Op de ministerraad van 20 juli 2023 werd een ontwerp van Koninklijk Besluit goedgekeurd dat een aantal praktische aspecten regelt rond de invoering van een mobiliteitsbudget. Op 29 september is het Koninklijk Besluit verschenen in het Belgisch Staatsblad.
Enerzijds moet het volledige mobiliteitsbudget ter beschikking worden gesteld aan de werknemer op een virtuele mobiliteitsrekening. Anderzijds zijn er specifieke berekeningsregels voorzien voor bestedingen in pijler 1 en het mobiliteitsbudget zelf.
Virtuele terbeschikkingstelling mobiliteitsbudget
De werkgever moet het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking stellen van de werknemer op een mobiliteitsrekening.
Nu moet de werkgever het budget vermelden van na de aftrek, in voorkomend geval, van het deel dat gebruikt wordt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en van de bijhorende kosten.
Berekeningsregels pijler 1 bedrijfswagen
De regering voorziet in de berekening voor de milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 in 2 mogelijkheden, m.n. op basis van de werkelijke kosten ofwel op basis van een forfaitaire kost.
Voor de berekeningsregels in het kader van de milieuvriendelijke bedrijfswagen moet er consistent eenzelfde methode worden toegepast, dus voor alle werknemers binnen het bedrijf en de gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.
Als de werkgever geen expliciete keuze maakt, zal het systeem van de werkelijke kosten toegepast moeten worden.
Onderstaande kostenformules ontnemen de werkgever niet van de mogelijkheid om het mobiliteitsbudget vast te stellen op basis van een referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort, op voorwaarde dat hij deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers en ook toepast voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.
De werkelijke kostenformule – milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1
Het hanteren van de werkelijke kostenformule betekent dat voor de besteding in pijler 1 er rekening gehouden moet worden met alle werkelijke kosten gemaakt door de werkgever voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en de daarmee gerelateerde kosten in het kader van het bedrijfswagenbeleid. Als de kosten niet zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid, kunnen die kosten niet in rekening worden gebracht.
De lijst van de kosten opgenomen in dit koninklijk besluit is exhaustief. Geen enkele andere kost kan in rekening worden gebracht.
Het betreft onderstaande kosten :
- jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
- intresten op geleende kapitalen;
- kosten van huur of leasing;
- brandstof- en elektriciteitskosten;
- administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
- jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie;
- onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
- beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel;
- tol- en parkeerkosten;
- reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
- kosten van een vervangwagen;
- kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
- kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
- expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
- herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
- verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
- kosten van de technische keuring;
- beheerskosten van dienstverlening;
- belasting op de in verkeerstelling;
- verkeersbelasting;
- patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
- niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten;
- belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
- belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.
De kosten kunnen niet in rekening worden gebracht voor zover ze reeds vervat zitten in de kosten met betrekking tot het huur- of leasecontract.
De kosten kunnen slechts in rekening worden gebracht voor zover het bedrijfswagenbeleid voorziet in de financiering ervan.
Professionele verplaatsingskosten?
De werkgever mag de kosten van de bedrijfswagen, die het gevolg zijn van het gebruik van die wagen voor beroepsdoeleinden, in mindering brengen van het mobiliteitsbudget op voorwaarde dat hij de kosten van de werknemer voor verplaatsingen voor beroepsdoeleinden bovenop het mobiliteitsbudget vergoedt tijdens de toekenning ervan.
Ongekende kosten op moment van berekening?
Indien bepaalde kosten niet gekend zijn op het moment van de toekenning van het mobiliteitsbudget (bijvoorbeeld voor brandstof- en elektriciteitskosten), zal de werkgever het resterende budget in pijlers 2 en 3 vaststellen gebaseerd op een eigen schatting en naar best vermogen. Zodra de werkelijke kosten zijn gekend, moeten die worden verrekend in het mobiliteitsbudget. Die verrekening moet zo snel mogelijk worden gebeuren en de werknemer moet hiervan in kennis worden gesteld.
Bovendien moet de werknemer op ieder ogenblik toegang hebben tot de inlichtingen betreffende de stand van zijn mobiliteitsbudget, waaronder het beschikbare saldo.
De forfaitaire waardenformule – milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1
De forfaitaire waardenformule verschilt naargelang het voertuig gehuurd of geleased wordt, dan wel het een voertuig in eigendom of financiële leasing betreft. In beide gevallen is er eerst een ″vastecomponent” en vervolgens een ″variabele″ component die betrekking heeft op het aantal gereden kilometers voor de woonwerkverplaatsingen, en een aantal zuivere privékilometers dat forfaitair is vastgesteld.
Deze forfaitaire formules zijn een administratieve vereenvoudiging voor werkgevers die bijvoorbeeld nog geen zicht hebben op de werkelijke kosten van een milieuvriendelijke wagen. Daarbij zorgt het ook voor rechtszekerheid want de werknemer weet onmiddellijk welk bedrag er in pijler 2 besteed kan worden, en welk bedrag in pijler 3 terecht zal komen.
