De regels rond het verplicht coronatelewerk en het structureel telewerk zijn al ruimschoots aan bod gekomen in onze vorige artikels.
Principes
Een werkgever kan aan de werknemer die effectief regelmatig en structureel thuis werkt (minstens 5 werkdagen per maand) een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen. Deze vergoeding wordt voor een maximaal bedrag van 129,48 € beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer voldaan is aan de voorwaarden.
De fiscus voorziet dat er geen pro rata toegepast moet worden voor deeltijdse werknemers. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.
Deze forfaitaire thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, … in de verblijfplaats van de werknemer.
Er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen verschillende functiecategorieën. Er moet aan alle werknemers die aan regelmatig en structureel thuiswerk doen, hetzelfde bedrag van per maand worden toegekend.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding mag niet worden gecombineerd met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen.
Voor meer info over de voorwaarden, zie ons artikel ‘Forfaitaire onkostenvergoeding structureel telewerk – fiscus legt regels vast‘.
Tijdelijke verhoging
Recent heeft de minister van Financiën beslist om maximale forfaitaire vergoeding te verhogen naar 144,31 € voor de maanden april, mei en juni 2021.
Als werkgever bent u niet verplicht het maximale bedrag toe te kennen. Wanneer u dit wel doet, is het aangewezen dit op te nemen als bijlage bij de arbeidsovereenkomst zodat uw werknemer weet dat dit een tijdelijke verhoging is in het kader van de actuele fiscale richtlijnen.
Ook voor het derde kwartaal kan de tijdelijke verhoogde onkostenvergoeding in het kader van structureel telewerk toegepast worden. De fiscus verlengt deze namelijk van juli tot en met september 2021.
De RSZ heeft ondertussen bevestigd dat zij de fiscus volgen en dus ook hetzelfde ‘verhoogde’ maximale bedrag hanteren als vergoeding voor de bureaukosten.
RSZ
De RSZ aanvaardt thans een maximaal bedrag van 129,48 € per maand dat vrijgesteld is van socialezekerheidsbijdragen indien voldaan is aan de voorwaarden.
Ook de RSZ aanvaardt deze tijdelijke verhoging voor de maanden april, mei en juni 2021.
Bron: Administratieve instructies Q3, https://vanpeteghem.belgium.be/nl/minister-van-peteghem-neemt-fiscale-steunmaatregelen-voor-gezinnen-en-ondernemers
