De regering heeft het toezicht op de verplichting van telewerk verstrengd.
In het MB van 28/10/2020 werd de verplichting toegevoegd voor werkgevers om maandelijks via het elektronische registratiesysteem dat door de Rijksdienst Sociale Zekerheid ter beschikking wordt gesteld op de portaalsite van de sociale zekerheid, het totale aantal werknemers in het bedrijf per vestigingseenheid en het aantal werknemers dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telewerk te registreren. Deze aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk worden ingediend op de zesde kalenderdag van de maand.
Enkel voor verplicht gesloten bedrijven en sectoren geldt de registratieverplichting niet.
Ook wie geen personeel tewerkstelt, moet geen aangifte indienen.
De telewerkaangifte is alleen verplicht voor ondernemingen met een vestiging in België.
Telewerk is nog steeds de norm
Telewerk is nog steeds verplicht voor alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personeelsleden, tenzij dat onmogelijk is door de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.
Opgelet: Redenen die verband houden met de persoonlijke situatie van de werknemer (drukte thuis, concentratieproblemen, nood aan een andere omgeving,….) zijn geen geldige redenen.
Indien telewerk niet kan worden toegepast, nemen de ondernemingen, verenigingen en diensten de nodige maatregelen om de maximale naleving van de regels van social distancing te garanderen, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon en het verplicht dragen van het masker.
Deze passende preventiemaatregelen zijn veiligheids- en gezondheidsvoorschriften van materiële, technische en/of organisatorische aard zoals bepaald in de “Generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan”, aangevuld met richtlijnen op sectoraal en/of ondernemingsniveau, en/of andere passende maatregelen die minstens een gelijkwaardig niveau van bescherming bieden.
De werkgever bezorgt de werknemers die niet kunnen telewerken een attest of elk ander bewijsstuk die de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt. Er bestaat momenteel geen verplicht model van attest zodat u zelf een attest kan opstellen.
Aangifte telewerk
In januari en februari 2021 werden flitsacties uitgevoerd in het kader van de controle van de telewerkverplichting.
Om het toezicht op de naleving van die maatregel te versterken, moeten alle werkgevers vanaf de maand april voor elke maand een aantal gegevens aan de RSZ mededelen (per vestigingseenheid):
- het aantal werknemers dat op de eerste werkdag van de maand in dienst is
Hier moet u het totale aantal werknemers die de onderneming in dienst heeft (= gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut,…) vermelden.
Voor flexi-jobwerknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten.
Langdurig zieken en personen in tijdskrediet moet u ook meetellen, alsoook medewerkers met een ambulante functie (vb. koeriers, inspecteurs,…).
Indien uw onderneming op een structurele basis gebruik maakt van uitzendkrachten dan voegt u deze ook toe aan het totaal. Uitzendkantoren moeten enkel het eigen personeel aangeven, niet de uitzendkrachten die in principe elders werkzaam zijn. Zij worden meegeteld bij de gebruiker.
Indien in uw onderneming op een structurele basis personeel van een andere werkgever werkt (vb. onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,…), dan voegt u het aantal, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal. Deze werknemers worden bijgevolg niet meegeteld bij de ondernemingen die personeel ter beschikking stellen van of structureel laten presteren in een andere onderneming.
Ook indien er in uw onderneming personen op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, …) moet u deze toevoegen aan het totale aantal. Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,…
- het aantal werknemers dat op de eerste werkdag van de maand in dienst is én dat een functie uitoefent die niet telewerkbaar is
Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld, elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg…
‘Niet-telewerkbare’ functies worden bepaald in overleg met de (interne of externe) preventiedienst en, bij gebrek daaraan, de vakbondsafvaardiging en, bij gebrek daaraan, in overleg met de werknemers. Voka heeft aan SIOD gevraagd om een checklist te publiceren die gebruikt wordt door de inspectiediensten om te bepalen om een functie telewerkbaar is. De inspectiediensten zouden daarbij wel rekening houden met het akkoord hieromtrent op ondernemingsniveau met de werknemers(afvaardiging).
Volgens informatie die wij hebben ontvangen, zouden enkel de werknemers met 100% niet-telewerkbare functies moeten worden aangegeven. Je dient dit begrip dus strikt te interpreteren. Het betreft werknemers die niet/nooit kunnen telewerken, ook niet gedeeltelijk, occasioneel, … Werknemers die gedeeltelijk of voltijds kunnen telewerken, zou je bijgevolg niet moeten registreren.
Het gaat om een foto van het aantal personen werkzaam in uw onderneming op de eerste werkdag van de maand.
Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen in het aantal niet-telewerkbare functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (vb. ploegbazen, teamchefs,…).
Maakt uw onderneming op structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid, dan voegt u het aantal personen zonder telewerkbare functie, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal. Hetzelfde geldt voor de personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn.
Wijziging / rechtzetting?
Zowel voor de vermelding van het totaal aantal werkzame personen als voor het aantal niet-telewerkbare functies, kan een wijziging / rechtzetting nog gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming / vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal niet-telewerkbare functies. De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.
Wanneer?
De verplichting geldt voor alle werkgevers, behalve die ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn.
Deze aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en wordt uiterlijk ingediend op de zesde kalenderdag van de maand.
- De situatie op de eerste werkdag van april 2021 dient aangegeven op uiterlijk dinsdag 6 april 2021
- De situatie op de eerste werkdag van mei 2021 dient aangegeven op uiterlijk donderdag 6 mei 2021 (dit is mogelijk vanaf 19/04)
- De situatie op de eerste werkdag van juni 2021 dient aangegeven op uiterlijk zondag 6 juni 2021 (dit is mogelijk vanaf 15/05)
Na de aangifte wordt een ontvangstbevestiging gestuurd naar het opgegeven e-mailadres en naar de e-Box van de onderneming.
Ondernemingen die geen aangifte indienen, kunnen zich verwachten aan een controlebezoek van de RSZ-inspectie.
In de FAQ van de RSZ werd ondertussen toegevoegd dat elke onderneming die de aangifte voor april (of ondertussen reeds voor de maand mei) op ernstige wijze deed, GEEN nieuwe maandelijkse aangifte moet verrichten, tenzij er op de eerste werkdag van de kalendermaand, een wijziging is in het aantal personen werkzaam bij de onderneming en/of in het aantal personen met een niet-telewerkbare functie, tegenover de laatste gedane aangifte. Indien er wel een wijziging is van één van beide aantallen moet de nieuwe aangifte met beide cijfergegevens uiterlijk op de zesde kalenderdag van de maand ingediend zijn.
Corona telewerkaangifte:
De aangifte gebeurt via de onlinedienst ‘Corona Telewerkaangifte’ op de portaalsite. Een stap-voor-stapgids helpt u bij het indienen.
Ondertussen heeft de RSZ ook een FAQ gepubliceerd.
Referentiepunt
De sociale-inspectiediensten zullen de meegedeelde gegevens als referentiepunt hanteren wanneer zij het naleven van de telewerkverplichting controleren. Wie een telewerkbare functie vervult, maar toch in het bedrijf aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten kunnen verantwoorden.
Als de verplichting om te telewerken in de loop van de volgende maanden opnieuw kan worden afgebouwd, zal deze aangifte ook als referentiepunt dienen.
Bron: RSZ ‘Coronacrisis: RSZ-maatregelen’
