De RSZ heeft recent in haar instructies door voorwaarden voor de toepassing van onkostenvergoedingen met betrekking tot werknemers actief in het internationaal transport aangepast, meer in het bijzonder de chauffeurs die internationale verplaatsingen maken.
Vergoedingen die toegekend worden als terugbetaling van kosten veroorzaakt door buitenlandse verplaatsingen, kunnen onder bepaalde voorwaarden aanzien worden als terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever.
De betrokken chauffeurs maken aanspraak op een ARAB- en een verblijfsvergoeding.
Wanneer de chauffeurs bijkomend verplicht zijn de dagelijkse of wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen, dan kan er nog een aanvullende vergoeding bovenop de ARAB- en verblijfsvergoeding toegekend worden.
Voorwaarden
De aanvullende vergoeding moet voldoen aan de volgende voorwaarden :
- ze wordt toegekend om extra kosten te dekken die het nemen van de dagelijkse of wekelijkse rust in het buiten met zich meebrengt en is dus verbonden aan het nemen van die rust;
- het totaalbedrag van de toegekende vergoedingen (ARAB + verblijfsvergoeding + aanvullende vergoeding) mag niet meer bedragen dan het door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking gehanteerde forfaitaire bedrag van verblijfsvergoeding voor officiële opdrachten naar het buitenland (kolom 2 – categorie 1).
- de aanvullende vergoeding mag maximaal één keer per wettelijke verplichte dagelijkse rusttijd in het buitenland toegekend worden. Een wettelijk verplichte wekelijkse rusttijd geldt als twee dagelijkse rusttijden.
Onder de toepassing van het maximumbedrag vallen de kosten die verband houden met de leef- en werkomstandigheden van de chauffeur, en dus meer bepaald de ARAB-vergoeding en de verblijfsvergoeding.
Cumul andere kosten
Recent heeft de RSZ haar standpunt versoepeld. Vanaf Q2 2023 moeten de kosten voor maaltijden of kleine uitgaven niet meer in mindering gebracht worden van voormelde vergoeding. Tot en met Q1 2023 moest de onkostenvergoeding in het kader van internationaal transport verminderd worden met :
– 15 % voor het ontbijt
– 35 % voor het middagmaal
– 45 % voor het avondmaal
– 5 % voor de kleine uitgaven
Voorbeeld
Internationale verplaatsing door een chauffeur met twee verplichte dagelijkse rusttijden in Duitsland en één verplichte dagelijkse rusttijd in Oostenrijk
Maximumbedrag van vergoedingen (bedragen 2023) :
- 2 x 87
- 1 x 94
Standpunt fiscus
Voor de toekenning van de onkostenvergoeding moesten voor de fiscus al bovenstaande voorwaarden voldaan zijn. De fiscus hield geen rekening met de aftrek overeenkomstig de voorziene percentages van de RSZvoor ontbijt, middagmaal, … .
Wel moeten de bedragen die door de werkgever rechtstreeks ten laste worden genomen en verband houden met leef- en werkomstandigheden afgetrokken worden van de toegekende onkostenvergoeding. Er geldt een uitzondering voor kosten van logement. Wanneer deze rechtstreeks door de werkgever betaald worden, moeten deze niet in mindering gebracht worden. Deze kosten moeten evenzeer niet in minder gebracht worden wanneer de werknemer deze betaald heeft en de werkgever ze terugbetaald.
Indien er een forfaitaire onkostenvergoeding voor het logement toegekend wordt, mag deze evenwel niet meer bedragen dan het door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking gehanteerde forfaitaire maximale bedrag van logementsvergoeding (kolom 1).
Ook kosten die geen verband houden met de leef- en werkomstandigheden zoals parkingkosten, péagekosten, … die afzonderlijk vergoed worden tegen voorlegging van bewijsstukken, dienen niet in mindering gebracht te worden van het maximumbedrag.
Bron: Administratieve instructies RSZ Q2 2023; Circulaire Nr. Ci.RH.241/607.210 (AAFisc Nr. 21/2011) van 15.04.2011
