Alundi is een gebruiksvriendelijke app die de interne communicatie in bedrijven ondersteunt. Sinds anderhalf jaar ligt hun focus op de dienstenchequesector. Een integratie met CheQpoint, onze oplossing voor de dienstenchequesector, mocht dan ook niet ontbreken. Dankzij de integratie verloopt de communicatie tussen consulenten, huishoudhulpen en klanten veel efficiënter.
We vroegen oprichter Lieven Bogaert hoe deze tool tot stand is gekomen en hoe die de interne communicatie ten goede komt.
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: wat doet Alundi?
Alundi is een app voor de interne communicatie in bedrijven met veel arbeiders. Momenteel bestaat daar nog steeds een zekere afstand tussen de verschillende partijen. Dat kan een afstand zijn in tijd (ploegen), in taal, of een fysieke afstand (doordat mensen werken op verplaatsing, of in verschillende vestigingen).
Vanwaar het idee?
Daarvoor moeten we teruggaan naar 2016-2017. Medeoprichter Bob Van Cauwenberghe werkte toen als marketeer voor een Spaanse aluminiumfabrikant. Daar kwam de CEO met de vraag om een manier te vinden om alle werknemers (en dus ook diegene die in de nachtploeg werkten in de 3 verschillende fabrieken) op een eenvoudige manier te kunnen bereiken.
Bob ging toen de markt op, maar vond niet direct de geschikte digitale oplossing. Door de jaren heen hadden Bob en ik al vaker samengewerkt wanneer hij een wat complexer digitaal dossier had, en zo kwam de vraag wat ik ervan zou vinden om dit samen te ontwikkelen en op de markt te brengen.
Dat lijkt makkelijker gezegd dan gedaan …
Ja, inderdaad, aanvankelijk hadden we gedacht dat het allemaal net iets vlotter en sneller zou lopen. Gelukkig wisten we dat toen nog niet.
Alundi is eigenlijk een atypische start-up. Je kan voor dit probleem niet vlug wat basisfunctionaliteiten samenrapen en daar geleidelijk op verder bouwen naarmate je feedback krijgt. De eerste paar jaar hebben we fors geïnvesteerd om het product op een zeker niveau te krijgen. We ontwikkelden een systeem van Facebook-achtige prikborden en een chatsysteem en pas toen alles op punt stond, zijn we effectief de markt op gegaan.
De zoektocht naar klanten moest dan nog beginnen?
Voor een stuk wel, ja. Uiteraard hadden we die Spaanse aluminiumfabrikant waar het allemaal mee begonnen was. Daar lanceerden we in juni 2018 de eerste versie, en een jaar later koos ook bouwbedrijf Mathieu Gijbels voor Alundi. En toen barstte de coronapandemie los.
Had corona bij jullie net als overal een grote impact?
Corona heeft ons voor een stuk tegengewerkt, maar ook vooruit geholpen. Beslissingen en nieuwe projecten werden door de pandemie weliswaar uitgesteld en in onze doelgroep moesten veel bedrijven of afdelingen lange tijd dicht. Maar mede daardoor kwam de problematiek bij veel bedrijven wel duidelijker naar voren. Veel medewerkers stonden digitaal niet in verbinding met hun bedrijf, hadden bijvoorbeeld geen e-mailadres opgegeven, maar moesten wel geïnformeerd worden over de manier waarop ze terug aan het werk konden, welke voorwaarden er van toepassing waren, of op welke manier ze de nodige certificaten of documenten konden ontvangen. Allemaal zaken die niet evident zijn zonder een tool zoals Alundi. En dan spreken we nog niet over de extra moeilijkheid in het geval van anderstalige medewerkers. Met onze oplossing zijn al die medewerkers veel vlotter te bereiken.
Dan werd het na de pandemie en dankzij de pandemie eigenlijk makkelijker?
Ja en nee. Bedrijven werden er door de pandemie op gewezen dat ze een tool zoals de onze nodig hadden, maar dat neemt niet weg dat het niet evident is om een tool die voornamelijk gericht is op wat wij ‘soft communicatie’ noemen, verkocht te krijgen.
