De FOD Financiën heeft een nieuwe circulaire gepubliceerd met betrekking tot de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen. Concreet worden hiermee de bedragen vanaf 01/08/2025 bevestigd en worden er enkele verduidelijkingen toegevoegd i.v.m. de minimumduur van een buitenlandse dienstreis en de dagen van vertrek en terugkeer.
Algemeen
Forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, kunnen onder bepaalde voorwaarden als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden beschouwd.
Een van de voorwaarden is dat het bedrag niet hoger is dan de ‘dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen’ die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking per land vastlegt. Voor buitenlandse dienstreizen gaat het hierbij om de bedragen van ‘categorie 1’, voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen om de bedragen van ‘categorie 2’.
Belangrijk te onthouden in dit kader is dat de belastingplichtigen (werknemers/bedrijfsleiders) voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit, niet in aanmerking komen. Deze verplaatsingen kunnen daarom niet als buitenlandse dienstreis beschouwd worden.
De bedragen van deze dagelijkse forfaitaire vergoedingen dekken de kosten voor maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven die plaatsvinden tijdens de buitenlandse dienstreis. Ze dekken geen huisvestings- en ontbijtkosten en verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken.
Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
Beperkingen
Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden omvatten, moeten de onder de bedoelde forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:
- met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.
De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever of vennootschap, mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever of vennootschap.
Ook een cumulatie met maaltijdcheques is niet toegelaten. In dergelijk geval dient men de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque in mindering te brengen van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
Nieuwe bedragen
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking heeft met het ministerieel besluit van 14/07/2025 nieuwe dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vastgesteld. Die nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 01/08/2025.
Klik hier voor de nieuwe bedragen van toepassing vanaf 01/08/2025.
Verduidelijking minimumduur buitenlandse dienstreis
Voorheen was voorzien dat als de buitenlandse dienstreis betrekking had op vertrek en terugkeer op dezelfde dag dat er dan sprake moest zijn van een afwezigheid van minimum 10 uren. Deze voorwaarde van minimale afwezigheid van 10 uren is niet langer vereist vanaf 01/01/2025 volgens de nieuwe circulaire.
Voorbeeld: de werknemer maakt in opdracht van de werkgever een dienstreis naar Nederland, waar de werknemer de werkgever zal vertegenwoordigen op een conferentie in Breda. De werknemer vertrekt op dinsdag om 8u vanuit Antwerpen (haar vaste plaats van tewerkstelling). Zij keert diezelfde dag meteen na haar opdracht terug en komt om 17u30 opnieuw aan in Antwerpen. De werknemer krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
Verduidelijking dagen van vertrek en terugkeer
Voorheen was voorzien voor dienstreizen die langer dan een dag duren, en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, werd bepaald dat voor de dagen van vertrek en terugkeer 50 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking werd genomen. Op die halve dagvergoedingen moesten geen procentuele verminderingen worden toegepast.
De circulaire past deze regeling aan vanaf 01/01/2025 zodat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding in dit geval niet langer moet worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer, maar voortaan moeten op de ‘volledige’ verblijfsvergoedingen voor de dagen van vertrek en terugkeer wel procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.
Voorbeeld:
De werknemer maakt in opdracht van zijn werkgever een dienstreis naar Parijs. Hij vertrekt op maandag 06/10/2025 vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) en keert terug op donderdag 09/10/2025. De werknemer krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt: 4 dagen x 95 euro/dag (bedrag cat. 1) = 380 euro.
Voorbeeld:
De werknemer wordt door de werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. De werknemer vertrekt op 01/09/2025 vanuit Brussel (haar vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje waar zij verblijft in Madrid. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.
Op 21/09/2025 reist de werknemer door naar Portugal waar de werknemer in Lissabon verblijft. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 09/10/2025 is de werknemer terug in België.
De werknemer krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).
De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt:
– 21 dagen (01/09/2025 t.e.m. 21/09/2025) x (45 euro (bedrag cat. 2)– 45 % (45 euro)) = 519,75 euro
– 18 dagen (22/09/2025 t.e.m. 09/10/2025) x 43 euro (bedrag cat. 2) = 774 euro
– Totaal: 1.293,75 euro.
Standpunt RSZ?
De RSZ zal met betrekking tot de forfaitaire terugbetaling van de kosten voor buitenlandse dienstreizen de voorwaarden toepassen die opgenomen zijn in de hierboven vermelde fiscale circulaire. De RSZ zal dus met ingang van 1 januari 2025 aanvaarden dat de werkgever een dagvergoeding toekent voor dienstreizen met heen- en terugreis op dezelfde dag, ook als die dienstreizen minder dan 10 uur duren. Voor de dagen van vertrek en terugkeer voor een meerdaagse dienstreis kan de werkgever met ingang van 1 januari 2025 de volledige dagvergoeding toekennen in plaats van de vergoeding aan 50%.
Als de werknemer de kost voor zijn middagmaal en/of avondmaal zelf niet moet dragen (bijvoorbeeld als de werkgever de kost voor die maaltijden op zich neemt, als de werknemer gratis een maaltijd geniet bij een klant of leverancier,…) moet de dagvergoeding verminderd worden met 35% voor het middagmaal en/of 45% voor het avondmaal.
Bron: Circulaire 2025/C/70 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen; FOD Financiën, 27.10.2025; RSZ tussentijdse instructies 2025/4.