- Gehuurd of geleased voertuig
Als het een gehuurd of een geleased voertuig betreft, is de vaste component gebaseerd op:
- de jaarlijkse kost in het huur- of leasingcontract
- de kosten die niet begrepen zijn in het voornoemde contract : gemiddelde jaarkost
- niet-aftrekbare btw
- de belasting op de niet-aftrekbare autokosten,
- de maandelijkse CO2-solidariteitsbijdrage betaald aan de RSZ die weliswaar in totaliteit op jaarbasis moet worden meegenomen.
Ook hier moet het bedrijfswagenbeleid voorzien in de financiering van deze kosten.
De variabele component is gebaseerd op : (6.000 zuivere privé-kilometers per jaar en de woon-werk afstand heen en terug gedurende 200 werkdagen per jaar), vermenigvuldigd met de verbruikskost per kilometer.
Deze verbruikskost per kilometer is gelijk aan 30 % van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding voor werknemers, dus thans vanaf 1 oktober 2023 0,4259 € per kilometer bedraagt. Om te weten welk bedrag de basis vormt voor de berekening van de 30 % kijkt met naar het moment dat het bedag van de bestedingen onder pijler 1 vastgesteld wordt.
Gezien de bestedingen in pijler 1 jaarlijks worden vastgelegd, zal de forfaitaire kilometervergoeding jaarlijks kunnen fluctueren. Dat kan gebeuren naar aanleiding van bijvoorbeeld een verandering van woonplaats of omwille van het feit dat bij de jaarlijkse vaststelling een ander forfaitair bedrag van toepassing is
In afwijking van dit beginsel wordt de verbruikskost per kilometer geacht gelijk te zijn aan 0 indien de werknemer niet beschikt over een aan zijn bedrijfswagen gekoppelde tankkaart of laadkaart.
Wanneer de brandstofkosten begrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost dan moet hierbij geen rekening gehouden worden bij de variabele component.
- Voertuig in eigendom of financiële leasing
De vaste component wordt berekend op 25 % van de cataloguswaarde van het voertuig. De notie cataloguswaarde is eveneens diegene die gebruikt wordt voor de vaststelling van het voordeel van alle aard in hoofde van de belastingplichtige.
In deze 25 % zitten eveneens de bijkomende kosten zodat hier geen sprake meer kan zijn van afzonderlijke bijkomende kosten van verzekering, onderhoud, enz. Enkel de solidariteitsbijdrage wordt nog afzonderlijk meegerekend. De 25 % is gebaseerd op de kost van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometers per jaar aflegt.
De variabele component wordt op dezelfde manier vastgelegd als die voor de hiervoor voormelde gehuurde of geleasede voertuigen.
Berekeningsregels total cost of ownership (mobiliteitsbudget)
Ook voor de berekening van het mobiliteitsbudget wordt er voorzien in een berekening op basis van de werkelijke kosten, ofwel op basis van een forfaitaire berekening.
Het uitgangspunt is dus de totale jaarlijkse bruto kostprijs voor de werkgever van de financiering en het gebruik van een bedrijfswagen: de total cost of ownership (TCO).
De werkgever kan ook hier een beroep doen op een referentiewagen.
Ook hier geldt een informatieplicht van de werkgever t.a.v. de werknemers. Indien er geen uitdrukkelijke keuze gemaakt wordt, geldt de toepassing van de werkelijke kosten.
Als de werkgever voor de berekeningsregel betreffende pijler 1 milieuvriendelijke bedrijfswagen gekozen heeft voor de forfaitaire toepassing, dan hoeft dit niet noodzakelijk ook te zijn voor de berekening van het mobiliteitsbudget. Wel kan niet voor elke werknemer afzonderlijk voor het ene of andere systeem gekozen worden.
De werkelijke kostenformule – mobiliteitsbudget
Voor de berekening van de TCO op basis van de werkelijke kosten, moet er rekening gehouden worden met het gemiddelde van de jaarlijkse bruto kosten van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen waarvan de werknemer afstand doet.
Dit gemiddelde wordt berekend over de laatste vier jaar, of over de volledige periode wanneer de bedrijfswagen minder dan vier jaar ter beschikking werd gesteld.
Hierbij moet rekening gehouden worden met alle werkelijke kosten. Deze kosten zijn identiek aan degene hierboven vermeld bij de pijler 1 bedrijfswagen en dus ook exhaustief.
De forfaitaire kostenformule – mobiliteitsbudget
De forfaitaire waardenformule zal worden gebruikt voor werknemers die (nog) niet genieten van een bedrijfswagen en die dus geen afstand doen van een bedrijfswagen. In die gevallen is het niet zinvol om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.
Ook bij een functieverandering of bevordering is deze formule interessant aangezien de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet. Ook in die gevallen zullen er geen gegevens beschikbaar zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.
Voor de berekening geldt dezelfde formule zoals hierboven omschreven bij pijler 1 bedrijfswagen forfaitaire kostenformule.
Voor de forfaitaire berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, is de kilometervergoeding die in aanmerking moet worden genomen diegene van kracht op het moment van de bepaling van het bedrag van het mobiliteitsbudget.
Eigen bijdrage?
Indien een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfswagen, moet deze in mindering worden gebracht van het mobiliteitsbudget.
Inwerkingtreding
Het Koninklijk Besluit en de voorziene maatregelen treden in werking op 1/1/2024.
Bron: KB van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, § 5, en 12, § 5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 september 2023.