Aanvankelijk waren we gericht op niet-proceskritische communicatie: losse berichtgevingen van HR, of van het bedrijf, maar weinig tot geen communicatie die van operationeel belang is. Zoiets verhoogt weliswaar de betrokkenheid van de medewerkers bij het bedrijf, maar dat is niet altijd eenduidig om te zetten naar een ROI. En dat heb je nu eenmaal nodig wanneer je budgetten wil vrijmaken.
En je moet de medewerkers zelf ook nog overtuigen.
Klopt, zolang de app niet noodzakelijk is om je dagelijks werk te doen, moet je als bedrijf goed nadenken over de ‘what’s in it for me’, vanuit het standpunt van de medewerker. Je hebt niet veel aan een kanaal om informatie door te sturen wanneer de medewerker de app niet installeert.
We maken dan ook voor iedere klant de oefening wat ze kunnen doen om het gebruik van de app voor hun mensen aantrekkelijk te maken. Dat kan iets eenvoudigs zijn, zoals de mensen de kans bieden om via de app vakantie aan te vragen of hun loonstrookjes door te sturen. Maar dat is vaak niet voldoende.
Hoe lossen jullie dat dan op?
Waar we vroeger vooral de focus legden op die ad-hoc-communicatie, zijn we ons de laatste jaren meer gaan toespitsen op operationele integraties. Wanneer de medewerker de app ook nodig heeft om zijn werk te doen, bv. door de dagelijkse planning door te sturen of activiteiten af te vinken via de app, wordt het al eenvoudiger om de app geïnstalleerd te krijgen. Eenmaal de app actief is, kan de kracht van de soft communicatie ook worden ingezet voor alle andere vormen van communicatie. Vandaar dat we sinds anderhalf jaar de focus leggen op de dienstenchequesector.
Welk probleem lossen jullie dan op voor de dienstenchequesector?
Op zich sluit die sector heel nauw aan bij ons ideale klantenprofiel. Dergelijke bedrijven werken met mensen die elke dag op verplaatsing zijn, met wisselende uren, en velen van hen zijn dan ook nog eens anderstalig.
Het is hier waar onze samenwerking met Prato zijn meerwaarde toont: waar Prato het volledige scala van planning, administratie t.e.m. verloning voor zich neemt, nemen wij de last mile over: de verbinding met de huishoudhulpen en de eindklanten zelf. Vaak verloopt die heel ad hoc, via telefoon, brief, Whatsapp enz.
Door de doorgedreven koppeling met CheQpoint zijn we erin geslaagd een app te bouwen waarin de planning quasi in real time doorkomt tot bij de huishoudhulp, net als de last minute wijzigingen. Koppel daar dan de mogelijkheid aan dat zowel de huishoudhulp als de klant de prestaties kunnen bevestigen in de app, en je hebt een gesloten systeem waarin wijzigingen en effectieve prestaties snel verwerkt worden, wat op zijn beurt de verloning ten goede komt.
Daarnaast is onze app ook het ideale middel voor alle vormen van losse communicatie: van het informeren van werknemers over wat leeft binnen het bedrijf, tot de opvolging van ziektemeldingen en verlofaanvragen.
Wanneer ten slotte ook de eindklant de app kan installeren, wordt bovendien de driehoekscommunicatie tussen consulent, huishoudhulp en particuliere klant mogelijk gemaakt. Dat is zeker een grote meerwaarde wanneer je de vertaalmogelijkheden in de app begint te gebruiken.
Dat lijkt ook wat ingewikkelder. Duurt de implementatie dan langer?
Dat valt op zich heel goed mee. We zijn ondertussen niet meer aan ons proefstuk toe, en de vertragende factor ligt meer in het veranderingsproces bij het dienstenchequebedrijf, dan bij de technische kant. De opzet kan in bepaalde gevallen al op een paar dagen tijd klaar zijn. Gelukkig hebben we hier al ruime ervaring mee, en kunnen we de klant ook begeleiden in het veranderingsproces zelf.
Meer informatie over Alundi kan je hier terugvinden.
