Met de zomervakantie voor de deur is het interessant de spelregels rond de vakantieplanning nog eens toe te lichten.
Allereerst zijn de regels verschillend naargelang de vakantieperiode collectief wordt vastgelegd door de sluiting van de onderneming ten opzichte van de individuele opname van vakantie door de werknemer.
Collectieve vakantieperiode
Vooraleer u binnen de onderneming de collectieve sluiting wenst vast te leggen, kijkt u best even na of binnen uw bevoegde paritair comité er geen collectieve vakantiedagen bepaald zijn. Is dit het geval, dan zullen deze gelden binnen de onderneming. Hiervan kan niet afgeweken worden. Meestal betreft het evenwel louter een aanbeveling zoals bijvoorbeeld in de bouwsector.
Voor het vastleggen van de data van de collectieve sluiting geldt een cascadesysteem. Bij aanwezigheid van een ondernemingsraad zullen deze data vastgelegd moeten worden in dit orgaan. Indien er binnen de onderneming geen ondernemingsraad aanwezig is, zal een akkoord bekomen moeten worden met de vakbondsafvaardiging. Bij gebreke aan deze laatste, zullen de werknemers hun akkoord moeten geven.
Het akkoord omtrent de data van de collectieve vakantieperiode moet in het arbeidsreglement opgenomen worden. Indien u als werkgever voor de eerste keer gebruik wilt maken van deze collectieve sluiting zal de procedure betreffende de wijziging van het arbeidsreglement gevolgd moeten worden. Wanneer het enkel de vermelding van de overeengekomen data betreft, volstaat een aanplakking van deze data. De werknemers en de sociale inspectie Toezicht op de sociale wetten moeten eveneens een kopie hiervan ontvangen.
Voor het vastleggen van de collectieve vakantieperiode is er geen specifieke deadline voorzien zoals bijvoorbeeld voor de vervangingsfeestdagen (vóór 15 december van het voorgaande jaar ). Aangewezen is wel om dit tijdig te voorzien zodat werknemers niet al reeds individuele verlofaanvragen indienen of opnemen.
Werknemers die onvoldoende vakantierechten hebben opgebouwd om deze periode te overbruggen (onafhankelijk van hun wil), kunnen indien voldaan is aan de toekenningsvoorwaarden, een tijdelijke werkloosheidsuitkering ontvangen van de RVA.
Individuele vakantieperiode
Het vastleggen van een individuele vakantieperiode moet steeds voorafgaan door een akkoord met de werkgever. De wetgeving op de jaarlijkse vakantie bepaalt immers dat de data van de jaarlijkse vakantie moet vastgelegd worden door een individuele overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer (in onderling overleg). De werknemer kan m.a.w. niet eenzijdig beslissen om vakantie in een bepaalde periode op te nemen.
De procedure omtrent de aanvraag van de individuele vakantieplanning is meestal opgenomen in het arbeidsreglement. Een werknemer zal hier dus rekening mee moeten houden.
Bijkomend zijn de volgende bepalingen van de vakantiereglementering ook van toepassing:
- Tijdens de schoolvakantie moet voorrang verleend worden aan de werknemers die schoolgaande kinderen hebben;
- Werknemers mogen minstens 2 volle weken opnemen tussen 1 mei en 31 oktober (behoudens anders verzoek van de werknemer zelf).
- De opname van minstens één ononderbroken week vakantie moet gewaarborgd worden tussen 1 mei en 31 oktober.
- Het saldo van de vakantiedagen zal in de mate van mogelijkheid moeten ingepland worden in rustigere periodes.
- De vakantiedagen mogen niet in halve dagen opgenomen worden, behoudens:
- in combinatie met een halve dag gewone inactiviteit of een halve dag aanvullende vakantie;
- of bij opname van de laatste drie vakantiedagen van de vierde week vakantie.
Indien er grondige redenen voorhanden zijn (bijvoorbeeld arbeidsorganisatorisch) kan u als werkgever de verlofaanvraag van uw werknemer weigeren. Er mag wel geen sprake zijn van willekeur en er moeten gerechtvaardigde motieven voorhanden zijn. De weigering moet wel expliciet en tijdig zijn.
Anderzijds kan u als werkgever werknemers niet verplichten om op bepaalde dagen vakantie op te nemen. U kan de werknemer vriendelijk verzoeken om binnen een bepaalde periode de vakantieperiode in te plannen, doch u kan dit niet met dwang afdwingen.
Vakantiegeld
Arbeiders ontvangen voor de opname van de vakantiedagen van het vakantiefonds het enkel en dubbel vakantiegeld. Bij de opname van de wettelijke vakantiedagen ontvangt de arbeider geen loon van de werkgever aangezien de werknemer dit reeds ontvangen heeft via het vakantiefonds. De werkgever heeft dit vakantiegeld reeds gefinancierd door werkgeversbijdragen op het brutoloon van de arbeider aan 108% en de vakantiebijdragen te betalen aan de RSZ ten behoeve van het vakantiefonds.
Bij de bedienden zal de werkgever rechtstreeks het dubbel en enkel vakantiegeld uitbetalen aan de werknemers. Het dubbel vakantiegeld wordt meestal in de maand mei of juni uitbetaald en bedraagt voornamelijk 92 % van het brutoloon. Wanneer de bediende effectief de wettelijke vakantiedagen opneemt, ontvangt zij voor deze dagen ook enkel vakantiegeld maar dan rechtstreeks door de werkgever betaalt.
Het dubbel vakantiegeld is historisch gegroeid en wordt in beide gevallen beschouwd als een soort ‘extraatje’ bovenop het loon om de vakantie te bekostigen.
Opname wettelijke vakantiedagen binnen vakantiejaar
De wettelijke vakantiedagen moeten door de werknemers opgenomen worden voor 31 december van het vakantiejaar. De wettelijke vakantiedagen mogen, in tegenstelling tot hetgeen in de praktijk soms voorkomt, vanuit juridisch oogpunt niet overgedragen worden naar het volgende jaar. Een werknemer kan hiervan ook geen afstand doen.
Als werkgever bent u ertoe gehouden erover te waken dat uw werknemers al hun wettelijke vakantiedagen opnemen voor het einde van het vakantiejaar. Als werkgever kan u dit best goed opvolgen en uw werknemers hieraan herinneren om onaangename verrassingen (strafrechtelijke of administratieve boetes) te vermijden.
Bron: Wet van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, BS 30 september 1971.
