijziging (verhoging of verlaging) van de kilometervergoeding niet leiden tot een aanpassing van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

Mobiliteitsbudget – jaarbedrag

Het mobiliteitsbudget is een jaarbedrag, dat wordt toegekend overeenkomstig het aantal kalenderdagen van het kalenderjaar waarin de werknemer heeft deelgenomen aan het systeem van het mobiliteitsbudget.

Dit betekent dat wanneer er van een bedrijfswagen op een mobiliteitsbudget wordt overgestapt, de fiscale regimes niet gecumuleerd mogen worden. De berekening van het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een door de werkgever kosteloos ter beschikking gesteld voertuig gebeurt immers eveneens per kalenderdag dat de werknemer de wagen effectief ter beschikking had. De rekenformules voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, moeten in dat geval dan ook toegepast worden in verhouding tot dit aantal kalenderdagen.

Mobiliteitsbudget – referentiewagen

In principe moet per individuele werknemer het mobiliteitsbudget bepaald worden in functie van de wagen en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.

De fiscus aanvaardt echter dat de werkgever het bedrag van het mobiliteitsbudget kan vaststellen op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, en dit ongeacht of de werkgever gebruik maakt van de werkelijke kostenformule dan wel van de forfaitaire waardenformule. De voorwaarde is evenwel dat de werkgever deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.

De werkgever moet dus wel consistent eenzelfde methode toepassen:

  • ofwel een vaststelling van het mobiliteitsbudget per individuele werknemer;
  • ofwel op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort.

De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

De referentiewagen is enkel mogelijk bij de bepaling van het mobiliteitsbudget. Onder pijler 1 kan de referentiewagen niet gebruikt worden.

Geen keuze à la carte

De fiscus zegt duidelijk dat het niet de bedoeling is om ‘à la carte’ kiezen tussen de werkelijke of forfaitaire berekeningsmethode om voor ieder van zijn werknemers de meest voordelige situatie te berekenen. Dezelfde methode moet toegepast worden voor alle werknemers binnen het bedrijf.

Wel kan de werkgever beslissen om de forfaitaire methode te gebruiken voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en om gebruik te maken van de werkelijke methode om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen (of omgekeerd). Maar dan moet deze methode voor alle werknemers van het bedrijf doorgetrokken worden.

Er geldt wel een uitzondering in situaties waarvoor de werkelijke berekeningsmethode niet mogelijk is. Bijvoorbeeld bij nieuw aangeworven werknemers die onmiddellijk instappen in het mobiliteitsbudget of in geval van een functieverandering of bevordering wanneer de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet.

Wanneer een werkgever in voorgaande situatie de werkelijke kostenformule toepast, dan kan in deze uitzonderingsgevallen de forfaitaire waardenformule wel nog worden gebruikt. In dat verband wordt evenwel nog opgemerkt dat wanneer een werkgever gekozen heeft voor de werkelijke kostenformule en het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van een referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de betrokken werknemer behoort, er wel een mobiliteitsbudget kan worden vastgesteld bij een functieverandering of bevordering. De forfaitaire waardenformule is dan niet de enige mogelijkheid om het mobiliteitsbudget vast te stellen, en mag dus in dat geval niet worden gebruikt.

Looptijd keuze

Wanneer de werkgever een keuze maakt, blijft die geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. De overeenkomsten die al zijn gesloten, blijven volledig van kracht en kunnen niet worden aangepast.

Dit houdt in dat wanneer de werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dit enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers (niet de situatie van een functieverandering of bevordering).

De werkgever dient in principe om de 3 jaar een keuze te maken. Wanneer hij dit niet doet, dan wordt zijn vorige keuze stilzwijgend verlengd voor een periode van 3 jaar.

Voorbeeld fiscus

Indien de werkgever kiest voor de toepassing van de forfaitaire waardenformule in 2024, blijft deze keuze onverminderd gelden voor 2024, 2025 en 2026.

Indien de werkgever in 2027 kiest voor de toepassing van de werkelijke kostenformule, dan zal dit enkel gelden voor wie vanaf 2027 instapt.

Wie in 2026 reeds was ingestapt behoudt de toepassing van de forfaitaire waardenformule.

Inwerkingtreding

De wijzigingen omtrent de rekenregels zijn in werking getreden op 1 januari 2024.

Overeenkomsten die vóór de inwerkingtreding werden afgesloten, blijven onverminderd van kracht.

Concreet betekent dit : 

  • voor wat de vaststelling van het bedrag van het mobiliteitsbudget betreft:

Het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 wijzigt niet ingevolge de invoering van de werkelijke kostenformule of forfaitaire waardenformule.

Maar, wanneer het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 zou wijzigen ingevolge een functieverandering of bevordering, dan moet het nieuwe bedrag van het mobiliteitsbudget in principe wel worden vastgesteld volgens de nieuwe werkelijke kostenformule, tenzij de forfaitaire waardenformule in de praktijk de enige mogelijkheid is om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen.

  • voor wat de vaststelling van het bedrag van de bestedingen in pijler 1betreft:

Het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 van het mobiliteitsbudget moet jaarlijks worden vastgesteld. Voor overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 zal het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 vanaf 01.01.2024 moeten worden vastgesteld volgens de werkelijke kostenformule. De forfaitaire waardenformule kan voor overeenkomsten gesloten vóór 01.01.2024 niet worden gebruikt, omdat de keuze van de werkgever om gebruik te maken van de forfaitaire waardenformule enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers.

Bron : Circulaire van 15 februari 2024 over het mobiliteitsbudget – formules om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf te berekenen, nr. 2024/C/16

Deze website maakt gebruik van cookies om je gebruikservaring te optimaliseren. Door op “Accepteren” te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies.