De RSZ verwijst voor de toekenning van een forfaitaire onkostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen naar de bedragen van categorie 1 en 2 die gehanteerd worden door de FOD Buitenlandse zaken voor de ambtenaren die voor het werk naar het buitenland gaan. Deze forfaits worden ook aanvaard in de privésector.
- categorie 1: dienstreis naar het buitenland met een maximum van 30 kalenderdagen (Minimaal 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag).
- categorie 2:: dienstreis naar het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
Indien je als werkgever ook de kost voor maaltijden ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden:
- 35 % voor het middagmaal
- 45 % voor het avondmaal
- 20% voor kleine uitgaven
Huisvestingskosten en de reiskosten van en naar het buitenland vallen niet onder dit forfait.
Voor de toekenning van een forfaitaire dagvergoeding buitenlandse dienstreis geldt als voorwaarde dat het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt aan Belgische belastingen onderworpen moet zijn.
Opgelet: een cumulatie met maaltijdcheques is niet toegelaten. In dergelijk geval dient men de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque in mindering te brengen van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
De RSZ heeft voor categorie 1 verduidelijkt dat er sprake moet zijn van echte dienstreizen naar het buitenland, het moet dus gaan om werknemers die een sedentair beroep uitoefenen en die om dienstredenen af en toe naar het buitenland moeten.
Voor categorie 2 gelden volgende bijkomende voorwaarden:
- maximaal 24 maanden toekennen per opdracht
- Je moet de forfaitaire vergoedingen stopzetten wanneer de werknemer of bedrijfsleider zich definitief vestigt in het buitenland .
Bron: RSZ, administratieve instructies 2025/2.
