Met de vakantieperiode voor de deur is het interessant de spelregels rond de planning van de vakantiedagen en het vakantiegeld nog eens toe te lichten.
Vakantieduur
De wettelijke vakantiedagen worden opgebouwd op basis van de effectieve arbeidsprestaties of gelijkgestelde prestaties geleverd in het vakantiedienstjaar (= kalenderjaar voorafgaand aan jaar waarin de vakantie opgenomen kan worden). Voor het recht op en de duur van de vakantie voor 2024 (= vakantiejaar) baseren we ons dus op de prestaties van 2023 (= vakantiedienstjaar).
Er kunnen maximaal 4 weken wettelijke vakantie opgenomen worden (maximaal 24 dagen in een 6-dagenweek of 20 dagen in een 5-dagenweek).
Voor een bediende geldt dat er 2 vakantiedagen opgebouwd worden per volledige gewerkte en/of gelijkgestelde maand in een 6-dagenweek. Dit aantal dagen zal vervolgens omgezet moeten worden naar een 5-dagenweek.
De berekening gebeurt voor arbeiders door het RJV op basis van een tabel van toepassing op een arbeidsstelsel van 5 dagen per week waar het aantal vakantiedagen bekeken wordt in functie van totaal aantal gewerkte en gelijkgestelde dagen tijdens het vakantiedienstjaar.
| Gewerkte / gelijkgestelde dagen | Vakantiedagen (5-dagen stelsel) | Gewerkte / gelijkgestelde dagen | Vakantiedagen (5-dagen stelsel) | Gewerkte / gelijkgestelde dagen | Vakantiedagen (5-dagen stelsel) | Gewerkte / gelijkgestelde dagen | Vakantiedagen (5-dagen stelsel) |
| ≥231 | 20 | 182-191 | 15 | 125-134 | 10 | 64-76 | 5 |
| 221-230 | 19 | 163-181 | 14 | 106-124 | 9 | 48-63 | 4 |
| 212-220 | 18 | 154-162 | 13 | 97-105 | 8 | 39-47 | 3 |
| 202-211 | 17 | 144-153 | 12 | 87-96 | 7 | 20-38 | 2 |
| 192-201 | 16 | 135-143 | 11 | 77-86 | 6 | 10-19 | 1 |
Overigens, indien de werknemer, op het ogenblik dat hij zijn vakantie opneemt, in een ander arbeidsregime werkt dan waarbinnen de vakantierechten opgebouwd zijn, moet de werkgever de omzetting doen en het aantal dagen berekenen in functie van het werkelijk arbeidsregime.
Vakantiegeld
Het wettelijk vakantiegeld is samengesteld uit het enkel en dubbel vakantiegeld.
Arbeiders ontvangen voor de opname van de vakantiedagen van het vakantiefonds het enkel en dubbel vakantiegeld. Bij de opname van de wettelijke vakantiedagen ontvangt de arbeider geen loon van de werkgever aangezien de werknemer dit reeds ontvangen heeft via het vakantiefonds. De werkgever heeft dit vakantiegeld reeds gefinancierd door werkgeversbijdragen op het brutoloon van de arbeider aan 108% en de vakantiebijdragen te betalen aan de RSZ ten behoeve van het vakantiefonds.
Bij de bedienden zal de werkgever rechtstreeks het dubbel en enkel vakantiegeld uitbetalen aan de werknemers. Het dubbel vakantiegeld wordt meestal in de maand mei of juni uitbetaald en bedraagt voornamelijk 92 % van het brutoloon. Voor een bediende met een variabel loon geldt een afwijkende berekening. Meer info omtrent deze berekening vind je hier terug.
Wanneer de bediende effectief de wettelijke vakantiedagen opneemt, ontvangt zij voor deze dagen ook enkel vakantiegeld maar dan rechtstreeks door de werkgever betaalt.
Het dubbel vakantiegeld is historisch gegroeid en wordt in beide gevallen beschouwd als een soort ‘extraatje’ bovenop het loon om de vakantie te bekostigen.
Vertrekvakantiegeld bediende
Wanneer een bediende van werkgever verandert dan betaalt zijn oude werkgever hem vertrekvakantiegeld. De nieuwe werkgever van de bediende mag dit vertrekvakantiegeld verrekenen met het vakantiegeld dat hij aan die bediende moet betalen. Het vertrekvakantiegeld bedraagt 15,34% van het bruto jaarloon van de werknemer in het vakantiedienstjaar.
