Recent heeft de fiscus een zeer uitgebreide circulaire uitgevaardigd die alles regelt wat het thuiswerk en het al dan niet gebruiken van kantoormeubilair/informaticamateriaal binnen dit thuiswerk aangaat. Het bundelt en vervangt daarbij alle vorige circulaires onder één globale circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk, dus ook deze van 14 juli 2020 (zie artikel ‘Forfaitaire onkostenvergoeding structureel telewerk – fiscus legt regels vast‘).
Definitie thuiswerk
De circulaire omschrijft het thuiswerk als ‘elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.’
Activiteiten die een werknemer normaal gezien bij klanten of op een andere locatie zou verrichten, zoals in een satellietkantoor worden beschouwd deel uit te maken van de werkzaamheden op de werkvloer, en worden daarbij expliciet uitgesloten van het toepassingsgebied thuiswerk.
De activiteiten van de werknemer moeten verricht worden in de private lokalen van de werknemer, in het merendeel van de gevallen betreft dit dus in de woonplaats van de werknemer.
Tevens betreft het ook de prestaties die plaatsvinden binnen de normale werkdagen van de werknemer. Gepresteerde uren die buiten het betreffende rooster vallen, zoals ’s avonds of in het weekend vallen dus niet onder het begrip thuiswerk van deze circulaire.
Ten slotte kan de terugbetaling van kosten in het kader van thuiswerk zoals opgenomen in de recente circulaire niet toegepast worden op de in art. 32, WIB 92, bedoelde bedrijfsleiders of op bijzondere stelsels zoals de ‘salary split’ bijvoorbeeld.
Terugbetaling van de eigen kosten van de werkgever
Het principe van de ‘werkelijke kosten’ blijft ook binnen deze circulaire overeind.
Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De werkgever kan deze vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
De fiscus onderscheidt vier soorten forfaitaire vergoedingen in het kader van thuiswerk.
Forfaitaire kantoorvergoeding
De werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen van 129,48 € per maand* wanneer de werknemer op structurele en regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk doet, en de werkgever niet op een andere manier in de kantoorkosten tussenkomt.
*Voor de maanden april, mei en juni 2021 aanvaardt de fiscus een bedrag van 144,31 € per maand.
Een werknemer doet op structurele en regelmatige basis aan thuiswerk wanneer er één werkdag per week aan thuiswerk gedaan wordt (voor de definitie van thuiswerk zie supra). De controle gebeurt op maandbasis.
Als voorbeeld geeft de fiscus dat een voltijdse werknemer die de ochtendspits wenst te vermijden en elke ochtend 2 uur van thuis uit werkt en dan richting het kantoor gaat, op weekbasis 1 werkdag thuis gewerkt heeft en dus in aanmerking komt voor de forfaitaire kantoorvergoeding.
Deze vergoeding dient alle kantoorkosten te dekken. Onder kantoorkosten wordt verstaan ‘alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.’ De fiscus denkt dan aan:
- gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte)
- printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…)
- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …)
- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
- onderhoud
- verzekering
- onroerende voorheffing
- koffie, water, versnaperingen.
- …
De fiscus voorziet hier net zoals bij de circulaire van juli 2020 dat er geen pro rata toegepast moet worden voor deeltijdse werknemers. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
De forfaitaire kantoorvergoeding mag ook toegekend worden tijdens het normaal jaarlijks verlof.
Verschillend ten aanzien van de circulaire van juli 2020 is dat het de werkgever hier wel toegelaten is een verschillend bedrag aan forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen op basis van de personeelscategorie of feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk gebeurt. Voor elk individueel geval moet wel aan de voorwaarden voldaan zijn. Het onderscheid moet wel op objectieve criteria gegrond zijn. Aldus is het niet de bedoeling dat één welbepaald personeelslid een hogere vergoeding ontvangt zonder afdoende verklaring hiervoor.
Wanneer er niet voldaan is aan de voorwaarden in het kader van het regelmatig telewerk dan zal de toekende forfaitaire kantoorvergoeding aangemerkt moeten worden als een belastbare bezoldiging, tenzij de werkgever het voormelde dubbel bewijs (dekken kosten eigen werkgever en daadwerkelijk aan deze kosten besteed wordt) levert.
Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement
Naast de forfaitaire kantoorvergoeding kan de werkgever ook een vergoeding toekennen voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement.
Hierbij wordt ‘alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de pc op het internet ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, VDSL, …)’ als internetaansluiting begrepen.
De verstrekking door een ‘provider’ of verstrekker van toegang tot het internet wordt dan weer aanzien als internetabonnement.
Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 € per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Ook hier mag de werkgever niet op een andere manier tussenkomen in de kosten van de privé-internetaansluiting en -abonnement.
Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner
Worden hier bedoeld: alle soorten van computerinstallaties, namelijk zowel de desktops als de draagbare pc’s (laptop) en de tablets, evenals de randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van het thuiswerk.
Wanneer de privécomputer door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de werkgever een forfaitaire vergoeding van maximum 20 € per maand aan de werknemer toekennen. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. De werkgever mag ook hier op geen andere manier tussenkomen in deze kosten, ook niet voor het professioneel gebruik van randapparatuur.
