De wetgever heeft het bestaande wettelijk kader inzake de private opsporing herzien en gemoderniseerd.
Definitie private opsporing
De activiteit van private opsporing wordt beschouwd als een activiteit waarvan de volgende cumulatieve voorwaarden voldaan moeten zijn:
- uitgevoerd door een natuurlijk persoon;
- in opdracht van een opdrachtgever;
- die bestaat uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten;
- die als doelstelling heeft om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
De nieuwe wet en haar memorie van toelichting duidt ook de activiteiten die niet worden beschouwd als private opsporing of als uitzondering erkend worden. Een aantal van de activiteiten vormen een uitzondering omdat zij geregeld worden door andere wetgeving zoals bijvoorbeeld de activiteiten van notaris, advocaat, een door het gerecht aangestelde expert, … . Als de resultaten van de opsporing echter gebruikt worden verder dan ter uitvoering van een wettelijke verplichting of opdracht, dan zijn het wél activiteiten van private opsporing.
Wijzigingen relevant voor werkgevers die een beroep wensen te doen op private opsporingsdiensten
Opname in arbeidsreglement
Voor werkgevers die een privé-onderzoek willen uitvoeren, is de toestemming om een privé-onderzoek uit te voeren, verplicht. Bijkomend moet er een clausule opgenomen worden in een reglement. Deze clausule moet vermelden in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden de private opsporing mogelijk is.
In de wet wordt niet gezegd wat dit reglement juist inhoudt. Echter verwijzen de voorbereidende werken naar een arbeidsreglement, een ondernemings-cao of een besluit van de ondernemingsraad.
Werkgevers beschikken over een termijn van 2 jaar vanaf de datum van inwerkingtreding van de wet om aan deze nieuwe bepaling te voldoen. Ondernemingen hebben bijgevolg tot 16 december 2026 de tijd om deze clausule op te nemen in hun arbeidsreglement.
Als het arbeidsreglement deze clausule niet bevat of indien de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement niet gevolgd werd tot introductie van deze clausule, voorziet de wet in de nietigheid van het onderzoeksrapport, dat bijgevolg niet kan worden gebruikt in gerechtelijke procedures.
Voorafgaandelijke informatieplicht
Wanneer de werkgever een rapport ontvangt, zal hij eerst binnen 30 dagen moeten beslissen of hij het rapport zal gebruiken. Indien de werkgever het rapport niet zal toepassen, moet de private opsporingsdienst het rapport vernietigen.
Wilt de werkgever het rapport wel gebruiken, dan moet de betrokken werknemer voorafgaandelijk geïnformeerd worden over:
- de identiteit en contactgegevens van de voor de verwerking verantwoordelijke, of zijn vertegenwoordiger;
- de aard en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens;
- de begin- en einddatum van het privéonderzoek;
- het bestaan van het recht op kosteloze toegang en aanvulling, verbetering of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens die op hen betrekking hebben, en de wijze waarop dit recht in de praktijk bij de vertegenwoordiger kan worden uitgeoefend
Het is ten slotte de rechter die zal nagaan of het privé-onderzoek overeenkomstig de wet uitgevoerd is, wanneer vorderingen hierop gebaseerd zijn. De rechter beschikt over een discretionaire bevoegdheid.
Varia
De werkgever zal gelet op de gevoeligheid van zo’n onderzoek, ook extra aandacht moeten besteden aan de bescherming van de privacy van de werknemers en derden die eventueel betrokken zijn bij een intern onderzoek.
Daarbij mag de werkgever enkel samenwerken met een vergunde onderneming voor private opsporing of een vergunde eigen interne dienst. Wanneer een werkgever een lid van zijn eigen personeelsdienst inschakelt, moeten deze evenwel niet beschikken over een vergunning of over een identificatiekaart in het kader van een incidentenonderzoek.
Inwerkingtreding
De wet en de bijhorende regels treden in werking op 16 december 2024. D
Zoals hierboven reeds gemeld hebben ondernemingen 2 jaar de tijd om de clausule te voorzien in een reglement waarin de toepasselijke regels over de private opsporing op de werkvloer bepaald worden.
Bron : Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024.