De wetgever voorziet dat er vanaf het vakantiejaar 2024 een nieuwe methode om het vakantiegeld te verrekenen toegepast moet worden.
Er wordt voorzien in een effectieve verrekening per opgenomen vakantiedag, beperkt tot 90 % van het enkel vertrekvakantiegeld verrekend door de nieuwe werkgever.
Voorgaande wordt verder toegelicht in onze artikels “Nieuwe methode voor de verrekening van het vakantiegeld vanaf 2024? – update” en “RSZ publiceert nieuwe regels betreffende verrekening vertrekvakantiegeld van een bediende bij het veranderen van werkgever – Advies NAR“.
Opname wettelijke vakantiedagen binnen vakantiejaar
In principe moeten de wettelijke vakantiedagen door de werknemers opgenomen worden voor 31 december van het vakantiejaar. De wettelijke vakantiedagen mogen, in tegenstelling tot hetgeen in de praktijk soms voorkomt, vanuit juridisch oogpunt niet overgedragen worden naar het volgende jaar. Een werknemer kan hiervan ook geen afstand doen. Vanaf vakantiejaar 2024 zijn hierop echter uitzonderingen mogelijk.
Deze uitzonderingen worden toegelicht in ons artikel “Samenloop arbeidsongeschiktheid en jaarlijkse vakantie – 2024” en “Jaarlijkse vakantie en afwezigheden : wijzigingen – update“.
Als werkgever bent u ertoe gehouden erover te waken dat uw werknemers al hun wettelijke vakantiedagen opnemen voor het einde van het vakantiejaar. Als werkgever kan u dit best goed opvolgen en uw werknemers hieraan herinneren om onaangename verrassingen (strafrechtelijke of administratieve boetes) te vermijden.
Vakantieplanning
Collectieve vakantieperiode
Voor het vastleggen van de data van de collectieve sluiting geldt een cascadesysteem. Allereerst zal gekeken moeten worden of op sectoraal niveau een collectieve vakantieperiode vastgelegd wordt. Meestal is dit niet het geval en gaat het eerder over een aanbeveling, bijvoorbeeld in de bouwsector. Bij gebreke aan een beslissing van het paritair comité en wanneer er een ondernemingsraad aanwezig is, zal de collectieve sluitingsperiode vastgelegd moeten worden in dit orgaan. Indien er binnen de onderneming geen ondernemingsraad aanwezig is, zal een akkoord bekomen moeten worden met de vakbondsafvaardiging. Bij gebreke aan deze laatste, zullen de werknemers hun akkoord moeten geven.
Voor het vastleggen van de collectieve vakantieperiode is er geen specifieke deadline voorzien zoals bijvoorbeeld voor de vervangingsfeestdagen (vóór 15 december van het voorgaande jaar ). Aangewezen is wel om dit tijdig te voorzien zodat werknemers niet al reeds individuele verlofaanvragen indienen of opnemen.
Werknemers die onvoldoende vakantierechten hebben opgebouwd om deze periode te overbruggen (onafhankelijk van hun wil), kunnen indien voldaan is aan de toekenningsvoorwaarden, een tijdelijke werkloosheidsuitkering ontvangen van de RVA.
Individuele vakantieperiode
Het vastleggen van een individuele vakantieperiode moet steeds voorafgaan door een akkoord met de werkgever. De wetgeving op de jaarlijkse vakantie bepaalt immers dat de data van de jaarlijkse vakantie moet vastgelegd worden door een individuele overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer (in onderling overleg). De werknemer kan m.a.w. niet eenzijdig beslissen om vakantie in een bepaalde periode op te nemen.
De procedure omtrent de aanvraag van de individuele vakantieplanning is meestal opgenomen in het arbeidsreglement. Een werknemer zal hier dus rekening mee moeten houden.
Indien er grondige redenen voorhanden zijn (bijvoorbeeld arbeidsorganisatorisch) kan u als werkgever de verlofaanvraag van uw werknemer weigeren. Er mag wel geen sprake zijn van willekeur en er moeten gerechtvaardigde motieven voorhanden zijn. De weigering moet wel expliciet en tijdig zijn.
Anderzijds kan u als werkgever werknemers niet verplichten om op bepaalde dagen vakantie op te nemen. U kan de werknemer vriendelijk verzoeken om binnen een bepaalde periode de vakantieperiode in te plannen, doch u kan dit niet met dwang afdwingen.
Bron : Wet van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, BS 30 september 1971.