Wanneer enkel een eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer/scanner van de werknemer wordt gebruikt voor de beroepsactiviteit (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever), dan geldt het forfait van 20 € voor het gebruik van een privécomputer niet. Dit betreft een limitatieve opsomming van randapparatuur.
In dat geval kan worden aanvaard dat een vergoeding van 5 € per maand per item gedurende maximaal 3 jaar wordt toegekend. Er geldt alleszins een absolute begrenzing van 10 € per maand.
SAMENVATTING cumul verschillende forfaitaire vergoedingen in het kader van thuiswerk
Type forfaitaire vergoeding | Maximaal bedrag per maand |
forfaitaire kantoorvergoeding | 129,48 €* *144,31 € voor de maanden april, mei en juni |
professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement | 20 €
|
professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur | 20 €
|
| professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer | 5€ per item met een maximum van 10 € |
Terugbetalingen door werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal
Naast bovenvermelde vergoedingen kan de werkgever ook tussenkomen in een door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal indien aan volgende voorwaarden voldaan is.
I. Het betreft de terugbetaling van de volgende kantoormaterialen (deze lijst is limitatief):
- bureaustoel
- bureautafel
- bureaukast
- functionele bureaulamp
- een tweede computerbeeldscherm
- printer/scanner
- toetsenbord
- muis, voetmuis, trackpad of trackball
- hoofdtelefoon
- specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.
Wanneer de werkgever een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball wilt terugbetalen, dan kan dit enkel wanneer deze materialen in normale omstandigheden (dus op de werkvloer) ook aan de werknemer ter beschikking gesteld zouden worden.
De fiscus beoogt dus niet de terugbetalingen van investeringen die een privé-uitgave zijn, zoals bijvoorbeeld werken binnen de woning zoals de plaatsing van deuren, wanden, luxueuze inrichting, ….
Noch mogen deze terugbetalingen de eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen. De kost van het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer wordt dan vergeleken met de terugbetalingen in het kader van het thuiswerk. Alles hierboven wordt beschouwd als onredelijk en zal als een belastbaar voordeel van alle aard aangemerkt worden. De fiscus zal geval per geval controleren.
II. De terugbetaling moet verantwoord zijn op basis van concrete bewijsstukken (o.a. facturen van het betreffende kantoormateriaal) en deze terugbetalingen verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.
III. Wanneer de werkgever opteert voor eenmalige terugbetalingen, dan moeten deze redelijk zijn. M.a.w. de werkgever kan niet jaarlijks de volledige aankoop van een bepaald kantoormateriaal terugbetalen, gelet op de gebruiksduur van deze materialen.
De werkgever kan dus eenmalig het volledige bedrag terug betalen ofwel de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren conform de gebruiksduur.
De fiscus veronderstelt de volgende normale gebruiksduur:
– bureaustoel: 10 jaar
– bureautafel: 10 jaar
– bureaukast: 10 jaar
– bureaulamp: 5 jaar
– een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar
– printer/scanner: 3 jaar
– andere randapparatuur: 3 jaar
Wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk wordt beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering (of het verschil van de reële restwaarde en de terugbetaling door de werknemer) op dat ogenblik als een voordeel van alle aard worden belast.
De werkgever stelt enkel kantoormeubilair/informaticamateriaal ter beschikking
Wanneer de werkgever materiaal ter beschikking stelt van de werknemer, dan is deze laatste geen eigenaar of titularis van het materiaal.
De fiscus zal de terbeschikkingstelling van dit meubilair of materiaal niet belasten zolang dat deze goederen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te oefenen.
Deze terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding (zie supra). Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten.
Voor de lijst van goederen verwijzen we graag naar de ‘opsomming van het kantoormeubilair’ hierboven.
Ook hier mag er geen sprake zijn van een ‘onredelijke’ overdrijving van de behoeftes zoals het aanbieden van een dure design bureautafel.
Wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de bepalingen van de circulaires van 13.12.2017 en 24.05.2018 inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing.
Ook hier zal bij het einde van de beroepsactiviteit of thuiswerk, wanneer de werknemer het ter beschikking gestelde goed mag behouden, de reële restwaarde moeten belast worden als een voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer. Indien de werknemer een eigen bijdrage betaald, zal deze in mindering gebracht mogen worden.
Fiscale ruling?
Deze circulaire doet geen afbreuk aan de rulings die reeds van kracht zijn op datum van de inwerkingtreding van de circulaire.
RSZ
Op 4 maart heeft de RSZ zich uitgesproken over deze circulaire en bevestigt dat zij de principes die opgenomen zijn in de circulaire volledig volgt voor wat betreft de kwalificatie van ter beschikking stelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.
Onder structureel en regelmatig wordt voor de RSZ verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):
- 1 kalenderdag / week
- 2 halve werkdagen per week
- 2 uur/dag in 5-dagenweek
- 1 week / maand.
Ook de RSZ hanteert de voormelde maximumbedragen.
Inwerkingtreding
Deze circulaire treedt in werking vanaf 01.03.2021, maar de fiscus zal ook rekening houden met de opgenomen modaliteiten in deze circulaires voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01.01.2020.
Bron: Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk van 26 februari 2021.
