Kosten eigen aan de werkgever – verruiming ficheverplichting

Vanaf inkomstenjaar 2022 wordt de rapportering van kosten eigen aan de werkgever aangepast en uitgebreid zodat de bedragen van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiches moeten worden vermeld. 

Kosten eigen aan de werkgever

Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

• de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
• de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen volgende soorten onkostenvergoedingen:

• Forfaitaire onkostenvergoedingen die forfaitair zijn vastgesteld op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen;
• Forfaitaire onkostenvergoedingen die forfaitair zijn vastgesteld (niet op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen);
• Onkostenvergoedingen die zijn vastgesteld op basis van bewijsstukken.

Verruiming ficheverplichting

Vanaf inkomstenjaar 2022 zal de rapporteringsverplichting van de kosten eigen aan de werkgever op de fiche 281.10 (vak ‘diverse inlichtingen’) en 281.20 (bedrijfsleiders) worden aangepast en uitgebreid. Concreet moeten voortaan de onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken vermeld worden op de fiscale fiche. Bovendien zal voor elke categorie van onkostenvergoeding het bedrag moeten worden opgenomen.

Ter voorbereiding hiervan werd er op de fiche over inkomstenjaar 2021 reeds een opsplitsing toegevoegd zodat de verschillende onkostenvergoedingen per lijn vermeld kunnen worden.

Voor de forfaitaire onkostenvergoedingen heeft de niet-vermelding tot gevolg dat deze automatisch verworpen worden als beroepskosten. Voor de niet-vermelding van de onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken zal dit niet automatisch de verwerping als beroepskost tot gevolg hebben, maar dit kan wel bestraft worden met een administratieve boete.

Bij een combinatie van verschillende categorieën van onkostenvergoedingen, dient per categorie van onkostenvergoeding het bedrag vermeld te worden op een afzonderlijke lijn.

Bron: Wet van 27/06/2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (1), BS 30 juni 2021.