Op 1 augustus 2025 werden de nieuwe forfaitaire dagvergoedingen gepubliceerd die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn personeel in het kader van buitenlandse opdrachten. Deze bedragen mogen onder voorwaarden ook toegepast worden door de werkgevers in de privésector en worden aanvaard door de RSZ en de fiscus als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
Kosten
De bedragen van deze dagelijkse forfaitaire vergoedingen dekken de kosten voor maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven die plaatsvinden tijdens de buitenlandse dienstreis. Ze dekken geen huisvestings- en ontbijtkosten en verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken.
Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
Klik hier voor de bedragen van toepassing vanaf 01/08/2025.
Dienstreis
Een ‘dienstreis’ is een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is, met een maximum van 30 kalenderdagen. In dit geval moeten de bedragen van categorie 1 toegepast worden.
Belangrijk te onthouden in dit kader is dat de belastingplichtigen (werknemers/bedrijfsleiders) voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit, niet in aanmerking komen. Deze verplaatsingen kunnen daarom niet als buitenlandse dienstreis beschouwd worden.
In een circulaire van 2013 (Ci.RH.241/609.972, dd. 10.10.2013) heeft de fiscus de definitie van dienstreis verruimd in die zin dat bepaalde dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die door de werkgever of vennootschap worden toegekend voor een beroepsmatig verblijf van meer dan 30 dagen in het buitenland, ook aanvaard kunnen worden als een terugbetaling van kosten, onder volgende voorwaarden:
- het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mag niet meer bedragen dan de bedragen vastgesteld per land volgens categorie 2;
- de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
- de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.
Beperkingen
Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden omvatten, moeten de onder de bedoelde forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:
- met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.
De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever of vennootschap, mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever of vennootschap.
Ook een cumulatie met maaltijdcheques is niet toegelaten. In dergelijk geval dient men de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque in mindering te brengen van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
RSZ
De RSZ heeft in zijn tussentijdse instructies over Q2 2025 een verduidelijking toegevoegd betreffende de toekenning van de forfaitaire onkostenvergoeding in het kader van dienstreizen naar het buitenland.
Een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor korte dienstreizen naar het buitenland (categorie 1) kan alleen worden toegekend als er sprake is van ‘echte dienstreizen naar het buitenland’, het moet dus gaan om werknemers die een sedentair beroep uitoefenen en die om dienstredenen af en toe naar het buitenland moeten.
Deze voorwaarde is evenwel niet nieuw.
Sedentaire werknemers
Categorie 1 zijn werknemers of bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en in deze context af en toe een dienstenreis naar het buitenland maken.
Zoals ook van toepassing voor de fiscus komen werknemers voor wie verplaatsingen naar en van het buitenland een wezenlijk deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit dus niet in aanmerking.
Voor dienstreizen
Wanneer de fiscus het heeft over een ‘buitenlandse dienstreis’ bedoelt hij een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst van de werkgever.
Dit betekent dat vrijwillige verlengingen van reizen door de werknemer worden niet beschouwd worden als dienstreizen.
Bron : MB van 14 juli 2025 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, BS 01 augustus 2025; administratieve instructies RSZ.
